فهرست مطالب
نرم افزار iBPMS چیست؟
نرم افزار iBPMS یا سیستم هوشمند مدیریت فرایندهای کسب و کار مجموعه‌ای یکپارچه از فناوری‌هایی است که برای پشتیبانی و پوشش بهتر از فرایندهای کسب و کار با هم کار می‌کنند. iBPMS با استفاده از هوش مصنوعی همراه با نرم‌افزار استاندارد مدیریت فرایند کسبوکار، یک سیستم پویا و چابک ایجاد می‌کند که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد راهکارهای مدیریت گردش کار خود را بسازند تا بوسیلهٔ آن و با اتوماسیون فرایندهای روتین، کسبوکار خود را متحول سازند. نرم افزار هوشمند مدیریت فرایندهای کسب و کار، زیربنایی حیاتی را برای یک تحول دیجیتال موفق ایجاد می‌کند.
سیستم‌های iBPMS نسبت به سیستم‌های قبلی خود یعنی نرم افزار BPMS معمول با بهبودهایی روبرو شده‌اند. IBPMSها این بهبودها را با امکان پردازش رویدادهای پیچیده‌تر (complex event processing)، رسانه‌های اجتماعی تعاملی، تجزیه و تحلیل آنی و پشتیبانی از پلتفرم تلفن همراه انجام می‌دهند. پیش از این، مدیریت عملیات‌ها در سازمان از BPMS به شیوه‌های مختلف برای مدل‌سازی، تحلیل، بهبود، سنجش، کشف و اتوماسیون فرایندهای کسبوکار استفاده می‌کرد. اما حالا فناوری iBPMS با افزودن هوش مصنوعی، قدرت رایانش ابری، توانایی تصمیم‌گیری بلادرنگ، پردازش رویداد و پیوند این‌ها به سیستم مدیریت فرایند، این کار را یک قدم جلوتر می‌برد.
نرم افزار iBPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا گلوگاه‌های موجود در سیستم‌های خود را کشف کند تا با این شناخت بتوانند هزینه‌های خود را بهتر مدیریت کنند و فرایندهای عملیاتی خود را بسیار کارآمد از پیش کنند، و همچنین به کارکنان آنها کمک می‌کند تا به سوی بیش‌ترین بهره وری خود حرکت کنند. هدف نهایی هوشمندتر ساختن مدیریت فرایندهای کسب وکار، ارتباط بیشتر و قدرتمندتر کردن آن است.
پلتفرم‌های iBPMS عموما شامل موارد زیر هستند :
- مدل‌سازی فرایند
- اجرای فرایند
- مخزن ذخیره اطلاعات
- مدیریت قوانین کسبوکار
- مخزن محتوا
- ابزارهای همکاری
- یکپارچه‌سازی
- بهینه سازی فرایندها
- نظارت
- مدیریت
عبارت iBPMS مخفف intelligent business process management system یا به فارسی سیستم هوشمند مدیریت فرایندهای کسبوکار است. سیستمی که از یک ابزار BPM پیشرفته بهره می‌برد که با هوشمندی بیشتری که برآمده از بکارگیری فناوری‌هایی چون از جمله ویژگی‌هایی مانند رایانش ابری، پردازش رویداد، تصمیم‌گیری در زمان واقعی و ارتباط متقابل سیستم‌ها است؛ غنی شده است.
به زبان ساده، BPMS هوشمند جهشی فراتر از BPMSهای سنتی است و یک محیط فناورانهٔ پویا براساس کار دانش‌افزا می‌سازد.
مفهوم IBPMS در سال ۲۰۱۲ و توسط گارتنر به دنیای فناوری و کسبوکارها معرفی شد و به عنوان اتفاق بزرگ پیشرو در حوزهٔ «مدیریت فرایند» شناخته شد.
