نرم افزار BPMS پگاه آفتاب

پلتفرم مدیریت فرایندهای کسب و کار و سیستم ساز کم کد و سریع سازمانی

مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار + سیستم‌ساز

نرم افزار BPMS پگاه آفتاب چیست؟

BPMS پگاه آفتاب

نرم افزار BPMS پگاه آفتاب (agileBPMS) تنها یک BPMS نیست. این راهکار فراتر از BPMS یک پلتفرم سیستم سازی است؛ پلتفرمی کم کد، فرایندگرا و در ابعاد سازمانی که به سازمان شما امکان ساخت برنامه‌های مورد نیاز را با کمترین کد و در کمترین زمان می‌دهد؛ از برنامه‌های ساده‌ و داده محور گرفته تا فرایندهای پیچیده و حیاتی کسب و کار.

فرایندهای کلیدی و حیاتی کسب و کار خود را از نقطه آغاز تا نقطه پایان، با کمترین دانش برنامه‌نویسی، بسازید. در صورت نیاز به نرم‌افزارهای موجود متصل شوید. فرم‌های کاغذی و فایل‌های اکسل متعدد را کنار بگذارید. فرایند و برنامه ساخته شده را به سرعت اجرا کنید، خیلی زود بازخورد بگیرید و در صورت نیاز بلافاصله آن را تغییر دهید تا از ارزش آفرینی آنها برای مشتریان و ذینفعان سازمان و از اجرای بهینه آنها مطمئن شوید. با agileBPMS فرایندهای کسب و کار و داده‌های ارزشمند سازمان را در کنترل خود در آورید.

پلتفرمی برای تحول دیجیتال

ویژگی‌های کاربردی نرم افزار BPMS پگاه آفتاب

پشتیبانی از کلیهٔ انواع داده در طراحی مدل‌های داده و انعطاف در تعریف قوانین اعتبارسنجی داده‌ها

محیط مدل‌سازی فرایندهای کسب‌و‌کار به صورت کاملاً گرافیکی با پشتیبانی کامل از استاندارد مدل‌سازی BPMN 2.0

مجهز به فرم ساز قدرتمند با امکان ایجاد خودکار فرم پس از تعیین ساختار اطلاعتی که در آن اغلب  کار‌ها را با Drag & Drop انجام می‌شود

اعمال قوانین کسب‌و‌کار بدون محدودیت و پیچیدگی بر روی فرایند‌ها

توسعه‌داده شده با فناوری‌های روز از جمله React،C#،.Net Core و پیاده‌سازی‌شده به صورت SPA

امکان اعمال تنظیمات راهبری و سطوح دسترسی کارآمد و بسیار پیشرفته بر اساس پارامترهای مختلف

داشبورد‌ساز پیشرفته با قابلیت شخصی‌سازی حداکثری و امکان استفاده از چارت‌ها و تم‌های متنوع پیش‌ساخته

تعامل با انواع وب‌سرویس‌ها و نرم‌افزارهای متعدد داخل و خارج سازمان و اتصال به پایگاه‌داده‌ها و فایل‌ها در هر مرحله از فرایند

امکان کدنویسی بدون محدودیت به منظور توسعهٔ قابلیت‌های پیچیده‌تر در سمت سرور و کلاینت

نرم افزار BPMS ‌پگاه آفتاب چطور کار می‌کند؟

طراحی ساختار اطلاعاتی در نرم افزار BPMS پگاه آفتاب

۱. طراحی ساختار اطلاعاتی

ساختار جداول اطلاعاتی و فیلدهای مورد نیاز را تعریف و روابط بین این جداول را برقرار می‌کنیم. در این مرحله انواع داده‌ای (Data Type) که برای تعریف ساختار اطلاعاتی مورد نیاز است را در اختیار خواهیم داشت. و هم‌چنین می‌توان در صورت نیاز قواعد اعتبارسنجی را بر روی هر فیلد اعمال کرد.

۲. طراحی قواعد کسب‌و‌کار

با نرم افزارBPMS پگاه آفتاب برای اعمال قوانین اعتبارسنجی بر روی فیلدهای اطلاعاتی نیاز به کدنویسی نداریم. اگر قوانین پیچیده‌ای وجود دارد که در قالب این اعتبارسنجی قابل پیاده‌سازی نباشند، این قوانین را در قالب یک تابع به زبان #C پیاده‌سازی و صحت آن را روی جداول اطلاعاتی موجود یا جدید آزمایش می‌کنیم.

