فهرست مطالب
مدیریت دارایی های فیزیکی چیست؟
برای تمام سازمان ها و شرکت‌های تجهیز‌محور، درک اهمیت مدیریت دارایی فیزیکی (AM) ضروری است. مدیریت دارایی های فیزیکی در یک سازمان یا شرکت فرایندی است که طی آن ارزش دارایی‌های فیزیکی سازمان به حداکثر ممکن رسیده و خطرات مربوط به مالکیت و بهره برداری از این دارایی‌ها به حداقل ممکن رسانده شود. مدیریت دارایی های فیزیکی به کسب و کارها کمک می‌کند تا بازده دارایی را به حداکثر برسانند و در عین حال هزینه تجهیزات از دست رفته یا کم‌تر استفاده‌شده را کاهش دهند و فضای بهتری برای مدیریت بهتر چرخه عمر دارایی‌ها، واکنش نگهداری و تعمیرات و برنامه‌ریزی گردش کار امور مربوط به دارایی‌های فیزیکی} را فراهم کنند.
در این مقاله به بررسی اصول مدیریت دارایی های فیزیکی و مزایای اجرای استراتژی مدیریت دارایی های فیزیکی می‌پردازیم اما پیش از هر چیز تعریف مدیریت دارایی های فیزیکی را از یکی از مهم‌ترین کتاب‌های حوزهٔ دارایی‌های فیزیکی بخوانیم:
مدیریت دارایی های فیزیکی چیست؟ {همان} مدیریت دارایی های ثابت یا غیرجاری مانند تجهیزات و کارخانه است. مدیریت دارایی رویکردی روش‌مند برای مدیریت این دارایی ها از ایده {و طراحی} تا از دسترس خارج کردن ارائه می‌دهد. با این حال، از نظر تاریخی، مدیریت دارایی به عنوان یک فعالیت حرفه‌ای خاص تلقی نشده است، اما اکنون ادراک‌ها و تصورات در این خصوص در حال تغییر است.
کتاب مدیریت دارایی های فیزیکی نوشتهٔ نیکلاس ای جی هاستینگز (Physical Asset Management; Nicholas A. J. Hastings)
کتاب مدیریت دارایی های فیزیکی نوشتهٔ نیکلاس ای جی هاستینگز
هدف اصلی مدیریت دارایی های فیزیکی چیست؟
هدف اصلی مدیریت دارایی های فیزیکی به حداکثر رساندن ارزش دارایی های فیزیکی و در عین حال به حداقل رساندن خطرات مرتبط با مالکیت و بهره برداری از آنها است. داشتن یک استراتژی برای مدیریت دارایی‌های فیزیکی کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که این دارایی‌ها:
- در صورت نیاز در دسترس هستند.
- قابل اتکا و متناسب با هدف تعریف‌شده هستند.
- بهره‌برداری و نگهداری آنها مقرون به صرفه است.
- مطابق با مقررات و استانداردها هستند.
- قابل مدیریت به صورت ایمن و پایدار هستند.
اهداف مدیریت دارایی های فیزیکی:
- کاهش خرابی دارایی‌ها
- بهبود استفاده از دارایی و عملکرد آن
- کاهش هزینه‌های سرمایه‌ای و هزینه های عملیاتی
- افزایش عمر دارایی‌های فیزیکی
- بهبود بازده سرمایه‌گذاری بر دارایی
- اطلاع از مکان نصب و قرارگیری دارایی با تاریخ، زمان و مختصات GPSای مشخص
- مشخص کردن دارایی‌ها و اقلامی که در یک مکان خاص بی‌استفاده قرار گرفته‌اند
- صرفه‌جویی در زمان صرف شده برای جستجوی دارایی ها و تجهیزات موجود
- کاهش تعداد دارایی‌های از دست رفته و اجتناب از هزینه‌های جایگزینی دارایی
- به حداقل رساندن کاغذبازی و بهبود کارآیی
- پاسخگو نمودن کارکنان در قبال دارایی‌هایی که نسبت به آنها مسئولیتی برعهده دارند
- اطلاع از موعد مقرر اقدامات مربوط به نگهداری و تعمیرات بابرنامه و امکان برنامه‌ریزی قبلی برای عملیات نگهداشت دارایی‌ها