تفاوت نرم افزار iBPMS و نرم افزار BPMS
سیستم هوشمند مدیریت فرایندهای کسب و کار (iBPMS) نسخه‌ای سودمند‌تر، کارآتر و موفق‌تر از راهکار معمول BPMS است. مانند فرزند مهربان‌تر و باهوش‌تری که کسبوکار خانوادگی را از پدر خسته و نه چندان دلچسبش می‌گیرد.
جیم سینور (Jim Sinur)، متخصص فرایند و تحول دیجیتال، اصطلاح iBPM را هنگامی که در موسسه گارتنر کار می‌کرد ابداع کرد. او گفته ایت که سیستم هوشمند مدیریت فرایندهای کسب و کار یا iBPMS بر اثر ناتوانی و عدم پویایی BPMSهای معمول پدیدار شده است. کسبوکارها به فرایندهای هوشمند نیاز داشتند و نرم افزارهای معمول BPMS قادر نبودند به صورت عملیاتی پاسخ‌گوی نیازهای کسبوکارها و روند تغییرات و تحول در پیشرفت‌های مربوط به فناوری که کسبوکارها هم متاثر از آنها بودند، باشند.
جیم سینور (Jim Sinur)، متخصص فرایند و تحول دیجیتال، اصطلاح iBPM را هنگامی که در موسسه گارتنر کار می‌کرد ابداع کرد. او گفته است که سیستم هوشمند مدیریت فرایندهای کسب و کار یا iBPMS بر اثر ناتوانی و عدم پویایی BPMSهای معمول پدیدار شده است. نرم افزار iBPMS
به گفته سینور، «پیش از اینکه فرایندهای هوشمند به وجود بیایند، فرایندها باید از قبل برنامه‌ریزی می‌شدند و مسیرهای اجرای موفقی داشتند. واضح بود که نوع فرایندهایی که شرکت‌ها می‌خواستند جاری سازند بسیار فراتر از کشش فناوری‌های فرایندی در دسترس، در سال ۲۰۱۱ بود.
در ادامه عمده تفاوت‌های بین نرم افزار iBPMS و BPMSهای معمول آورده شده است:
- پردازش رویدادهای پیچیده
- تجزیه و تحلیل بلادرنگ (Real Time) برای پشتیبانی از عملیات کسبوکار به صورت هوشمند
- پلتفرمی برای رسانه‌های اجتماعی تعاملی
- پشتیبانی مناسب از سیستم عامل‌های مبتنی بر تلفن همراه
برخی از مزایای iBPMS:
- یکپارچه‌سازی بهتر با ابزارهای دیگر
- تجزیه و تحلیل پیشرفته‌تر
- داشتن ابزارهایی برای استفادهٔ توسعه‌دهندگان ناآشنا به کدنویسی به جای برنامه نویسان
- توانایی پشتیبانی و پردازش رویدادهای پیچیده
- برخورداری از قابلیت‌های ابری
- امکان یکپارچه‌سازی با اینترنت اشیا (IoT)
نرم افزار iBPMS و فرصت‌های بهبود فرایند (به همراه چند نمونه)
نرم افزار iBPMS می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا فرصت های موجود برای بهینه‌سازی فرایند در سازمان خود را شناسایی کنند، و این تنها یکی از دلایل رایجی است که یک کسب وکار به سراغ بهره‌گیری از سیستم iBPMS می‌رود. بیاید به این مثال نگاهی بیاندازیم. شرکت بزرگی که کارش ارائه اینترنت بر روی تلفن همراه است، متوجه می‌شود که در حال از دست دادن مشتریان خود است. این شرکت برای به دست آوردن مشتری جدید باید تلاش بسیار بیشتری از خود نشان دهد و به همین خاطر به جای تمرکز صرف بر جذب مشتریان جدید، بر روی کاهش نرخ ریزش مشتری که بسیار موثرتر است، متمرکز می‌شود.