طراحی قواعد کسب و کار در سیستم BPMS پگاه آفتاب
فرم ساز نرم افزار BPMS پگاه آفتاب

۳. طراحی فرم‌ها

بر مبنای ساختاری که طراحی کردیم فرمی به طور خودکار ایجاد می‌شود که می‌توانیم آن را با سلیقه خودمان تغییر دهیم و به فرم دلخواه درآوریم. تمام مشخصه‌های اجزای فرم امکان سفارشی‌سازی دارند. در صورت نیاز به انجام شخصی‌سازی پیشرفته نیز می‌توانیم از امکان کدنویسی به زبان جاوااسکریپت استفاده کنیم.

۴. مدل سازی فرایند

با زبان مدلسازی محبوب و استاندارد BPMN 2.0 فرایندهای کسب و کار خود را طراحی و تنظیمات مورد نیاز برای اجرای فرایند را روی مدل اعمال می‌کنیم. تمام این کارها را در محیط طراح فرایندِ agileBPMS انجام می‌دهیم و نیاز به نصب هیچ نرم‌افزار دیگری نداریم.

Process Modeler

۵. تعیین دسترسی‌ها

پس از مشخص کردن نقش هر کاربر، سطح دسترسی آن‌ها به بخش‌های مختلف سیستم را تعیین می‌کنیم. نقش‌ها می‌توانند ساختار سلسله مراتبی داشته باشند که این ساختار دارای خاصیت ارث‌بری است. در این مرحله امکان تعریف قوانین دسترسی برای جداول اطلاعاتی، فیلدها و عملیات‌ها (ذخیره، حذف و …) را نیز داریم. هم‌چنین می‌توان در این بخش روی رکوردهای جداول اطلاعاتی قوانین دسترسی را بدون محدودیت اعمال کنیم. 

۶. طراحی گزارش‌ها و داشبورد‌ها

در داشبورد اصلی، نمودار کارها بر اساس وضعیت، فهرست کارهای مهم و هر آنچه که نیاز داریم تا جلوی چشم‌‌مان باشد را می‌توانیم قرار دهیم. با راهکار نوآورانه طراحی داشبورد، با روشی تعاملی، نمودارها، فرم‌های جستجو و داده‌های آماری را کنار هم چیده و داشبورد اختصاصی خود را طراحی می‌کنیم.

داشبورد در نرم افزار BPMS پگاه آفتاب

فناوری‌های بکار رفته در نرم افزار BPMS پگاه آفتاب

TM

‌‌BPMN

استاندارد بسیار پراقبال و گرافیکی مدل‌سازی فرایندهای کسب‌و‌کار

Net Core.