- پایبند ساختن سازمان و عملیات به مقررات ایمنی، بهداشت و محیط زیست کارکنان
ماژول‌های نرم افزار نگهداری و تعمیرات پگاه آفتاب
نمونه‌هایی از دارایی های فیزیکی در یک سازمان
دارایی های فیزیکی بسته به صنعت و عملیات شرکت می‌تواند متفاوت باشد. در ادامه به چند نمونه از دارایی های فیزیکی در صنایع مختلف اشاره کرده‌ایم:
- کارخانجات تولیدی: ماشین آلات، تجهیزات و ابزار
- انرژی: نیروگاه‌ها، خطوط لوله و خطوط انتقال
- حمل و نقل: وسایل نقلیه، هواپیماها و زیرساخت‌ها
- املاک و مستغلات: ساختمان‌ها و زمین
- آب و برق: تصفیه خانه‌های آب، مخازن، و سیستم‌های توزیع
معمولاً مدیریت دارایی‌های مشهود یک سازمان مانند ماشین آلات، تجهیزات، وسایل نقلیه، ساختمان‌ها و زیرساخت ها را به عنوان شاخه‌ای مجزا از مدیریت دارایی سرمایه‌ای که با خدمات مالی همسوتر است، می‌شناسیم. اما با این حال هر دو رشته اصول اصلی مشترکی دارند. مدیریت دارایی‌های فیزیکی یا زیرساختی شامل برنامه‌ریزی، اکتساب و تملک، نگهداشت، بهره‌برداری و از رده خارج کردن این دارایی‌ها به کارآمدترین و مقرون به صرفه ترین شکل ممکن، با هدف تحقق اهداف استراتژیک سازمان است.
مزایای مدیریت دارایی های فیزیکی چیست؟
اجرای استراتژی مدیریت دارایی‌های فیزیکی در کسبوکار ما می‌تواند مزایای قابل توجهی را به وجود آورد، که از جمله این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- افزایش در دسترس بودن و قابلیت اطمینان دارایی
- کاهش زمان خرابی و هزینه‌های تعمیر
- بهبود ایمنی و انطباق
- افزایش بهره‌وری و مقرون به صرفه بودن
- افزایش عمر و بهبود پایداری دارایی
- مدیریت ریسک و تصمیم‌گیری بهتر
چگونه باید دارایی های فیزیکی را نگهداری کرد؟
نگهداشت دارایی های فیزیکی شامل چندین مرحله است، از جمله:
- انجام بازرسی‌ها و ارزیابی و بررسی‌های منظم
- شناسایی خرابی‌ها و خطرات احتمالی دارایی
- اولویت بندی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات بر اساس اهمیت و تاثیر
- برنامه‌ریزی و اجرای نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه
- ثبت و پایش داده‌های نگهداشت
- نظارت مستمر بر عملکرد و وضعیت دارایی
- آموزش کارکنان در مورد روش‌های مناسب نگهداشت دارایی و شیوه‌نامه‌های ایمنی برای حفظ دارایی‌های فیزیکی
نکاتی برای افزایش کارایی در مدیریت دارایی های فیزیکی
۱. توانمندسازی کارکنان و واحد‌های سازمانی
اگر داده‌های دارایی‌های شما در اختیار اپراتورها، تیم‌های نگهداری و تعمیرات و مدیران اجرایی قرار گیرد، در این صورت فرایند تصمیم‌گیری شفافی خواهید داشت که باعث اعتمادبخشی و افزایش اطمینان خاطر در سراسر سازمان شما می‌شود. وجود این داده‌ها و جریان درست این داده‌ها از دارایی های فیزیکی سازمان از شکاف دانشی و اطلاعاتی که اغلب بین واحد‌های سازمانی وجود دارد جلوگیری می‌کند و با داشتن منبع واحدی از اطلاعات درونِ یک راهکار واقعی مدیریت دارایی های فیزیکی، از ناپدید شدن و فراموش شدن اطلاعات دارایی‌ها در بین کارگران، تیم‌های ریموت و مدیریت جلوگیری می‌کند و یا میزان آن را به شکل قابل توجهی کاهش می‌دهد.
