پگاه آفتاب | مقالات: تفاوت گردش کار و فرایند

آن‌هایی که با مدیریت فرایند‌ سروکار دارند حتماً بار‌ها و بارها به دو عبارت «گردش کار» و «فرایند» برخورده‌اند. مشکل اما این‌جا است که به کاربردن این دو عبارت به جای یکدیگر یکی از اشتباهات رایجی است که در جلسات و صحبت‌ها باعث سردرگمی زیادی می‌شود. در این مطلب به این موضوع می‌پردازیم که اصولا تفاوت گردش کار و فرایند چیست؟

قبل از خواندن، توضیح این نکته ضروری است که واژهٔ «فرایند» در موضوعات مختلفی به کار گرفته می‌شود؛ که در این جا ما آن را معادل «فرایند‌های کسب‌و‌کار» در نظر گرفته‌ایم.

تعریف گردش کار و فرایند

فرایند‌های کسب‌و‌کار چیست؟

فرایند‌های کسب‌و‌کار را می‌توان مجموعه‌ای از فعالیت‌های متوالی (که قابل خرد کردن به وظایف هستند) در یک ساختار منطقی و با روابط علت – معلولی دانست که هدفشان رساندن سازمان به یک محصول، خدمت، اطلاعات، تصمیم و یا هر خروجی دیگری است.

زنجیره فرایند‌های هر سازمان هم سلسله‌ای از چندین فرایند‌ مختلف کسب‌و‌کار است که با هدف ایجاد ارزش افزوده برای خروجی نهایی، اعم از محصول یا خدمت در کنار هم قرار گرفته‌اند.

آن‌چه که سازمان را به سود بیشتر می‌رساند؛ تجزیه‌ و تحلیل، مدل‌سازی و بهبود مستمر فرایند‌ها برای ساخت فرایند‌های بهینه‌تر و کارآمد‌تر است.

اما گردش کار همان طور که در ادامه خواهیم دید، ابزاری است که برای بهبود فرایند‌های سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد و به همین جهت با «فرایندها» کاملا مرتبط است.

گردش کار چیست؟

گردش کار مجموعه‌ای از فناوری‌ها و ابزار‌هایی است که مستندات، اطلاعات، فعالیت‌ها و وظایف را به شکل صحیح در کل سازمان یا واحدی از آن به جریان می‌اندازد. افراد یا نقش‌هایی که در این فرایند‌ها شرکت می‌کنند یک سری مراحل را دنبال کرده و روش‌های خاصی را به کار می‌گیرند تا به اهداف فرایند نائل آیند.

تفاوت گردش کار و فرایند : گردش کار مجموعه‌ای از فناوری‌ها و ابزار‌هایی است که مستندات، اطلاعات، فعالیت‌ها و وظایف را به شکل صحیح در کل سازمان یا واحدی از آن به جریان می‌اندازد.

لزوماً اجباری وجود ندارد که همیشه گردش کار را به وسیلهٔ برنامه‌های نرم‌افزاری مکانیزه کرد ولی این کار بدون شک بهترین راه برای رسیدن به نتایج دلخواه است.

با بهره‌گیری از گردش‌کار و ابزار‌های آن می‌توانیم شکست فرایند‌ها، خطاهای تبادل اطلاعات، وقفه‌ها و تاخیر‌های زمانی، گلو‌گاه‌ها و اتلاف در انجام کار‌ها را کاهش داده و قابلیت اطمینان نسبت به اعمال رویه‌ها و دقت آن‌ها را افزایش دهیم.

تفاوت گردش کار و فرایند

در پایین به طور خلاصه به چند مورد از تفاوت گردش کار و فرایند اشاره کرده‌ایم که با خواندن آن‌ها به درک بهتری از تفاوت این دو مفهوم دست می‌یابیم:

فرایند یک سلسلهٔ متوالی از وظایف است؛ در حالی که گردش کار روشی برای کارآمد‌تر کردن و ایجاد بهره‌وری حداکثری در این سلسله است.

فرایند پدیده‌ای است که به صورت طبیعی وجود دارد و به طور مستقیم به جریان می‌افتد. ولی گردش کار با قصد قبلی برای رسیدن به اهدافی دقیق، تجزیه و تحلیل، برنامه‌ریزی، مدل‌سازی و مکانیزه می‌شود.

فرایند روشی است که با هماهنگ ساختن یک تیم و برقراری ارتباط میان اعظای تیم به دنبال تحقق یک نتیجه است. گردش‌ کار اما فناوری‌ یا ابزاری است که کمک می‌کند دستیابی به این نتیجه از بهترین روش خود حاصل شود.

هر فرایندی مکانیزه نمی‌شود اما هدف نرم‌افزار گردش کار در حقیقت مکانیزه کردن فرایند‌ها است.

گردش کار نتیجهٔ وجود فرایند است؛ پس ممکن است فرایندی بدون گردش کار باشد ولی برعکس گردش کاری بدون فرایند مربوطه وجود نخواهد داشت.

مکانیزاسیون گردش کار تنها بخشی از کاری است که یک نرم افزار BPMS باید برای هر سازمانی انجام دهد.

نرم افزار BPMS پگاه آفتاب امکان پیاده‌سازی فرایندهای کسب و کار را با تيمی کوچک، به سادگی، در زمانی کوتاه، با حفظ استقلال سازمان خود و همگام با تکنولوژی جهانیفراهم می‌آورد. مکانیزاسیون فرایند در agileBPMS می‌تواند در قالب ساخت یک اپلیکیشن وب بدون گردش کار و یا یک فرایند مجهز به گردش کاری طراحی شده منطبق با BPMN 2 باشد.