با استفاده از هوش مصنوعی، آنها می‌توانند پست‌های شبکه‌های اجتماعی ایجاد شده توسط مشتریان خود را به طور کامل و موثرتری تحلیل و پردازش کنند و این کار به آنها اجازه می‌دهد تصویر واضح‌تری از زمان و مکان آنلاین شدن و همچنین اینکه کاربران آنها در چه زمینه‌ای صحبت می‌کنند، به دست آورند. با این حال، آگاهی از مسائلی که مشتریان در مورد آنها در شبکه‌های اجتماعی صحبت می‌کنند، اولین گام است. در گام‌های بعدی آنها می‌توانند داده‌های تراکنش سیستم‌های حسابداری خود را به همراه خروجی‌های سیستم ارتباط با مشتریان، و طیف وسیعی از دیگر نقاط تماس مشتری، به این فرایند تحلیل مشتری – کاربر اضافه کنند.
با این اقدامات شناسایی نقاط ضعف سیستم سازمان، که مشتریان از آن ناراضی بودند و حرکت به سمت رفع آنها بسیار آسانتر شد. با پر کردن خلاءهای موجود در فرایندهای شرکت، در نهایت مشتریان از خدمات رضایت بیشتری نشان دادند و احتمال بیشتری وجود داشت که از سرویس‌های این شرکت ارائه‌دهندهٔ اینترنت تلفن همراه استفاده کنند.
۱. سرویس‌ها و برنامه‌های افزودنی برای کاربران موبایل
یکی دیگر از روش‌های متداول که در آن یک کسبوکار می‌تواند از iBPMS بهره‌مند شود، افزودن سرویس‌ها و برنامک‌های اظافی برای کاربران تلفن همراه است. در این صورت مشتریان، کارمندان یا سایر ذینفعان در سازمان که احساس می‌کنند از خدمات ارائه شده توسط کسب و کار دور افتاده‌اند یا به حاشیه رانده شده‌اند، می‌توانند از ادغام شدن در یک فرایند بزرگتر بهره‌مند شوند. افزونه‌های سرویس می‌توانند به کاربران کمک کنند تا در آن فرایند مشارکت بیشتری داشته باشند و همکاری پویا را تشویق کنند:
- کارکنان میدانی می‌توانند به کل سیستم آنلاین دسترسی داشته باشند تا با تدارکات و ارتباطات بهتری کار را پیش ببرند.
- مشتریان می‌توانند سفارشات را پیگیری کنند، پیشنهاداتی برای محصول ارائه دهند، یا با کارمندان ارتباط برقرار کنند.
- فروشندگان نیز می‌توانند در یک نگاه ببینند که سفارشات، فاکتورها یا پرداخت‌ها در کجای سیستم هستند.
۲. پردازش آنی و بلادرنگ رویدادها
نرم افزار iBPMS همچنین می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا در پردازش بلادرنگ رویدادها کارآمدتر عمل کند. برای مثال، یک خرده‌فروش بزرگ ممکن است تصمیم بگیرد که می‌خواهد در مورد نحوه رقابت در قیمت‌گذاری زیرک‌تر عمل کند. با استفاده از یک سیستم iBPMS،این خرده‌فروشی می‌تواند سیستمی را پیاده‌سازی کند که تجزیه و تحلیل قیمت تمام محصولات را به صورت خودکار انجام دهد. با استفاده از سیستم‌هایی که قیمت‌های رقبا را روزانه بررسی و بروزرسانی می‌کند، می‌توانند کاهش قیمت‌های تهاجمی از سوی رقبا را شناسایی کرده و دست تصمیم‌گیران را برای گرفتن تصمیم درست و استراتژی‌های مناسب رقابتی یا بازاریابی باز می‌کند.
و این بدان معناست که نه تنها قادر به رقابت مستقیم با رقبای خود در بازار پیچیدهٔ امروز هستند، بلکه همیشه می‌توانند در قیمت‌گذاری حالت بهینهٔ سودآوری را لحاظ کنند.