۲. ایمنی عملیاتی
در دسترس بودن، قابلیت اطمینان، سودآوری و ایمنی عملیاتیِ دارایی‌های فیزیکی و تجهیزات برای موفقیت یک سازمان امری ضروری به شمار می‌رود. ردیابی و پایش دارایی‌ها و مکان تجهیزات و ممیزی دارایی‌ها به طور منظم، و همچنین داشتن الزاماتی برای نگهداری و تعمیرات، مدیریت چرخه عمر دارایی‌های فیزیکی سازمان را در مسیر به حداکثر رساندن ارزش دارایی‌های فیزیکی قرار می‌دهد.
۳. طرح و برنامه مدیریت دارایی
برای دستیابی به اهداف مدیریت دارایی در سازمان خود، باید فعالیت‌ها، منابع و بازه‌های زمانی مورد نیاز برای دارایی های خود را داخل یک برنامهٔ مدون قرار داد. برنامه مدیریت دارایی شما باید بهره‌برداری و عملیات، نگهداری و تعمیرات، از رده خارج کردن و جایگزینیِ هر یک از مورادی چون واحد (کارخانه یا واحد صنعتی)، تجهیزات، ساختمان، تاسیسات و سایر دارایی‌های با ارزش را پوشش دهد.
اهمیت استفاده از نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی (نرم افزار EAM)
نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی یا EAM سیستمی است که معمولاً برای برآورده ساختن نیازهای مربوط به مدیریت دارایی فیزیکی توسط سازمان‌های تجهیز‌محور بکار گرفته می‌شود. این محصولات نرم‌افزاری کل چرخه عمر دارایی، از خرید و تحت تملک درآوردن آن تا از رده خارج کردن آن و همچنین تمام مراحل بین آن را پوشش می‌دهند.
نرم افزار نگهداری و تعمیرات پگاه آفتاب – ماژول داشبورد
سرمایه‌گذاری بر روی یک نرم‌افزار مدیریت دارایی های فیزیکی به شما این امکان را می‌دهد تا دارایی‌ها، ابزارها و تجهیزات و همچنین دستورکارهای خود را به راحتی تعیین، برچسب‌گذاری و مدیریت کنید. و با این کار و دخیل کردن همه افراد مرتبط با مدیریت دارایی در سیستم، شما باعث ایجاد اعتماد، دلبستگی، وفاداری بین نیروهای خود و توانمندسازی آنها می‌شوید.
در سفر مدیریت دارایی‌تان هر کجا که می‌خواهید یک قدم به عقب بردارید و به ارزش‌ها و اهداف اصلی خود نگاه کنید، مانند:
فقط توجه داشته باشید که نرم افزاری را انتخاب کنید که هم قدرتمند باشد و هم استفاده از آن ساده و قابل سفارشی‌سازی متناسب با فرایند‌ها و شیوه‌های کاری سازمان شما باشد.
عموماً یک نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی یا به اصلاح نرم افزار EAM باید امکانات زیر را داشته باشد:
- پایش و نظارت بر هر نوع دارایی در کسب و کار شما که در یک مکان مرکزی قرار دارند
- امنیت مبتنی بر نقش‌های سازمانی
- دسترسی به داده‌های دارایی به روشی ایمن از هر مکانی، به ویژه از طریق گوشی‌های هوشمند
- شناسایی، مدیریت و به حداقل رساندن ریسک برای دارایی‌های سازمان
- تولید و نمایش گزارش چرخه عمر کل دارایی
- دسترسی به داده های دارایی در هر مکان و هر زمان
- امکان برنامه‌ریزی و زمان‌بندی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات به طوری که هیچ گونه اختلالی در خدمات به وجود نیاید
- امکان گزارش‌گیری‌های دقیق و عمیق بدون این که تهیهٔ آنها ساعت‌ها به طول بیانجامد
- امکان ممیزی‌های کلی و نقطه‌ای به شیوه‌ای که تکمیل آنها چند روز زمان نبرد
مدیریت کارآمد دارایی های فیزیکی با حاکمیت، ریسک و انطباق
مدیریت موثر و کارآمد دارایی‌های فیزیکی را می‌توان مترادف فعالیت هماهنگ سازمان برای حصول حداکثر ارزش از دارایی‌های خود دانست. فعالیت هماهنگی که موثر بودن آن به داشتن اطلاعات دقیق، به روز و با کیفیت از دارایی‌های فیزیکی وابسته است. و این امر خود مستلزم تعامل مدیریت دارایی با بسیاری از فعالیت‌ها و واحد‌های یک سازمان است؛ زیرا دارایی‌ها می‌توانند حوزه‌های زیادی را تحت تأثیر قرار دهند.
