صحبت کردن در مورد گردش‌کار آسان است. هر کسی می‌تواند ایدهٔ پشت گردش‌کار، که پایه و اساسش بر انتقال کار از یک فرد به فرد دیگر برای پردازش آن کار است، را درک کند.
اما اشاره به عبارت مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM)کافیست تا گوینده را با سوال‌ها و ابهامات زیادی روبرو کند.زیرا BPM بیشتر شبیه یک واژه بسیار تکنیکی به نظر می‌رسد که تنها متخصصان امور قادر به درک آن هستند.
فهرست مطالب
مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM) چیست؟
مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM) مفهوم بسیار بزرگ‌تری از گرش‌کار است که چندین گردش‌کار، ابزار‌های اتوماسیون و سرمایه انسانی را برای بهینه سازی همه آنها در بر می‌گیرد. سیستمی که باعث می شود همه این اجزا با هم به صورت هماهنگ کار کنند تا نتیجه نهایی ایده‌آلی خلق کنند.
هر سازمانی اعم از سازمان‌های دولتی، بنگاه‌ها و شرکت‌های تجاری و موسسات غیر انتفاعی یا محصولی تولید می‌کنند و یا به افراد مختلف و نهاد‌های دیگر خدمتی را ارائه می‌دهند. برای تولید یک محصول و ارائه خدمتی به خصوص، نیروها و ماشین آلات باید مجموعه فعالیت‌هایی از قبیل تولید، تضمین کیفیت، بسته بندی، بارگیری و فروش آن محصول را انجام دهند.
علاوه بر این فعالیت‌ها، سازمان‌ها برای تولید محصول و ارائه خدمت نیاز به هماهنگی و حمایت نیز دارند. به این معنی که یک سازمان به خدماتی نیاز دارد تا به شکل موثرتری کار کند. به عنوان مثال مباحث مربوط به مدیریت، خدمات اطلاع‌رسانی، خدمات حقوقی، بازاریابی و مواردی از این قبیل از جمله مواردی هستند که در کنار فعالیت‌ها به تسریع هدف هر سازمان کمک می‌کند.
به مجموعه کارهایی که برای ایجاد هماهنگی در یک سازمان یا شرکت برای رسیدن به یک هدف مشخص دنبال می‌شود؛ فرایند کسب و کار Business Process می‌گوئیم.
همه شرکت ها از فرایندهای کسبوکار برای تولید نتیجه نهایی استفاده می‌کنند و نرم افزار BPMS برای چابک‌سازی و کارآمدتر ساختن کسبوکار این فرایند‌ها را در گسترهٔ سازمان به شکل بهینه‌ای به جریان می‌اندازد.
جی اوبراین (Jay O’Brien)، متخصص فرایندهای کسبوکار می‌گوید: «مدیریت فرایندهای کسبوکار را می‌توان به عنوان روشی برای هم‌تراز ساختن کارآمد یک سازمان با خواسته‌ها و نیازهای مشتریانش، از نظر داخلی و خارجی تعریف کرد.»
مدیریت فرایندهای کسبوکار شامل چنین مواردی است:
- نقشه‌برداری فرایندهای کسبوکار – کشف چشم‌انداز فرایند‌ها
- مدل‌سازی دقیق فرایند – طراحی نحوهٔ انجام کار
- مدیریت اجرای فرایند – مدیریت تیم
- اتوماسیون فرایند – با استفاده از نرم‌افزار
- مدیریت بهبود فرایند
اما واقعا، BPM در مقابل گردش‌کار یک تمایز بسیار مهم دارد. برای توضیح، بیایید مثالی با محوریت یک هواپیما را مرور کنیم.
فرود هواپیما بر باند فرودگاه و درک تفوات گردش‌کار و مدیریت فرایندهای کسبوکار
یک هواپیما برای این که بر باند فرودگاه فرود آید باید یک گردش‌کار مشخص را دنبال کند. گردش‌کاری که بین خلبان، کمک‌خلبان، برج مراقبت، خدمه پرواز و خدمه باند فرودگاه در جریان است. همه چیز باید در یک توالی مشخص اتفاق بیفتد تا از فرود موفقیت‌آمیز هواپیما اطمینان حاصل شود. این می‌تواند مثال خوبی از گردش کاری سازمان‌یافته باشد.