۳. برای استفادهٔ بیشتر از کارکردهای تحلیلی
نرم افزار iBPMS می‌تواند خطاهای مربوط به کارهای دستی و یا هرگونه نیاز به مداخله دستی را کاهش دهد. با ترکیب استفاده از فناوری ابری، داده‌های کلان و تحلیل داده، پلتفرم‌ها می‌توانند به سرعت با سناریوهای جدید سازگار شوند. گسترش استفاده از کارکردها و امکانات تحلیل داده‌ها، به این معنی است که iBPMSها می‌توانند روندها، ترندها و الگوها را راحت‌تر کشف کنند و به اطلاع تصمیم‌گیران برسانند.
۴. هایپراتوماسیون
برای کسب‌وکارهایی که هنوز وارد دنیای تجارت الکترونیک نشده‌اند و می‌خواهند دست به اتوماسیون فرایند فروش خود بزنند، iBPMS می‌تواند به پیاده‌سازی این اتوماسیون از طریق فعال ساختن هایپراتوماسیون کمک کند. هایپراتوماسیون از طیف وسیعی از فناوری‌ها از جمله، یادگیری ماشین پیشرفته و ابزارهای هوش مصنوعی استفاده می‌کند تا فرایندهایی که می‌توانند از اتوماسیون فرایند روباتیک بهره ببرند را شناسایی کرده و خودکار سازد. یکپارچه‌سازی یک سیستم اتوماسیون سفارش از طریق اپلیکیشن، امکان ارسال خودکار محصولات، و راه‌اندازی فرایند صدور صورت‌حساب، تنها نمونه‌ای از کارکردهای iBPMSها در پیاده‌سازی اتوماسیون یکپارچه به خصوص در حوزهٔ تجارت الکترونیک است.
هایپراتوماسیون چهارچوب و مجموعه‌ای از فناوری‌های پیشرفته در جهت توسعه اتوماسیون سازمان است و هدف نهایی آن گسترش فرایند خودکارسازی اتوماسیون است.
فناوری‌های پیشرفته به کارگرفته شده در هایپراتوماسیون شامل مواد زیر است:
• ابزارهای فرایندکاوی و دادهکاوی برای شناسایی و الویتبندی فرصت‌های خودکارسازی
• ابزارهای توسعه اتوماسیون برای کاهش چالش‌ها و تقلاها و هزینه اتوماسیون هوشمند: شامل اتوماسیون رباتیک فرایند (RPA)- ابزارهای توسعه کم کد یا بدون کد، پلتفرم یکپارچه سازی به عنوان یک سرویس (iPaaS) و ابزارهای اتوماسیون ورک لود یا حجم کاری) workload automation tools)
• ابزارهای منطق کسبوکار (Business Logic) برای سازوار کردن آسانتر و استفاده مجدد از اتوماسیون ، از جمله مدیریت هوشمند فرایندهای کسب وکار، مدیریت تصمیم گیری و مدیریت قواعد کسبوکار.
• هوش مصنوعی (artificial intelligence) و ابزارهای یادگیری ماشین (Machine learning) برای گسترش قابلیت‌های اتوماسیون‌ها طیف وسیعی از ابزارها در این حوزه شامل پردازش زبان طبیعی (NLP)، تشخیص کاراکتر نوری، بینایی ماشینی machine vision ، عوامل مجازی و چت بات ها می‌شود.
چرا سازمان‌ها به نرم افزار iBPMS نیاز دارند؟
همانطور که در بسیاری از مثال‌های بالا نشان داده شد، دلایل متعددی در استفادهٔ یک سازمان از مزایای iBPMS وجود دارد. سیستم‌ها و برنامه‌های تحول دیجیتال کنونی ممکن است پاسخ‌گوی نیازهای امروز کسبوکارها باشد اما هیچ تضمینی در انعطاف‌پذیری و رشد در آینده برای آنها وجود ندارد. دلایل نیاز کسبوکارها به سیستم iBPMS در ادامه آمده است:
۱. ابزاری برای مدیریت فرایندهای خاص سازمان‌ها و صنایع
وقتی صحبت از سازمان‌های مختلف به میان می‌آید، هیچ راهکار نرم‌افزاری وجود ندارد که پاسخ‌گوی نیاز همهٔ صنایع باشد. هر صنعت دارای فرایندها، قوانین و خروجی‌های مختص خود است که آن را از سایر کسبوکارها و صنایع منحصر به فرد می‌کند. به همین خاطر سیستم هوشمند مدیریت فرایند کسب و کار یا iBPMS ها راهکاری هستند که به دلیل ماهیت‌شان برای پوشش نیازهای خاص سازمان‌ها و صنایع ایجاد شده است.