طی یک مطالعه با ماهیت بنچمارکینگ صنعت که توسط یکی از موسسات برجستهٔ مشاور در حوزهٔ مدیریت دارایی برای یک سازمان بزرگ تاسیساتی انجام شده، مشخص شده است که هزینه خرید و بهره‌برداری از یک سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی تنها ۳ درصد از هزینه صنعت را تشکیل می‌دهد. با این حال، فعالیت‌ها و تصمیمات گرفته شده بر اساس خروجی‌های این سیستم حداقل ۸۲ درصد از کل هزینه‌های صنعت را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
حکمرانی
حکمرانی را می‌توان به‌عنوان فرایند و ساختارهایی توصیف کرد که برای هدایت و مدیریت کسبوکار و امور یک سازمان به شیوه‌ای برنامه‌ریزی‌شده و اخلاقی، با هدف نهایی دستیابی به پایدارسازی سود مالی و ایجاد ارزش برای کسبوکار استفاده می‌شود.
حکمرانی در مدیریت دارایی های فیزیکی
ریسک
ریسک مجموعه‌ای از رخداد‌های بالقوه قابل شناسایی است که شرکت را از دستیابی به اهداف خود باز می‌دارد.
ریسک در مدیریت دارایی های فیزیکی
انطباق
انطباق شامل درک و تحقق انتظارات و تعهدات همه ذینفعان داخلی و خارجی، با در نظر گرفتن تعهدات قانونی و اجرای استانداردهای داوطلبانه است.
انطباق در مدیریت دارایی های فیزیکی
۵ اشتباه رایج در مدیریت دارایی های فیزیکی
در مدیریت عملیات، تمرکز ما اغلب بر موارد فوری، به عنوان آن دسته از الزامات و نگرانی‌هایی است که همین امروز یا این هفته ما را تحت تأثیر قرار می‌دهند، است. با این حال، در روند حل این مسائل و توجه صرف به آنها، ممکن است در بلندمدت در دام کاهش ارزش تجاری بیفتیم.
در ادامه به پنج اشتباه رایج در مبحث مدیریت دارایی های فیزیکی می‌پردازیم و راهکارهای عملی برای روبرو شدن با آنها را با یکدیگر مرور می‌کنیم.
اشتباه شماره ۱: اشتباه گرفتن نگهداری و تعمیرات با مدیریت دارایی های فیزیکی
اندیشیدن و دقیق شدن در مورد مدیریت دارایی‌ها، اغلب با تحویل و نصب تجهیزات شروع می‌شود و زمانی که دارایی جایگزین می‌شود به پایان می‌رسد. در بهترین حالت، این برداشت را داریم که در صورت انجام دستوراالعمل‌های تجویز شده توسط سازندگان تجهیزات (OEM) به حداکثر ارزش خلق شده از آن تجهیز دست پیدا می‌کنیم. و اگر بتوانیم سودآوری را با کاهش هزینه‌های موجود در بودجه نگهداری و تعمیرات و انجام وظایف مورد نیاز افزایش دهیم، خود را فردی نابغه فرض می‌کنیم. اما حقیقت این است که برای حداکثر ساختن ارزش باید تصویری کلی‌تر را دید و مدیریت دارایی های فیزیکی را با نگهداری و تعمیرات اشتباه نگرفت.
راهکار: نگهداری و تعمیرات را به عنوان زیر مجموعه‌ای از مدیریت دارایی فرض کنید.
هنگامی که دانش خود را در مورد یک سیستم مدیریت دارایی افزایش می‌دهیم، تحلیل‌های عمیق‌تر و ملاحظات قابل توجهی که باید در انتخاب تجهیزات انجام شود را درک می کنیم. قبل از خرید تجهیزات، ما باید:
- از چرخه عمر تجهیز آگاهی داشته باشیم.
- هزینه‌های جایگزین مورد انتظار دارایی را شناسایی کرده باشیم.
- سطوح خدمت‌رسانی مورد انتظار را تعیین کرده باشیم.
- ریسک کسبوکار که ناشی از انتخاب هر دارایی را مشخص کرده باشیم.
