راهنمای استقرار ای‌آر‌پی - ERP مجموعه مطالبی است که به تناوب در وبلاگ پگاه آفتاب منتشر خواهد شد. در قسمت نهم به موضوع «هزینه‌ها در استقرار ERP» می‌پردازیم.
یک عبارت کلیشه‌ای وجود دارد که می‌گوید هزینهٔ استقرار ERP دوبرابر مبلغ پیشبینی شدهٔ شما خواهد شد. بدون شک ساده ترین راه این است که با گشاده‌دستی شروع به خرج کردن کنید. با این حال با فرض داشتن یک بودجهٔ منطقی، که با افزایش دامنهٔ تصمیم‌گیران دربارهٔ بودجه و گرفتن مشاوره از بخش فناوری اطلاعات سازمان خود و شرکت‌های ارائه‌دهندهٔ نرم‌افزار و مشاوران استقرار به دست آمده، دلیلی وجود ندارد که نتوانید در حدود بودجهٔ تعیین شده برای یک استقرار موفق حرکت کنید.
اولین نکته برای خرج کردن درست بودجه، آگاهی از این موضوع است که شما یک‌شبه در سازمان‌تان محبوب نشده‌اید. محبوبیت شما به خاطر بودجه هنگفتی است که در حال خرج کردن آن هستید؛ نه به خاطر عمل کردن به دستورات کلاس موفقیتی که در آن شرکت می‌کنید. بعد از مدتی یاد خواهید گرفت که دعوت ناهاری که غیرمترقبه از سوی دیگران به شما پیشنهاد می‌شود را رد کنید و از آن‌ها دربارهٔ درخواستی که در میز ناهار قرار است به شما پیشنهاد دهند بپرسید. در این مرحله یک مهارت ضروری برای «نه گفتن» وجود دارد؛ مهارتِ به زبان آوردن کلمهٔ نه در جوابِ درخواست‌های هزینه‌زا بدون این که این پاسخ‌های منفی به روابط کاری شما آسیب بزند.
دومین نکته در هزینهٔ درست و موفقیت آمیز بودجه، داشتن یک برنامه آموزشی کاملاً مدون برای پروژه استقرار، توسعه و آموزش نفرات تیم‌های اصلی است. بدون یک برنامهٔ نوشته شده که اهداف مشخصی را نشانه گرفته باشند شما در آخر بیش‌تر از بودجهٔ در نظر‌گرفته شده خرج خواهید کرد. اگر برنامه‌ای مدون برای آموزش نداشته باشید مجبور خواهید شد تن به هزینه‌های اضافی برای آموزش‌ها و کلاس‌های فردی دهید.
مورد بعدی برای خرج کردن درست بودجه در نظر گرفتن بودجه به عنوان جریانی مالی است که در آن اجزای بودجه زمان‌بندی شده باشند. از زمان شروع تا دو ماه بعد از راه‌اندازی وظیفه شما تنظیم کردن یک برنامه مالی ماهانه است که طی آن ۷۵ درصد بودجه را صرف هزینه‌های شناخته‌شده‌ای که پیش‌تر کاملاً شناسایی شده‌اند خواهید کرد.
برنامهٔ استقرار شما شامل صد‌ها وظیفه‌ای است که آن‌ها را می‌توان در دوسته‌ٔ «نیاز‌ها» و «خواست‌ها» طبقه‌بندی کرد. اگر شما با ۷۵ درصد بودجهٔ پیشبینی شده به تمام نیاز‌ها و خواسته‌های‌تان جامه عمل بپوشانید حرکتی درخشان کرده‌اید و دیگر مشکلات چندانی پیش روی‌تان نخواهد بود. اگر این ۷۵ درصد از بودجه، همه نیاز‌های‌تان را پوشش داد ولی برای پوششِ همه خواسته‌های‌تان کفایت نکرد، شما مجبور خواهید شد که به منظور حفظ جریان بودجه، از تعدادی از موارد لیست خواسته‌های‌تان چشم‌پوشی کنید . اگر این ۷۵ درصد از بودجه نتواند نیاز‌های‌تان را پوشش بدهد شما مجبور خواهید بود تا دامنهٔ خرج کردن بودجه را کوچک کنید و یا به شکل هوشمندانه‌ای ریسک را افزایش بدهید. یعنی هزینه‌های ماهانه به شدت تابعی از عملکرد نیرو‌های سازمان است و ساده‌ترین راه برای متعادل کردن هزینه‌ها در مواقع لزوم، کم کردن تعداد مشاور‌ها و افزودن افراد با استعداد درون سازمانی به جای آن‌ها است. به طور کلی شما قادر خواهید بود با به کار‌گرفتن دو یا سه نیروی درون سازمانی جای خالی یک مشاور را پر کنید.
برنامهٔ استقرار شما شامل صد‌ها وظیفه‌ای است که آن‌ها را می‌توان در دوسته‌ٔ «نیاز‌ها» و «خواست‌ها» طبقه‌بندی کرد. اگر شما با ۷۵ درصد بودجهٔ پیشبینی شده به تمام نیاز‌ها و خواسته‌های‌تان جامه عمل بپوشانید حرکتی درخشان کرده‌اید و دیگر مشکلات چندانی پیش روی‌تان نخواهد بود.
در آخر، ۲۵ درصد باقی‌ماندهٔ بودجه را در بازهٔ زمانی شش هفته قبل تا شش هفته بعد از راه‌اندازی هزینه کنید. مشکلات غیر‌منتظره‌ای در این مرحله اتفاق خواهد افتاد و این زمانی خواهد بود که شما باید در خرج کردن بودجه انعطاف‌پذیر باشید تا به شکلی جدی و منطقی شایعات را از بین ببرید و برای مشکلات به وجود آمده راه حل‌هایی جدید بیابید. وقتی نیرو‌های سازمان ببینند که مشکلات به سرعت در حال اصلاح هستند اعتماد به نفس آن‌ها دوباره اوج خواهد گرفت و احتمال موفقیت یک پله بالاتر خواهد رفت.
قسمت هشتم: آموزش کاربران
قسمت هفتم: تست ERP
قسمت ششم: تیم مستعد
قسمت پنجم: تعهد مدیریت
قسمت چهارم: پالایش داده
قسمت سوم: مدیریت تغییر
قسمت دوم: انتخاب مشاوران استقرار
قسمت اول: انتخاب تامین‌کنندهٔ ERP