با این حال، در یک فرودگاه، این گردش‌کار روزانه صدها بار اتفاق می‌افتد و گردش‌کار‌های متعدد دیگری مانند برخاستن هواپیما از باند، سوخت‌گیری و نگهداری و تعمیرات نیز وجود دارد. علاوه بر این، برج مراقبت باید کار جمع‌آوری داده‌ها درباره همه پرواز‌ها و نشست‌ها را نیز انجام دهد. اطلاعاتی که باید با داده‌های روزها و بازه‌های زمانی گذشته مقایسه شود و ایده‌هایی برای بهبود امور و بسیاری موارد دیگر تهیه شود.
اگر گردش‌کار در این مثال مشخص مربوط به فرود آمدن یک هوایپما باشد، مدیریت فرایندهای کسبوکار یا BPM مربوط به مدیریت کل عملیات‌های حاکم بر آن فرودگاه است.
مقایسه مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM) و مدیریت گردش‌کار
در جدول زیر به ۵ تفاوت مهم بین مدیریت فرایندهای کسبوکار و مدیریت گردش کار اشاره شده است:
تفاوت گردش‌کار و مدیریت فرایندهای کسبوکار
مقایسهٔ نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPMS) و نرم‌افزار مدیریت گردش‌کار
نرم‌افزار مدیریت گردش‌کار همان‌طور که از نامش مشخص است تمرکزش بر ارائهٔ گزینه‌هایی به شما برای سازماندهی گردش‌کار‌های‌تان است. سیستمی که می‌تواند شامل قابلیت‌ها و امکاناتی چون ایجاد مراحل شرطی، پیوند با دیگر نرم‌افزارها و یا ایجاد مسیرهای موازی برای یک مورد از کارها باشد.
نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPMS) اما قاب بسیار گسترده‌تری از تمام فرایندهای سازمان شما را در نظر می‌گیرد. نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسبوکار علاوه بر این که شامل ویژگی‌ها و امکاناتی در حوزهٔ بهبود گردش‌کار است، به شما کمک می‌کند مجموعه داده‌های مشترک و پراکنده داخل کسبوکار را سازماندهی کنید، گزارش‌های پیشرفته بسازید و از طریق داشبورد‌های خود کارآیی همه فرایندهای خود را چک و بررسی کنید.
چطور از بین نرم‌افزارهای مدیریت فرایندهای کسبوکار و مدیریت گردش‌کار گزینهٔ مورد نظر خود را پیدا کنیم؟
اگر به دنبال اتوماسیون یا سازماندهی یک فرایند واحد در واحد سازمانی خود هستید، نرم‌افزارهای مدیریت گردش‌کار راهکار مناسبی برای شما خواهد بود. به عنوان مثال، اگر تنها در نظر دارید که یک مشتری جدید چگونه به محصول شما علاقمند می‌شود، یک پلتفرم مدیریت گردش‌کار مناسب می‌تواند به شما کمک کند بهترین مسیر را برای خلق علاقه‌مندی مشتری به محصول ایجاد کنید.
اما اگر یک دپارتمان سازمانی را رهبری می‌کنید که در آن چندین فرایند به‌هم‌پیوسته وجود دارد باید به دنبال نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPMS) باشید. این کار به شما اجازه می‌دهد چندین گردش‌کار، فرم‌ها، اعلانات یا نوتیفیکیشن‌ها، گزارش‌ها و موارد دیگر مرتبط را مدیریت کنید.
ممکن است فکر کنید که فرایندی مثل صدور درخواست خرید را بهتر مدیریت کنید. در این‌جا هم دقیقاً مانند مثال فرودگاه، شما متوجه تمام فرایندهای دیگری که نیاز دارید می‌شوید؛ فرایند‌هایی چون گزارش‌هزینه‌ها، سفارشات خرید، پذیرش پیمان‌کاران، و بسیاری از فرایندهای متعدد دیگر.
سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار پگاه آفتاب و گردش‌کار
امروزه پوشش مدیریت گردش‌کار جزئی از یک سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار است. سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار پگاه آفتاب، agileBPMS، ضمن این که با آن می‌توان مدیریت تمام فرایندهای کسب‌و‌کارتان را در دستان شما قرار دهد، همهٔ قابلیت‌های مدیریت گردش‌کارها را نیز دارا است و از آن می‌توان به عنوان یک سیستم مدیریت گردش‌کار بهره برد.