- عملکرد احتمالی و حالت‌های مختلف خرابی دارایی را ارزیابی کرده باشیم.
- قابلیت نگهداشت تجهیزات را تجزیه و تحلیل کرده باشیم.
- استراتژی تامین مالی برای خرید دارایی را مشخص کرده باشیم.
پس از همهٔ این تجزیه و تحلیل‌ها و روند جمع آوری داده‌ها، در نهایت کاربرد تاکتیکی و عملیاتی نگهداشت در استراتژی مدیریت دارایی خود را تدوین می‌کنیم.
نگهداری و تعمیرات بخشی کوچک اما جدایی ناپذیر و حیاتی از مدیریت دارایی های فیزیکی است. و اگر همین بخش به درستی توسعه داده شده و اجرا شود، تضمین بخش برآورده شدن سطوح خدمات برنامه‌ریزی‌شده، کارایی کسبوکار، هزینه کل مالکیت و اهداف تعیین‌شده در زمان تملک دارایی است.
اشتباه شماره ۲: استفاده از داده‌های ناکافی در برنامه‌ریزی نگهداری و تعمیرات
هنگامی که یک تجهیز نصب می‌شود، استفاده از استراتژی های نگهداری و تعمیرات معمول، امری غیرعادی نیست. اما بدتر از این اتفاق، این است که بدون توجه به داده‌های عملیاتی تجهیز و تحلیل روند‌های کارکرد تجهیز و اثر آن در بهینه‌سازی نگهداشت، برنامه نگهداشت دارایی در طول عمر دارایی بدون هیچ تفییری و افزوده شدن وظایف تکمیلی ثابت بماند.
بسیاری از ارزیابی‌های انجام شده در خصوص دارایی‌های فیزیکی، معمولاً در فرایند تدارکات و قبل از خرید انجام می‌شود و در این مرحله به داده‌های ارائه شده توسط سازنده و تجربه اپراتورها اتکا می‌شود. هرچند این برای شروع خوب است اما عدم توجه به داده‌های عملیاتی تجهیز در چرخهٔ حیات خود پیامد‌هایی منفی در پی خواهد داشت.
بخش مهمی از فرایند خرید و مالکیت تجهیز باید تعیین نیازمندی‌های سیستم اطلاعاتی، از جمله سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز برای مدیریت تجهیز و تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده )حسگرها، و داده‌های لازم برای نظارت و ثبت عملکرد دارایی در حین خدمت) باشد.
راهکار: استفاده از یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات مدرن (CMMS) کلید یک استراتژی مدیریت دارایی موثر است.
این داده‌ها که به‌عنوان یک سیستم زنده مورد استفاده قرار می‌گیرند، تغییرات مناسبی را در عملیات، نگهداری و تعمیرات یا حتی خود دارایی فیزیکی برای اطمینان از اینکه سطوح خدمات و عملکرد اهداف از پیش برنامه‌ریزی‌شده را برآورده می‌کنند، ایجاد می‌کند و استفادهٔ درست از این داده‌ها باعث رسیدن تجهیز به عمر بهینهٔ کامل خود و بهینه‌سازی چرخه عمر دارایی و پایداری آن می‌شود.
اشتباه شماره ۳: نداشتن کارکنانی با چشم انداز نگهداری و تعمیرات
اگر در سازمانی تجهیز محور اپراتورها و کارکنان واحد نت در جریان عملیات نگهداشت بدون اینکه درکی از پیامدهای گسترده‌تر فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات خود در فرایند مدیریت داشته باشند، تنها کورکورانه از روش های عملیاتی استاندارد و چک‌لیست‌های نگهداری و تعمیرات پیروی کنند، قطعاً باید انتظار این را داشت که مشکلاتی به وجود آید و کارآیی برنامه‌ها و اقدامات در سطح پایینی قرار بگیرد.
حتی بدتر از مشکل بالا، افتادن کارکنان واحد نت در روش‌هایی است که فقط در کوتاه‌مدت جواب می‌دهد، و داشتن نگرشی است که در آن فقط تیک زدن کارها اهمیت داشته باشد.
راهکار: همه کارکنان نگهداشت باید در نقش مدیر دارایی ظاهر شوند
اگر کارکنان به طور کامل سهم خود را در عملکرد صحیح و بهینه یک دارایی و به طور کلی چرخه عمر دارایی درک نکرده و ارزش قائل نباشند، تمام برنامه‌ها، اهداف و نظارت‌ها بیهوده خواهند بود.