فریمورک آزاد و متن باز مایکروسافت برای سیستم عامل‌های ویندوز، لینوکس و مک

React

کتابخانه متن باز جاوااسکریپت فیسبوک برای ساخت رابط‌های کاربری و اجرای صفحات وب

Type Script

زبان برنامه‌نویسی شیء‌گرای پیشرفته و بروز مایکروسافت

Bootstrap

محبوب‌ترین فریمورک طراحی رابطه‌های کاربری واکنش‌گرا مبتنی بر CSS

SQL Server

مایکروسافت SQL Server برترین و پیشروترین فناوری‌های مدیریت پایگاه داده

ویژگی‌های بخش‌های مختلف سیستم BPMS

  • امکان تعریف انواع داده‌ای (عددی، رشته ای، تاریخ، تصویر و …)
  • تعیین نوع دسترسی به موجودیت‌ها (ایجاد، اصلاح، خواندن، غیرمجاز)
  • تعیین نوع دسترسی به اطلاعات بر اساس عبارت‌های شرطی
  • تعیین دسترسی به عملیات‌ها
  • ساخت، ویرایش و حذف کاربران، گروه ها و سمت های سازمانی
  • تعیین دسترسی به مشخه‌های فیلدهای جداول اطلاعاتی
  • تعیین دسترسی به کوئری‌های مختلف
  • تعریف انواع فیلتر بر اساس پارامترهای مختلف مورد نیاز
  • امکان خروجی گرفتن از اطلاعات در فایل اکسل
  • امکان ایجاد انواع نمودار‌ها بر اساس جستجوی تعریف شده
  • دسترسی آسان و سریع به نقشه جداول اطلاعاتی
  • امکان استفاده از ساختار دادهٔ طراحی شده به عنوان یک نوع داده‌ای (Data Type) جدید در جداول اطلاعاتی دیگر
  • ایجـاد جداول و سـتون‌های مـورد اسـتفاده بـرای نگهـداری اطلاعات مـورد نیـاز
  • پشتیبانی از زبان محبوب و جهانی BPMN 2.0 برای مدل‌سازی فرایند
  • کاربری ساده و سریع بر اساس Drag & Drop و مولفه‌های گرافیکی
  • امکان درون‌ریزی مدل‌های فرایندی از ابزار‌های دیگر مدل‌سازی مانند Visioو XPDL
  • امکان دریافت خروجی مدلِ فرایند در قالب‌های مختلف تصویری و چاپی
  • پشتیبانی از تمام الگوهی مختلف تصمیم‌گیری شامل: Inclusive، Parallel، Exclusive، Complex، Event Based و …
  • تعریف شروط مختلف برای آغاز یک فعالیت بر اساس نتیجه سایر فعالیت‌ها
  • امکان اعمال قوانین کسب‌و‌کار بدون نیاز به کد‌نویسی
  • امکان اعمال قوانین پیچیده‌تر کسب‌و‌کار با کدنویسی
  • بهینه‌سازی شده برای استفاده توسط تحلیل‌گران کسب‌و‌کار
  • امکان استفاده از ابزار‌های تست، اعتبار‌سنجی و شبیه‌ساز پیش از اجرا
  • امکان استفاده از کد‌نویسی در صورت نیاز به اعمال قوانین پیچیده
  • امکان پیاده‌سازی قوانین منجر به تصمیم
  • دریافت اطلاعات از سایر سیستم‌ها توسط وب‌سرویس‌ها و تصمیم‌گیری بر اساس آن
  • قابلیت ارسال اعلان، ایمیل و پیامک به صورت خودکار و شرطی
  • امکان استفاده از قالب‌های پیش‌ساخته
  • امکان استفاده از قابلیت Drag & Drop در طراحی فرم
  • پشتیبانی از طراحی واکنش‌گرا
  • امکان سفارشی‌سازی فرم‌ها با استفاده از JavaScript و CSS
  • پشتیبانی از تقویم فارسی
  • دارای کنترل‌های پیشرفتهٔ جستجو
  • امکان نمایش دیتای جداول اطلاعاتی مرتبط در یک فرم
  • سازگار با انواع مرورگر‌های Chrome، Firefox، Safari، Edge
  • پشتیبانی از اجزای استاندارد طراحی فرم مانند: Buttons،checkbox ، Button group، Radio Button Card، Carousel، Collapse، Dropdowns، Input group، Jumbotron، List group و …
  • مدیریت دسترسی بر اساس نقش‌های سازمانی
  • امکان شخصی‌سازی کارپوشه‌ها (Inbox) توسط کاربر نهایی
  • پشتیبانی از رابط کاربری واکنش‌گرا مناسب برای کاربری در رایانه‌های رومیزی، تلفن همراه و تبلت
  • قابلیت استفاده از سیستم هشدار و اعلان‌ها
  • اتصال و یکپارچه‌سازی با دیگر سیستم‌های سازمان با استفاده از وب‌سرویس‌ها
  • امکان استفاده از الگوریتم توزیع هوشمند کار
  • مدیریت نسخه‌های فرایند

ویدیوهای آموزش BPMN 2.0 با دوبلهٔ فارسی

مفاهیم پایه‌ای مدل‌سازی بر اساس استاندارد BPMN 2.0 را با دوبلهٔ فارسی تماشا کنید.
از طبقه‎بندی عناصر سازنده BPMN 2.0، فعالیت‌ها، انواع وظایف (Tasks)، انواع رویداد‌ها (Events)، دروازه‌های تصمیم (Gateways) و مصنوعات و اتصالات تا انواع زیرفرایندها و نمودارهای فرایندی

مزایای استفاده از پلتفرم کم کد agileBPMS

اتوماسیون هوشمند صفر تا صد کارها​

کاهش خطای انسانی

افزایش شفافیت در کسب‌و‌کار

شناسایی گلوگاه‌های فرایندی

یکپارچه‌سازی نرم‌افزاری

افزایش کیفیت کارها و عملیات سازمان

حذف فرم‌های کاغذی از سازمان

چابکی در توسعه نیاز‌های نرم‌افزاری

گزارش‌گیری‌های هوشمند و خودکار

مدیریت دسترسی داده در سطح سازمان

صرفه‌جویی در هزینه‌ها

نگهداشت به‌صرفهٔ سیستم

سازمان مشتری
۰
فرایند پیاده‌سازی‌شده
۰
اپلیکیشن ساخته‌شده
۰ +
کاربر
۰ +

تعدادی از مشتریان نرم افزار BPMS پگاه آفتاب

شرکت بهره‌برداری‌ و‌ تعمیرات نیروگاه صبا
نیروگاه شهید منتظر قائم

نمونه فرایندهای پیاده‌سازی‌شده

سیستم BPMS پگاه آفتاب و پیاده‌سازی ۴۰ فرایند کسب‌و‌کار در هلدینگ فاخر

هلدینگ فاخر

پیاده‌سازی ۴۰ فرایند کسب‌و‌کار در هلدینگ فاخر:

