یکی از سخت‌ترین وظایف برای موفق شدن در استقرار ERP آگاهی نسبت به این موضوع است که چه زمانی برای تغییر فرایندهای کسبوکار مان و انطباق آن‌ها با ERP اقدام کنیم و چه زمانی برای حفظ منافع استراتژیک سازمان ERP را تغییر داده و برای انطباق با فرایند مورد نظرمان آن را سفارشی کنیم. دلیل اصلی دشوار بودن تغییر فرایند‌ها و در عوض حفظ یکپارچگی و استاندارد‌های ERP این است که حتا اگر تعداد کمی فرایند در کسب و کارمان وجود داشته باشند که حقیقتاً منافعی استراتژیک را تامین کنند برای تغییر آن‌ها با مقاومتی ۱۰۰ درصدی روبرو خواهیم شد.
یک مثال از انطباق یک فرایند کسب و کار با ERP می‌تواند این نمونه باشد: فرض کنید که شما تولید کنندهٔ برشور‌های تبلیغاتی هستید و به دلیل هزینهٔ بالای راه‌اندازی دستگاه‌ها همواره پنج درصد بیشتر از سفارش تولید می‌کنید. مادامی که هزینهٔ تولید اضافی در مقایسه با هزینه‌های کمبود موجودی پایین باشد شما همیشه به سادگی این هزینه را به مشتری تحمیل می‌کنید. این ساز‌و‌کار اما به دلایل مختلف در ERP به کار نخواهد آمد. شما باید انتخاب کنید؛ یا باید رویه‌ای که منافعی برای شما دارد را تغییر دهید یا ERP را؟
سیستم‌های یکپارچهٔ ERP با مشاهدهٔ بهترین و بهینه‌ترین فرایندهای هر کسبوکار و ترکیب کردن آن‌ها در طراحی فرایند پیاده شده در ERP، توسعه یافته‌اند. اگر شما یک فرایند غیرمنطبق با ERP داشته باشید احتمالاً فرایند‌تان بهینه نیست. در چنین وضعیتی شما با مخالفت در برابر تغییر قرار خواهید گرفت چون افراد باید کاری را انجام بدهند که علاقه‌ای به انجام دادن آن را ندارند. واحد بازاریابی نمی‌خواهد صورت‌حساب مشتری را برای محصولی که هنوز سفارش نداده‌اند صادر کند. واحد تولید، ضایعات ۵ درصدی را برعهده نخواهد گرفت و واحد برنامه‌ریزی تولید، ریسکِ کمبود موجودی را نمی‌پذیرد. در چنین شرایطی چگونه به سوی موفقیت حرکت کنیم؟
دلیل اصلی دشوار بودن تغییر فرایند‌ها و در عوض حفظ یکپارچگی و استاندارد‌های ERP این است که حتا اگر تعداد کمی فرایند در کسب و کارمان وجود داشته باشند که حقیقتاً منافعی استراتژیک را تامین کنند برای تغییر آن‌ها با مقاومتی ۱۰۰ درصدی روبرو خواهیم شد.
در ابتدا حتا اگر به طور کامل نگرانی‌ها و دغدغه‌های دوستان و همکاران‌تان را درک می‌کنید ولی باید یاد بگیرید که خود را از لحاظ ذهنی از آن‌ها جدا کنید. سپس باید به این پرسش پاسخ بدهید که آیا مواردی که سر آن‌ها اختلاف است به صورت بنیادی فرایندی صحیح و بهینه است؟ در مثال بالا تصور کنید که مدیر عامل مجوز سفارشی کردن ERP را به شما داده و شما می‌توانید به واسطهٔ این تغییر، فروش خود را افزایش دهید. در چنین وضعیتی شما می‌دانید که کدام پاسخ صحیح است؛ مسئولیت شما برای موفقیت پروژه در این مرحله داشتن شجاعت و اصرار برای گفتن کلمهٔ «نه» است. از سویی فرض کنید که ERP از ویژگی طراحی آنلاین پشتیبانی نکند. در این حالت مشتری‌ها قادر نیستند که به صورت آنلاین برشور‌های خود را صفحه‌بندی و طراحی و برای شما ارسال کنند. احتمالاً در چنین وضعیتی شما کاملاً خشنود خواهید بود که مجوز سفارشی کردن ERP به شما داده شده است چون این ویژگی می‌تواند تبدیل به یکی از منافع استراتژیک کسب‌و‌کارتان شود.
این شرایط می‌تواند شما را از لحاظ احساسی تخلیه کنند. وقتی که مدیر فروش سازمان روبروی شما قرار گرفته و مصمم است که شما با تغییر تصمیم خود پورسانت سالانه او را تضمین کنید؛ این واکنش تبدیل به تهدیدی برای تصمیم شما خواهد بود حتا اگر بدانید این رویه، رویهٔ درستی نیست.
به خاطر داشته باشید که سازمان شما کسب و کارش را خودش اختراع نکرده است. علاوه بر همهٔ مزایای ملموسی که ERP برای شما به ارمغان می‌آورد، اتمسفرِ دانشی که حول ERPها شکل گرفته و هم‌چنین رویه‌های استاندارد و عرفی ERP، که از تجربه‌های مشابه به دست آمده‌اند، یک فرصت بسیار مناسب برای شما خلق می‌کند تا با کمک آن بتوانید به آرامی عادت‌های نامناسب و فرایندهای غیربهینهٔ کسب‌و‌کارتان را اصلاح کنید.
قسمت نهم: منطقی خرج کنید
قسمت هشتم: آموزش کاربران
قسمت هفتم: تست ERP
قسمت ششم: تیم مستعد
قسمت پنجم: تعهد مدیریت
قسمت چهارم: پالایش داده
قسمت سوم: مدیریت تغییر
قسمت دوم: انتخاب مشاوران استقرار
قسمت اول: انتخاب تامین‌کنندهٔ ERP