این موضوع به ویژه در اپراتورهای ماشین آلات و تجهیزات بسیار محسوس است. آنها نقش کلیدی در حصول اطمینان از پیروی از روش‌های عملیاتی دارند. اساساً اولین افرادی که تغییراتی در حرکت، صدا یا خروجی دارایی‌های فیزیکی را که با آنها کار می‌کنند احساس می‌کنند، ذینفعان این فرایند و این تجهیزات هستند، و مهم است که احساس کنند سهم آنها از کار ارزشمند و قابل احترام تلقی می‌شود، تا بتوانند نظرات و ایده‌های خود را در محیطی صمیمی و حرفه‌ای بدون ترسی از تبعات بعدی مطرح کنند.
ممکن است شرایط واحد نت در سازمان به شکلی پیش رود که کارکنانِ نگهداشت که ساعت‌هایی متمادی را صرف یک کار می‌کنند، از انجام کارهای خسته‌کننده یا پیچیده صرف نظر کنند، یا احساس مکنند که چون هفته گذشته یک کار را انجام داده‌اند، نیازی به انجام آن در این هفته نیست، و همین اتفاقات کوچک و فرهنگ نادرست قطعاً منجر به این خواهد شد که هیچ‌گاه تجهیزات مورد استفاده به حد بهینهٔ عملکرد خود نرسند.
برای به دست آوردن قلب و ذهن تکنسین‌ها می‌توان با مشارکت دادن آنها در فرایندهای برنامه ریزی، افزایش نقش و مسئولیت آنها در امور و اعتماد به آنها و به اشتراک‌گذاری بیشتر اطلاعات مربوط به کلیهٔ استراتژی‌ها، برنامه‌ها و روند‌های مربوط به نگهداشت تجهیزات، گام‌های مفیدی را برداشت. در این صورت، کارکنان با درک تصویر بزرگ‌تر پشت مدیریت دارایی های فیزیکی سازمان قرار دارد، قادر خواهند بود خوراک مناسب (از نوع دانش، تجربه و کارکرد) برای ورودی فرایندهای عملیاتی نگهداشت را ارائه داده و نگهداشت از دارایی هایی که وظیفهٔ رسیدگی به آنها را برعهده دارند را ساده‌تر کنند.
اشتباه شماره ۴: توجه بیش از حد به قمیت به جای توجه به قابلیت‌های عملکردی و نگهداشت‌پذیری
هرچند که این جمله بدیهی است اما باید بارها و بارها تکرارش کرد: ارزش یک دارایی با قیمت خرید آن تعریف نمی‌شود. اغلب کسب و کارها تصمیم‌گیری دربارهٔ خرید‌های خود را به مخارج سرمایه‌ای محدود می‌کنند، بدون اینکه به طور کامل درکی از هزینه‌های عملیاتی تصمیمات خود به عنوان بخشی از پیامدهای بعدی داشته باشند و به آن توجه کنند.
چنین اشتباهاتی زمانی بدتر می‌شوند که تصمیم خرید یک دارایی توسط افرادی گرفته شود، که مسئول برآورده ساختن اهداف عملیات یا بودجه‌های نگهداری و تعمیرات آن دارایی نباشند. همواره این را به خاطر داشته باشید که مخفی کردن پیامدهای خطا در تصمیم‌گیری، که منجر به خرید یک تجهیز نامناسب شود، در بطن هزینه‌های عملیاتی روزانهٔ آن تجهیز بسیار کار آسانی است و معمولا به سادگی مدیران و رهبران متوجه تصمیم‌گیری‌های اشتباه نمی‌شوند.
راهکار: هزینه‌های دارایی خود را در طول عمر آن پایش و تحلیل کنید.
یکی از اجزای اصلی هزینه کل عمر یک دارایی، در قطعات یدکی و نگهداشت آنها نهفته است. اگر خرید یک قطعه از تجهیزات ارزان باشد اما قابلیت نگهداشت ضعیفی داشته باشد، نیاز به صرف هزینهٔ زیادی برای لوازم یدکی و مواد مصرفی آن باشد، نگهداری و تعمیرات آن با توقف‌های طولانی مدت همراه باشد یا یا تجهیزات تست و پشتیبانی فنی آن بسیار گران قیمت باشند، میزان صرفه‌جویی‌ای که از محل خرید ارزان به دست آمده است به سرعت دود می‌شود و به هوا می‌رود.