  • فرایند خروج از سازمان
  • فرایند تاییدصورتجلسات
  • هیئت مدیره
  • فرایند ثبت نظرات هیئت مدیره
  • فرآیند پروژه های داخلی
  • فرآیند گزارش عملکرد
  • فرآیند تصویب برنامه و بودجه
  • فرایند شناسایی،جذب و غربالگری ایده و طرح
  • فرایند ثبت نظر مشاور
  • فرایند ثبت نظر مشاور مدیرعامل
  • فرایند نظر مشاوران جلسه تعاملی
امید فنر

شرکت صنعتی امیدفنر

پیاده‌سازی ۲۲ فرایند در شرکت صنعتی امیدفنر:

  • درخواست جذب
  • مجوز استخدام
  • فرایند ارسال مراسلات
  • فرایند صدور حکم
  • ورود به سازمان
  • اطلاعیه تمدید قرارداد
  • فرآیند شناسنامه پروژه
  • فرآیند گزارش پیشرفت پروژه
    پاداش و جریمه
  • درخواست مرخصی
  • درخواست نیروی انسانی
شرکت بازرگانی دولتی ایران

شرکت بازرگانی دولتی ایران

فرایند‌های پیاده‌سازی‌شده:

  • تدوین و ابلاغ لوح نگهبانی
  • تدوین گزارش تغییر شیفت
  • تدوین و ارسال گزارش گشت برون ساختمانی
  • اعلام و ارسال گزارش وقایع موثر زیرفرایند مشاهده وضعیت لوح نگهبانی
  • امور کارکنان
  • اصلاح لوح نگهبانی
تولید بیش از ۱۰۰ زیرسیستم و فرایند نیروگاه شازند با نرم افزار bpms پگاه آفتاب

نیروگاه شازند

تولید بیش از ۱۰۰ زیرسیستم و فرایند نیروگاه شازند توسط تیم آی‌تی نیروگاه. از جمله:

  • درخواست ایجاد دوره آموزشی
  • انتخاب دوره آموزشی – نیازمندی سازمانی
  • فرایند نیاز سنجی سازمانی
  • انتخاب دوره آموزشی – نیازسنجی مدیران
  • فرایند نیازسنجی مدیران
  • Employee Needs Assessment
  • فرایند نیازسنجی شاغل
  • دوره‌های آموزشی مورد نیاز شاغل
  • فرایند ارزیابی نگرشی
  • ثبت ارزیابی واکنشی
  • فرایند ارزیابی واکنشی
اثرسازان ماندگار

شرکت اثرسازان ماندگار

فرایند‌های پیاده‌سازی‌شده در شرکت عمرانی اثرسازان ماندگار:

  • درخواست تدارکات
  • رویه خرید کالا
  • ثبت دریافت وجه نقد
  • فرایند تامین خدمت
  • فرایند ایجاد بسته خرید
  • درخواست پرداخت وجه
  • ثبت عملکرد روزانه
ebpm

گروه ebpm

پیاده سازی ۱۹ فرایند در شرکت مشاوره ebpm از جمله:

  • درخواست مرخصی روزانه
  • محاسبه حقوق و دستمزد
  • فرایند انجام آزمون
  • برگزاری جلسات
  • فرایند ثبت اقدامات روزانه
  • بررسی اقدامات روزانه
  • ثبت و بررسی فاکتور
  • ثبت و بررسی پیشهادها
  • درخواست مساعده
  • تیکت
  • دستور پرداخت

سیستم‌های سفارشی مبتنی بر پلتفرم BPMS پگاه آفتاب

سیستم‌های سفارشی مبتنی بر نرم افزار BPMS پگاه آفتاب

پلتفرم BPMS پگاه آفتاب سوار بر یک چارچوب توسعه نرم‌افزاری بسیار قوی، منعطف و به روز است. این چارچوب قابلیت تولید نرم‌افزارهای سفارشی و تخصصی را با بالاترین کیفیت و کارایی و مبتنی بر تکنولوژی و معماری روز، ‌به تیم برنامه‌نویسان حرفه‌ای پگاه آفتاب می‌دهد تا برنامه‌هایی سفارشی و خاص کسب‌و‌کار شما را توسعه دهند. با توجه به ویژگی‌های ممتاز این چارچوب توسعه، زمان و هزینه تولید قطعا کمتر از روش‌های توسعه‌های رایج خواهد بود. کیفیت بدون مرز در کنار قیمت و زمان مناسب!

در این راهکار این امکان وجود دارد که پس از نصب برنامه سفارشی، با استفاده از همان قابلیت‌های پلتفرم ‌BPMS پگاه آفتاب، تغییرات مورد نظر خود را روی اپلیکیشن توسعه‌داده‌شده اعمال کنید. ساختار اطلاعاتی و قواعد کسب‌و‌کار خود را اضافه و یا اصلاح کنید؛ و از همه مهمتر می‌توانید از قابلیت‌های agileBPMS برای طراحی و اجرای فرایند‌های مورد نیاز سازمان به صورت یکپارچه در کنار برنامه‌های سفارشی‌ خود استفاده کنید.