۲. فعال‌سازی و اتصال فناوری‌های گوناگون
از طریق پیاده‌سازی iBPMS، کسبوکارها از پشتیبانی یکپارچه‌سازی طیف وسیعی از فناوری‌ها برخوردار می‌شوند و به طور کلی این امکان قابلیت‌های بهتری به آنها می‌دهد تا سریع‌تر با بازرهای آینده تطابق پیدا کنند و جایی برای خود در این بازرها دست‌و‌پا کنند.
۳. سرعت‌بخشی به اجرای فرایند و صرفه‌جویی در هزینه‌ها
یکی از مسائلی که دائما بسیاری از کسب و کارها با آن مواجه هستند، وظایف تکراری‌ای است که گاهی اوقات بر گردش کار روزمره غالب می‌شوند. با استفاده از iBPMS و یکپارچه‌سازی اتوماسیون فرایند رباتیک، بسیاری از این کارها می‌توانند به جای این که توسط پرسنل انجام شوند توسط ماشین‌ها و سرویس‌های رباتیک تکمیل شوند. این امر نه تنها باعث کاهش خطای انسانی در کارهای می‌شود که افزایش سرعت عملیات، به کارمندان اجازه می‌دهد تا زمان خود را صرف کارهای مهم‌تر کنند.
مزایای نرم افزار iBPMS
۱. سهولت استفاده
از آن‌جا که iBPMSها پلتفرم‌هایی هستند که با طراحی کاربرپسند توسعه داده شده‌اند، این باعث می‌شود تا کاربری آنها حتی برای کسانی که خیلی درگیر دنیای فناوری نیستند نیز ساده باشد. سیستم‌های iBPMS معمولا با بهره‌گیری از امکاناتی مثل درگ‌اند‌درپ بصری (کشیدن و رها کردن)، امکان طراحی و جاری‌سازی فرایندها بدون نیاز به کدنویسی و ایجاد آسان گردش کارها، مدیریت فرایند را برای متخصصان داخلی هر سازمانی ساده ساخته‌اند.
۲. افزایش چابکی کسبوکار
یکی از چالش‌های مهم برای بسیاری از کسب و کارها، استخدام در بخش فناوری اطلاعات بوده است. نه تنها چالش‌هایی در مورد جذب و حفظ کارکنان با کیفیت وجود دارد، بلکه با افزایش نیاز به هوش مصنوعی، همه شرکت‌ها نمی‌توانند به دانشمندان داده یا تیم‌های تخصصی فناوری اطلاعات دسترسی داشته باشند.
پیاده سازی iBPMS به معنای بهره‌گیری از ابزارهای توسعهٔ کم کد و وابستگی کمتر به متخصصان فناوری اطلاعات و مهندسان نرم‌افزار و افزایش دسترسی به تحلیل داده‌های کسبوکار است. این به معنای تصمیم گیری‌های مبتنی بر داده های بیشتر، سرعت بیشتر در پیش بینی‌ها و اطلاعات، و نیروی کار بسیار قدرتمندتر است. با وجود همه این اجزای به هم پیوسته، تصمیم‌گیری می‌تواند بسیار سریع‌تر اتفاق بیفتد تا نتیجه دلخواه راحت‌تر حاصل شود.
۳. مقرون به صرفه بودن
پلتفرم‌های iBPMS در مقایسه با بسیاری از سیستم‌ها به حداقلی از سرمایه گذاری نیاز دارند. زیرا ابری بودن این راهکارها و نیاز نداشتن آنها به تهیهٔ سرورهای فیزیکی از هزینه‌ها خواهد کاست و همچنین مدل فروش SaaS ابری اکثر ارائه‌دهندگان این راهکارها باعث می‌شود که سازمان‌ها استفاده از این راهکارها را در مقیاس کوچک و با هزینهٔ اندک شروع کنند و پس از کسب موفقیت‌های اولیه مقیاس استفاده از پلتفرم iBPMS را افزایش دهند.