در بررسی‌ها و آنالیز‌های لازم پیش از خرید دارایی، باید اپراتورها و نمایندگان تیم نگهداری و تعمیرات حضور و مشارکت داشته باشند تا به بررسی عمیق هزینه‌های نگهداشت و پشتیبانی احتمالاً مادام العمر تجهیزات، از جمله هزینه‌های آموزش، ابزارآلات، هزینه‌های توقف تجهیز، و هزینه‌های از رده خارج کردن دارایی بپردازند.
پس از این شکل از تحلیل پیش از خرید، سپس مدیریت ممکن است با آگاهی از هزینه کل مالکیت (TCO) و محاسبهٔ آن برای هر دارایی‌ای که در حال بررسی است، تصمیم آگاهانه‌تری بگیرد که بیشترین ارزش را برای کسبوکار خلق کند.
اشتباه شماره ۵: تکیه بر اطلاعات ناقص و قدیمی
متاسفانه کم نیستند کسب‌و‌کارهایی که با داده‌های کم و ناکافی و یا بدون جمع‌آوری داده‌ها به سراغ ارائهٔ یک تحلیل معنادار از عملکرد دارایی‌های خود می‌روند. حتی اگر سیستمی برای مدیریت دارایی‌های فیزیکی وجود داشته باشد، اما این سیستم مبتنی بر فرم‌های کاغذی باشد اغلب داده‌ها در این صورت به تصحیح و افزایش دقت داده‌ها، یک تحلیل مهندسی غیردیجیتال و ذخیره‌سازی دقیق نیاز دارند.
در حقیقت بدون یک سیستم دیجیتال برای ردیابی اطلاعات دارایی و سازماندهی کارها و وظایف نگهداری و تعمیرات، مدیران دارایی هیچ گزینه دیگری جز تصمیم گیری بر اساس اطلاعات ناقص و قدیمی ندارند.
راهکار: از یک نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی مانند نرم افزار EAM پگاه آفتاب استفاده کنید
از اشتباهات و چالش‌هایی که تاکنون در مورد آنها صحبت کردیم، واضح است که داشتن داده‌های مناسب و در دسترس، به حل بسیاری از مشکلات ما کمک می‌کند. داده‌ها ورودی و خوراک عملیات نظارت بر دارایی‌ها برای بررسی قابلیت اطمینان آنها، تحلیل آنها، و تصمیم برای مداخله به موقع را فراهم می‌کند. همچنین واضح است که با پیچیده‌تر شدن تجهیزات مدرن، ما به شدت روز به روز بیشتر به داده‌ها متکی می‌شویم.
سیستم EAM/CMMS پگاه آفتاب به عنوان یک پلتفرم دیجیتال متمرکز برای مدیریت و نگهداشت دارایی‌های فیزیکی، شبیه به یک پایگاه دانش عمل می کند که به شما امکان می‌دهد گزارش های نگهداری و تعمیرات منظمی را بسازید یا هر داده‌ای را که نیاز دارید در عرض چند ثانیه جمع‌آوری کنید. همچنین این سیستم به شما کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری در خصوص تجهیزات و دارایی‌های خود بگیرند.
یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات (با فرض پوشش نیازهای مدیریت دارایی) می‌تواند به پیش‌بینی خرابی‌های تجهیز کمک کند، عمر دارایی را طولانی‌تر کند، و به‌طور خودکار کنترل موجودی و سطوح موجودی را با استفاده از الگوریتم‌های یادگیری ماشین مرتبط با حسگرهای نصب‌شده روی دارایی مدیریت کند.
همچنین با امکان ردیابی و پایش دقیق دارایی‌ها و هزینهٔ آنها، می‌توان با تقریبی نزدیک زمان لازم برای مداخلات نگهداری و تعمیراتی را مشخص کرد تا اقدامات به موقع و موثر انجام شوند و وظایف روزانه کارکنان را به حالت بهینه درآورید. به زبان ساده با سیستم EAM/CMMS می توانید با موفقیت از منابع محدود مدیریت دارایی فیزیکی خود استفاده کنید.
