ويژگي‌ها و مشخصات «آفاق»: سسيستم يكپارچه‌ي مديريت اسناد و گردش مكاتبات اداري
 

 زيرسيستم دبيرخانه و گردش مكاتبات اداري
شركت پگاه آفتاب طراحي و پياده‌سازي نرم‌افزار گردش مكاتبات اداري را با بهره‌گيري از تحقيق و تجربه در چندين سازمان و مؤسسه با موفقيت به انجام رسانده است.
اين سيستم بستر لازم را براي گردش كليه‌ي مكاتبات در سازمان فراهم مي‌كند.
سيستم گردش مكاتبات اداري يكي از زيرسيستم‌هاي اصلي سيستم جامع پگاه آفتاب «هورشيد» مي‌باشد.
به‌وسيله‌ي اين نرم‌افزار مي‌توان مكاتبات اداري را در كوتاه‌ترين زمان و بدون كاغذ ارسال نمود.
ارجاع و پي‌گيري هر نامه با ارسال به كارپوشه‌ي مورد نظر به‌همراه ثبت دستورات لازم و تاريخ دريافت و مدت پاسخ‌گويي به آساني در اين نرم‌افزار امكان‌پذيراست.

از ويژگي‌هاي كلي اين بخش از نرم‌افزار «آفاق» مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:
• صدور مجوزهاي دسترسي و تعيين سطوح آن
• معرفي مخاطبان و تعريف افراد و مؤسسه‌هاي طرف مكاتبه
• ثبت و كنترل يادآور براي پي‌گيري‌هاي آتي
• الحاق انواع پيوست‌هاي تصويري، صوتي و متني به نامه و پيام
• استفاده از كارپوشه‌هاي فردي، مشترك و گروهي غير مشترك
• امكان تغيير background توسط راهبر سيستم
• طراحي گردش‌كار دلخواه براي فرآيندهاي مختلف مربوط به مكاتبات اداري
• تعريف دبيرخانه‌ي مركزي متمركز و دبيرخانه‌هاي غيرمتمركز به تعداد دلخواه
• امكان ارسال و دريافت پيام‌هاي صوتي و تصويري
• ثبت و مديريت نامه‌هاي وارده و صادره و داخلي
• دريافت و ارسال اسناد از طريق FAX مستقيماً از داخل برنامه
• فشرده‌سازي فايل‌هاي تصويري
• قابليت معرفي كليدهاي ميان‌بر و اجراي ساير نرم‌افزارها
• امكان هامش‌نويسي بر روي نامه
• خروج اتوماتيك از برنامه بعد از سپري شدن زمان تعيين شده توسط راهبر سيستم
• امكان تنظيم و ثبت نامه داخلي در يك فرم
• و...


 زيرسيستم مديريت اسناد و آرشيو الكترونيك
در دسترس نبودن اسناد فني و غيرفني يكي از مشكلات اكثر واحدهاي صنعتي مي‌باشد.
با استفاده از سيستم مديريت اسناد امكان استفاده‌ي بهينه از كليه‌ي اسناد در حوزه‌هاي فني، مالي، آموزش و...، با كنترل سطوح دسترسي فراهم مي‌گردد. 

برخي از امكانات اين بخش از نرم‌افزار «آفاق» عبارتند از:
• پشتيباني از چند بايگاني با امكان:
        -  تعريف بايگاني‌هاي مختلف
        -  قالب شماره‌گذاري مستقل اسناد براي هر يك از بايگاني‌ها
        -  تعريف انواع دسته‌بندي اسناد براي هر يك از بايگاني‌ها
        -  مشخص كردن كاربران مجاز هر بايگاني
• امكان بايگاني اسناد صوتي و تصويري و امكان استفاده‌ي هم‌زمان چند كاربر از اسناد صوتي و تصويري به صورت Stream
• تعريف مكان بايگاني: این مشخصه مكان نگهداري نسخه‌ي غيرديجيتالي سند(اصل سند) را با ساختار درختي مشخص مي‌كند.
• تعريف پرونده: يكي از نقاط قوت هر سیستم مديريت اسناد، «امكان دسته‌بندي اسناد» است. با توجه به تنوع نقطه‌نظرها و نيازهاي موجود در دسته‌بندي اسناد، يك «ساختار درختي» با امكان تعريف پرونده‌ها به تعداد نامحدود در سطوح نامحدود پيش‌بيني شده است، تا بتواند تمام نيازهاي مربوط به دسته‌بندي را برآورده سازد. در این ساختار درختي براي هر دسته‌بندي مي‌توان شاخه‌اي جديد در پرونده‌ها ايجاد كرد و زيرشاخه‌هاي مربوطه را نيز در ذیل آن گسترش داد. حين ثبت مشخصه‌هاي عمومي سند امكان ثبت پرونده‌هاي مختلف براي يك سند در نظر گرفته شده است تا دست‌يابي به سند با توجه به دسته‌بندي‌هاي مختلف فراهم باشد.
• نوع سند و مشخصه‌هاي خاص هر نوع: يكي از مهم‌ترين مشخصه‌هاي هر سند، «نوع» آن مي‌باشد. با توجه به نياز به معرفي انواع سند با ويژگي‌هاي خاصِ هر نوع، این مشخصه مي‌تواند امكان معرفي دقيق هر سند را فراهم آورد.
• تعريف انواع ايندكس نوع سند
• تعريف سطوح امنيتي
• تعريف زبان نگارش سند
• تعريف اولويت‌ها
• تعريف اقدام‌ها
• ثبت، درخواست و امانت اسناد
• گزارش‌هاي متنوع
• و...