سیستم‌های سفارشی و نرم افزار BPMS

نمونه سیستم‌های توسعه‌داده‌شده

نرم افزار BPMS پگاه آفتاب در زیرساختی توسعه یافته است که علاوه بر پیاده‌سازی فرایند‌های کسب‌و‌کار امکان سیستم‌سازی و توسعهٔ سیستم‌های سفارشی فرایندی و غیرفرایندی نیز به وسیلهٔ آن امکان‌پذیر است. 

اگر نیاز به یک سیستم سفارشی دارید توسعه‌دهندگان ما می‌توانند با زیرساخت BPMS به سرعت و با کارآیی حداکثری سیستم مورد نیاز شما را داخل این پلتفرم توسعه دهند و در اختیار شما قرار دهند.

کاربرد‌های نرم‌افزار BPMS پگاه آفتاب

۱. اگر گرفتار فرم‌های کاغذی و اکسل هستید

شما بهتر می‌دانید که داده‌های سازمان گنج گرانبهای شما هستند. پراکندن این گنج در لابلای فرم‌های کاغذی و سلول‌های غیرقابل کنترل فایل‌های اکسل متعدد و یا روش‌هایی از این دست، کاری بسیار پر دردسر و پر خطر است. تجربه ناپدید شدن یک فرم کاغذی حاوی اطلاعات مهم یا دسترسی غیر مجاز فردی به اطلاعی کلیدی در یک فایل اکسل تجربه‌ای بسیار دردناک است.

با نرم افزار BPMS پگاه آفتاب می‌توانید با سرعتی باور نکردنی و با کمترین دانش برنامه‌نویسی برای این داده‌ها برنامه بسازید و به اجرا در آورید. با فرایند‌های پیاده‌سازی‌شده از این داده‌های ارزشمند محافظت کنید. جلوی پراکندگی و تکثیر بیهوده آنها را بگیرید. از آنها گزارش‌های اطلاعاتی به مراتب ارزنده‌تر و گرانبها‌تر استخراج کنید. هر داده جدید و یا هر تغییر را اعمال و بلادرنگ اجرا کنید. با چنین پلتفرمی گنج سازمان خود را کشف و از آن محافظت کنید. در صورت نیاز و تشخیص می‌توانید براحتی روند جمع‌آوری، ورود اطلاعات و بروزرسانی داده‌ها را به یک فرآیند تحت کنترل و ارزش آفرین بدل کنید.

۲. اگر سیستم‌ ERP پاسخ‌گوی همهٔ نیازهای شما نیست

سیستم‌های جامع مدیریت برنامه‌ریزی سازمان یا همان سیستم‌های ERP، که معمولاً دربرگیرندهٔ زیرسیستم‌های عمومی و تخصصی هر صنعت هستند و برای فرایندهای مرسوم هر کسب‌و‌کار توسعه داده می‌شوند در بسیاری اوقات پاسخ‌گوی همهٔ نیازهای سیستمی سازمان‌ها نیستند؛ به خصوص وقتی پای فرایند‌های خاص و اختصاصی به میان می‌آید. علاوه بر این گاهی اوقالت به دلیل پیچیدگی سیستم‌های ERP ممکن است کار با آن‌ها در تمام سطوح سازمان دشوار باشد. هم‌چنین یکی از چالش‌ها، بکارگیری ERP‌ها در کسب‌و‌کارهایی مبتنی بر فرایند‌های پویا است، که مدام باید تغییر کنند. این موضوع به دلیل ماهیت بسته و ایستای ERP‌ها، سازمان‌ها را در اعمال تغییرات مورد نظر خود دچار مشکل می‌سازد. تا جایی که فرایند‌های کسب‌و‌کار باید خود را با سیستم ERP وفق دهند و بر اساس الزامات و پیش‌فرض‌های ERP به شکل آن درآیند.

در این گونه موارد، سیستم نرم افزاری BPMS می‌تواند جایگزین مناسبی برای پوشش خلاء‌های ERP‌ها باشد.  BPMS به سازمان این امکان را می‌دهد که به راحتی فرایندهای کسب‌و‌کار خود را سفارشی کرده و این فرایند‌ها با موقعیت‌ها و سناریو‌های مختلف وفق دهد و در پویاترین حالت ممکن به راحتی تغییر مورد نظر خود را با کم‌ترین خسارت جانبی و ایجاد چالش در فرایند، ساختار اطلاعاتی پشت فرایند، گردش‌کارها و رابط‌های کاربری اجرای گام‌های فرایند (شامل فرم‌ها و لیست‌ها و …) اعمال کند. و این پویایی در نهایت می‌تواند کارآمدترین مسیر را برای اثربخشی و بهره وری بالاتر ارائه دهد.