۴. نتایج قابل مشاهده
استفاده از هوش مصنوعی همراه با نرم افزارهای سازمانی دیگر به این معنی است که با هر تغییری که سازمان ایجاد می‌کند، نتایج قابل اندازه‌گیری و کمی باقی می‌مانند و چیز ناپیدا و نامکشوفی باقی نمی‌ماند. تجزیه و تحلیل دقیقا نشان می‌دهد که کجا و چه زمانی این تغییرات منجر به ایجاد تفاوت یا خلق ارزش شده است. بررسی و سنجش نتایج این تغییرات آسان خواهد بود، و به همین خاطر کسب و کار همیشه بر مبنای داده و تحلیل داده پیش می‌برد.
نقاط ضعف و چالش‌های نرم افزار iBPMS
با وجود مزایا و منافع ملموس و متعدد، پلتفرم‌های iBPMS مانند هر فناوری دیگری، نقاط ضعف و چالش‌هایی را نیز دارد. با این حال، بسیاری از معایب مرتبط با iBPMS را می‌توان با صرف کمی زمان، برنامه‌ریزی و تفکر عمیق دربارهٔ راه‌حل‌ها برطرف کرد.
۱. نتایج مالی ضعیف
هرچند که بهره‌مندی از راهکار iBPMS مقرون به صرفه است، اما اگر سازمان شما از این ابزار به شکلی اشتباه استفاده کند، از دو جهت می‌تواند پرهزینه باشد. یک این که سازمان ممکن است بر روی سیستمی اشتباه سرمایه گذاری کرده باشد و دوم این که ممکن است در جای اشتباهی سرمایه‌گذاری کرده باشد. همچنین، یک سازمان باید این احتمال را در نظر بگیرد که اگر پیش‌بینی‌ها، اتوماسیون‌ها و تحلیل‌ها برای کسبوکار مناسب نباشند، بازگشت سرمایه ممکن است محقق نشود.
راه حل: قبل از خرید هر سیستمی، باید به طور کامل دربارهٔ آن و موارد استفادهٔ آن تحقیق کرد. نه تنها سیستم انتخابی باید برای کسب و کار شما مناسب باشد، بلکه باید به درستی هم در کسبوکار شما پیاده شود. این به معنای تحقیق در مورد نحوه عملکرد کارمندان و واحدهای استفاده‌کننده و همچنین مسائل کلی کسبوکار و مسائل خردی است که باید با آنها روبرو شوید.
۲. جلوگیری از نوآوری
برخی از سازمان‌هایی که از پلتفرم‌های iBPMS استفاده می‌کنند اذعان می‌کنند که این سیستم سازگاری با فناوری‌های مدرن را افزایش نداده یا منجر به نوآوری نشده است. این می‌تواند به دلیل عدم پذیرش کارکنان، عدم اعتماد کامل بدنهٔ رهبری سازمان به راهکار یا متعهد نبودن و عدم اطمینان آنها نسبت به فناوری، یا عدم استفاده کامل سازمان از قابلیت‌های سیستم یا اتوماسیون برآمده از آن باشد.
راه حل: پیمودن مسیر تحول دیجیتال فرایند آسانی نیست. در تحول دیجیتال چیزی که مهم است این است که برای درست کار کردن راهکارهای نرم‌افزاری و خلاقانه نیاز به جلب حمایت تک تک لایه‌های سازمان خود را دارید. و این به معنای مشارکت دادن بدنهٔ مدیریت و کارمندان در فرایند تحقیق، کنار گذاشتن هر گونه ترس و پیشبرد برنامه اجرایی‌ای است که شامل آموزش و پشتیبانی مداوم است.
