راهنمای استقرار ای‌آر‌پی - ERP مجموعه مطالبی است که به تناوب در وبلاگ پگاه آفتاب منتشر خواهد شد. در قسمت ششم به موضوع «تیم مستعد در استقرار ERP» می‌پردازیم.
اشاره به «تشکیل تیم مستعد» به عنوان عاملی مهم در موفقیت ERP آن قدر بدیهی است که بیان کردن آن مثل این است که بگوییم رشد کسب‌وکارمان موجب افزایش درآمد ما می‌شود یا برای انباشت ثروت باید بیش‌تر از هزینه‌ها درآمد داشته باشیم.
هنوز هم هر مدیر پروژهٔ استقرار ERP باید برای پیدا کردن افراد مستعدِ مناسب بجنگد و گاهی اوقات هم مجبور به سازش می‌شود. با این وجود سازمان با اختصاص بهترین استعداد‌های خود به تیم پروژهٔ استقرار میزان بالای درک و تعهد خود نسبت یه تضمین کارایی ERP مستقر شده در بلند مدت را به نمایش می‌گذارد. چند سال پس از استقرارِ متوسط یک ERP ، پشیمانی در مورد اختصاص دادن یک تیم متوسط به استقرار دیگر ارزش نخواهد داشت.
عوامل زیادی هستند که بر موفقیت استقرار ERP تاثیر می‌گذارند و اختصاص یک تیم مستعد یکی از مهم‌ترین عامل‌های موفقیت است. یک تیم کاملاً مستعد به تنهایی استقرار بدون نقص و کاملاً ایده‌آلِ ERP شما را تضمین نخواهد کرد اما مطمئن باشید یک تیم متوسط باعث یک استقرار کاملاً متوسط در سازمان شما خواهد شد.
یک تیم استقرار مستعد تصویری کلان و کامل از پروژه دارد و مفاهیم برنامه‌های استراتژیک را بهتر درک می‌کند. تصمیم گیری در یک تیم مستعد، تنها بر اساس اثرات کوتاه مدت تصمیمات نخواهد بود؛ بلکه اثرات محتمل هر تصمیم در آینده نیز مورد ارزیابی قرار خواهد گرفت. یکی دیگر از مزایای اختصاص یک تیم مستعد این است که آن‌ها برای اعمال تغییرات ضروری – که اغلب دشوار هم هستند – دارای تجربه‌ای حرفه‌ای و احترامی سازمانی هستند.
حال به این موضوع بپردازیم که ویژگی‌ها و شاخص‌های تیم مستعد در فرایند ارزیابی نیرو‌ها کدامند؟
- ۱. در صورت امکان نیروهایی که دارای شاخصهٔ تعالی‌خواهی هستند را درنظر داشته باشید. افراد تعالی‌خواه وفاداری کمتری نسبت به وضع موجود دارند و با درک عمیقی که از چگونگی فرایندهای طراحی شدهٔ کسب و کار دارند باعث تعالی سازمان در آیندهٔ نزدیک خواهند شد.
- ۲. در مورد دوم در نظر داشته باشید که حضور شخصی با هوش فردی بالا خوب است اما وجود فردی در پروژه استقرار که دارای هوش گروهی قابل اعتنایی است یک ضرورت به حساب می‌آید. عموماً هوش فردی نمی‌تواند منجر به داشتن ویژگی‌های هوش گروهی شود و حتا ممکن است در شکل گیری هوش گروهی، تداخل و ممانعت نیز ایجاد کند. هوش گروهی به این معنا است که افراد، اجماع در گروه را درک می‌کنند و پیرامونِ موضوعِ موردِ اجماع که بر خلاف نظر آن‌ها باشد شکایت و گله نمی‌کنند. در چنین فضایی، گفتگو‌ها و اظهار نظر‌ها بر اساس امیال شخصی بی اهمیت هدایت نمی‌شوند و کیفیت تصمیم‌ها تنها با در نظر داشتن تاثیر آن بر سازمان سنجیده می‌شوند. شما باید امیال فردی‌تان را پیش از ترک خانه همان جا بگذارید و پس از بازگشت از پروژه مجدداً می‌توانید خودتان باشید.
- ۳. سومین موضوع، مسالهٔ عمق درک است. افراد مستعد نه تنها درک می‌کنند که چه چیزی مورد نیاز است؛ بلکه متوجه چرایی موارد مورد نیاز نیز هستند. زمانی که باید مشخص کنیم تغییرات در کدام روند‌های کاری اعمال شود و در کدام اعمال نشود درک همین چرایی ارزش فوق‌العاده‌ای خواهد داشت.
- ۴. مورد آخر که کاملاً هم نامحسوس است توانایی شنیدن نظرات مختلف و در کنار هم قرار دادن نکات درست همه‌ٔ نظرات برای شکل دادن به یک راهکار مناسب است.
با داشتن یک تیم مستعد برای پروژه استقرار ERP همه چیز در پروژه بهتر پیش خواهد رفت. چون اعضاء دارای اعتبار هستند، مدیریت تغییر موثر‌تر اعمال خواهد شد. مرحله تست هم به دلیل اینکه سناریو‌های آزمایش عاقلانه انتخاب و هوشمندانه اجرا شده‌اند بهتر پیش خواهد رفت . در یک تیم مستعد به دلیل این که اعضا به پذیرفتن مسئولیت‌های اضافی عادت دارند و در موارد لازم به یکدیگر کمک می‌کنند مراحل مهم کمتری از دست خواهند رفت.
عوامل زیادی هستند که بر موفقیت استقرار ERP تاثیر می‌گذارند و اختصاص یک تیم مستعد یکی از مهم‌ترین عامل‌های موفقیت است. یک تیم کاملاً مستعد به تنهایی استقرار بدون نقص و کاملاً ایده‌آلِ ERP شما را تضمین نخواهد کرد اما مطمئن باشید یک تیم متوسط باعث یک استقرار کاملاً متوسط در سازمان شما خواهد شد.
قسمت پنجم: تعهد مدیریت
قسمت چهارم: پالایش داده
قسمت سوم: مدیریت تغییر
قسمت دوم: انتخاب مشاوران استقرار
قسمت اول: انتخاب تامین‌کنندهٔ ERP