هم‌چنین بکارگیری نرم افزار BPMS برای پوشش خلاء‌های ERP‌ها می‌تواند منجر به استفاده و بهره‌گیری عمیق‌تر از سیستم‌های ERP بیانجامد تا این سیستم‌های جامع اما معمولاً بسته با کارآیی بیشتری کار کنند.

۳. اگر گردش‌کارهای ناکارآمد وجود دارد

هنگامی که یک سازمان مجهز به یک سیستم BPMS می‌شود یکی از نخستین کاربردهایی که از این سیستم می‌تواند انتظار داشته باشد  استفاده از آن برای کشف این است که در سازمان چه می‌گذرد و چه گردش کارهایی وجود دارد. در حالت عادی و بدون یک BPMS کشف گردش کارهای ناکارآمد و اصلاح آن‌ها بسیار دشوار است و حتی ممکن است این کار به قیمت متوقف ساختن سیستم‌های نرم‌افزاری تمام شود اما با نرم افزار BPMS می‌توان با کشف داده‌های تکراری و گلوگاه‌های فرایندی گردش کارهای معیوب را شناسایی و به سادگی در سیستم نسبت به اصلاح آن‌ها اقدام کرد.

به عنوان مثال، اگر یکی از اعضای شرکت نیاز به جستجوی اطلاعاتی داشته باشد و در سیستم ERP به چندین رکورد ورودی تکراری و مشابه برخورد کند، ممکن است در میان این اطلاعات تکراری گیج و متحیر شود.

اما با داشتن یک سامانه مدیریت فرایندهای کسب و کار شرکت می‌تواند سوابق و رکوردها را با یکدیگر تطبیق داده و به‌جای حذف دستی، داده‌های ورودی را به یک ورودی متصل کند و سیستم را پاکسازی نماید.

۴. اگر شفافیت بین واحدهای سازمانی وجود ندارد

خلاء شفافیت بین واحد‌های سازمانی و فرایند‌هایی که بین واحد‌ها در حال رفت و آمد هستند می‌تواند یکی از گلوگاه‌های مهم بر سر راه کارکرد صحیح کسب‌و‌کار باشد. جمع آوری اطلاعات با سیستم BPMS به شما کمک می کند تا شفافیت میان واحد‌های سازمانی را بهبود بخشید. با امکان مدل‌سازی و تهیهٔ نقشه‌های دقیق فرایندی می‌توان به دید و شمایی کاملی از فرایند‌های کسب‌و‌کار رسید و به وسیلهٔ آن نحوه پیوند فرایند‌های مختلف را در نقاط مختلف کسب‌و‌کار شفاف ساخت و به راحتی تأثیر تغییرات یا ارتقاء یک نقش، سند، قانون کسب‌و‌کار یا سیستم را قبل از اجرای واقعی ارزیابی کنید.

۵. اگر جزایر جداافتادهٔ کارکردی وجود دارد

اگر فرایند‌های کسب‌و‌کار و رویه‌های انجام کار و گردش اطلاعات در یک سازمان در چنبرهٔ سیلوهای کارکردی و جزایر منفصل از هم گیر بیافتند، باید دیگر با بهره‌وری خداحافظی کرد.

همچنین این موضوع می‌تواند شامل موانع و جزیره‌ای شدن سیستم‌های نرم‌افزاری مورد استفاده توسط سازمان نیز باشد. این پراکندگی و عدم ارتباط فرایند‌ها و سیستم‌های نرم‌افزاری با یکدیگر به شدت بر اثربخشی و کارآیی کارکنان و عملیات مرکزی هر کسب‌و‌کار اثر منفی دارد.

و به همین دلیل است که وجود یک سیستم نرم‌افزاری کل‌نگرِ مرکزیِ یکپارچه، می‌تواند نجات‌بخش هر کسب‌و‌کاری باشد. وقتی سیستمی وجود داشته باشد که بتواند جزایر دورافتاده از یکدیگر را به هم متصل کند، گردش اطلاعات و کارها در بین واحدهای مختلف سازمان، سرعت طی شدن فرایند‌های کاری و ارتباطات میان واحدی با کارآیی بیشتری صورت می‌پذیرد و منابع و ایده‌ها را در یک مسیر واحد شکل می‌دهد.  و سیستمی که بتواند این یکپارچگی را در کلیت کسب‌و‌کار بوجود آورد، نرم افزار BPMS‌ است.

۶. اگر نیازهای نرم‌افزاری سازمان پیچیده باشد

در نقاط خاصی از چرخه حیات یک کسب‌و‌کار، که معمولاً سال‌های اولیه حضور در بازار است، ممکن است به یک سیستم پیچیده نیاز نباشد. اما به مرور، اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها به نقطه‌ای می‌رسند که با پیچیده‌تر شدن فرایند‌ها و کسب‌و‌کار‌ خود، احتیاج به پیاده‌سازی سیستم‌های نرم افزاری پیچیده‌تری خواهند داشت.

با پیچیده‌تر شدن پارامترهای مختلفی از کسب‌وکار، مانند افزایش تعداد کارکنان، افزایش شعب و دفاتر شرکت یا سازمان ما و افزایش تعداد مشتریان نیاز به یک سیستم نرم افزاری BPMS با کیفیت برای کنترل این پیچیدگی و از دست خارج نشدن آن افزایش می‌یابد.

وجود یک نرم افزار BPMS می‌تواند به کنترل و پردازش اطلاعات پیچیده در سازمان کمک کند. سازماندهی و پردازش پایدار و قابل انطباق و سازگار اطلاعات توسط سیستم BPMS برای هر کسب و کار در حال رشد ضروری است.

۷. اگر سیستم‌های موجود شما تحت وب نباشد

مشکل بسیاری از سیستم‌های نرم‌افزاری سازمانی و اداری این است که با وجود کارکرد عالی روی دسکتاپ اما قابلیت‌های کارکردی مناسبی بر روی موبایل‌ها و تبلت‌ها که روز به روز کاربرد آن‌ها در امور شغلی فراگیر‌تر می‌شود را ندارند. این مشکل می‌تواند انجام وظایف کارکنان را زمانی که آن‌ها نیاز به کار در خارج از دفتر سازمانی دارند یا هنگام دور کاری، که امروز شیوه‌ای مرسوم و پذیرفته‌شده‌ای از کار است، دشوار کند.

بخشی از دلایل توسعه و پیشرفت سیستم‌های BPM اصولاً برای برای کمک به حل این مشکل بوده است. از آنجایی که BPMS‌ها سیستم‌های مبتنی بر وب و کلاود هستند، پس دسترسی به اطلاعات لازم در آن‌ها از هر نقطه‌ای ممکن است.

هم‌چنین بسیاری از BPMS‌ها به دلیل توسعهٔ تحت وب، امکان نمایش بر روی دستگاه‌های مختلف را دارا هستند، که  به افراد اجازه می‌دهد زمانی که از کامپیوتر شخصی یا سازمانی خود دور هستند از دستگاهی مانند تلفن همراه به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.

این امکان به خصوص در حالتی مفید است که یک کارمند نیاز داشته باشد به سوالات کاربران، مشتری یا حتی همکاران خود در حالی که به کامپیوتر دسترسی ندارد، پاسخ دهد.

۸. اگر استفاده از نرم افزار فعلی برای کارمندان مشکل است

فناوری دائماً در حال تغییر است و سازگاری با برخی سیستم‌های منسوخ و قدیمی روز به روز برای کارمندان در صنایع مختلف دشوار و دشوارتر می‌شود. روشن است که هر سازمان و شرکتی برای جا انداختن یک سیستم نرم افزاری پیچیدهٔ مورد استفادهٔ خود می‌تواند با آموزش کارکنان و اختصاص وقت کافی در نهایت این سیستم‌ها را مورد بهره‌برداری قرار دهد اما همیشه باید توجه داشت که استفاده از سیستمی که درک آن از ابتدا برای کارکنان ساده‌تر باشد، کاری منطقی‌تر و سودمند‌تر است.

یکی از ویژگی‌های کلیدی BPMS‌ها همین سادگی نسبی و سازگاری آن‌ها با شرایط و سناریو‌های مختلف است. معماری نرم افزارهای BPMS نسل جدید و طراحی آن‌ها به شکلی است که به کسب‌و ‌کارها کمک می‌کند تا عملیات‌ها و فرایند‌های جاری در سازمان خود را به شکلی روان بر بستر سیستم‌های دیجیتالی انجام دهند. هم‌چنین یکی از ویژگی‌های ذاتی BPMS‌ها این است که به گونه‌ای ساخته شده‌اند که به راحتی با دیگر ابزارهای نرم‌افزاری سازمانی یکپارچه شوند و هم‌چنین به گونه‌ای طراحی شده‌اند که مسیر استقرار تا استفاده از آن توسط کاربران در حداقل زمان یک منحنی یادگیری برای کاربران جدید طی شود.

۹. اگر کارها و سیستم‌های تکراری وجود دارد

بخش بزرگی از کاربرد یک نرم افزار BPMS در بهبود و بهینه سازی سیستم‌های مورد استفاده یک سازمان است. یکی از راه‌های انجام این کار استفاده از تجزیه و تحلیل برای حذف سیستم‌های تکراری و غیر ضروری است. و نرم افزار BPMS با این کار به هماهنگ‌سازی کارمندان با یکدیگر کمک می‌کند.

این هماهنگ‌سازی از این طریق بوجود می‌آید که BPMS مورد استفادهٔ سازمان با تجزیه و تحلیل عملیات یک کسب‌و‌کار کمک می‌کند تا به جزئیاتی مانند هزینه‌های سیستم‌های متعدد و وجود کارهای تکراری توجه شود. پس از آن می‌توان با حذف سیستم‌های تکراری و ادغام واحد‌ها و تیم‌ها در همان سیستم‌های فناوری اطلاعات، به راه‌هایی برای بهبود و بهینه‌سازی این فرایندها فکر کرد.

این موضوع نه تنها باعث صرفه جویی در منابع می‌شود، بلکه اعمال خط‌مشی‌ها و برقراری ارتباطات میان سطوح مختلف را در تمامی لایه‌های سازمان یا شرکت آسان‌تر می‌سازد.

۱۰. اگر کسب‌و‌کار گرفتار یک سیستم کاملا متمرکز است

در یک سیستم مبتنی بر مدیریت متمرکز، قدرت به یک فرد یا گروهی از افراد مانند مدیرعامل یا هیئت مدیره محدود می‌شود.

اما وقتی ساختار قدرت غیرمتمرکز شود، سطوح پایین‌تری از مدیریت  بیشتر در فرایند تصمیم‌گیری درگیر می‌شوند و در نتیجه کیفیت کلی فرایند بهبود می‌یابد.

در حال حاضر دنیای کسب‌و‌کار به صورت منطقی به سمتی هدایت شده است که افرادی را که به صورت عملی و در عالم واقع از فرایندها استفاده می‌کنند در تصمیم‌گیری در مورد این فرایندها نیز دخیل باشند. و این امکانی است که یک نرم افزار BPMS در اختیار سازمان قرار می‌دهد. و این توزیع تمرکز در مدیریت فرایند‌های از این حیث مهم است که اطلاعات یک مدیر میانی دخیل در فرایندهای کسب‌و‌کار می‌تواند یاری‌دهندهٔ مهمی در تصمیم‌گیری مدیران ارشد و بدنهٔ رهبری سازمان باشد. زیرا با تصمیمات متمرکز، ممکن است تخصص سایر سطوح مورد غفلت واقع شود.

سوال‌های متداول

پاسخ به پرسش‌های شما دربارهٔ نرم افزار BPMS پگاه آفتاب

بله! این راهکار نسخهٔ فارسی‌سازی‌شدهٔ BPMS‌های خارجی نیست و به صورت کاملا بومی توسط متخصصان شرکت پگاه آفتاب توسعه داده شده است.

خیر! علاوه بر امکان مدل‌سازی و اجرای فرایند‌ها این سیستم زیرساختی برای توسعهٔ برنامه‌ها و اپلیکیشن‌های سازمانی که مبتنی بر فرایند نیستند نیز هست.

بله! در این سیستم با استفاده از وب سرویس‌ها می‌توان با سیستم‌های دیگر تبادل اطلاعات کرد.

خیر! خط مشی پگاه آفتاب بر این است که استفاده‌کنندگان از این محصول، محدودیتی در تعداد فرایند‌های پیاده‌سازی شده نداشته باشند تا بتوانند تمامی نیازهای خود را بدون پرداخت هزینه‌های اضافی برآورده کنند.

خیر! در اصل agileBPMS یک سیستم مدیریت فرایند Low Code است و اکثر فرایند‌ها بدون نیاز به کدنویسی در این راهکار قابل پیاده‌سازی هستند. اما این راهکار محدودیت‌های سیستم‌های Zero Code را ندارد تا در موقعیت‌های مختلف مشتری نیازهای پیچیده‌تر خود را با کدنویسی مرتفع سازد.

  • یکپارچه‌ بودن با دیگر محصولات پگاه آفتاب
  • می‌توانید از این راهکار نرم‌افزاری برای طراحی و اجرای فرایند‌های مورد نیاز سازمان به صورت یکپارچه در کنار برنامه‌های سفارشی‌ خود استفاده کنید.
  • این سیستم کاملا توسط پگاه آفتاب توسعه داده شده است و به همین دلیل امکان پیاده‌سازی امکانات مورد نیاز و نیازمندی‌های آتی مشتری وجود دارد.
  • این سیستم محدودیتی در کدنویسی از سمت کاربر را ندارد و این امکان را فراهم می‌کند تا سازمان نیازهای پیچیدهٔ خود را به وسیلهٔ آن مرتفع کنند.
  • این محصول قابلیت توسعه یافتن توسط مشتری را دارد، به طوری که می‌توان انواع داده‌ای و عملیات را به سیستم اضافه کرد و در فرایند‌ها بکار گرفت.