فهرست مطالب
همه چیز دربارهٔ متدولوژیهای BPM
چه اخیراً در حوزهٔ BPM قدم گذاشته باشید و چه دنبال راهی برای بهبود پروژهٔ مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار خود باشید، راز موفقیت شما به انتخاب و بکارگیری درست متدولوژی BPM بستگی دارد. اگر رویکرد شما در این زمینه قوی و مبتنی بر دانش و کسب مشاوره‌های گوناگون باشد شما به احتمال زیاد نتایجی بزرگ را مشاهده خواهید کرد و اگر این رویکرد و شناخت ضعیف باشد احتمالاً نتیجهٔ خاصی از پروژهٔ مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار خود نخواهید داشت.
متدولوژی BPM چیست؟
متدولوژی BPM نمایش‌گر روش و رویکرد شما نسبت به فرایند‌های‌تان است. متدولوژی BPM شما نه تنها مراحل ساخت و بهینه سازی یک فرایند توسط شما را تعریف می‌کند که مسئول محقق ساختن نتایج مورد انتظار از اجرای آن فرایند را نیز مشخص می‌سازد. اغلب متدولوژیهای BPM بسیار شبیه به یکدیگر هستند؛ اما درک تفاوت‌های بین آن‌ها کلید تعریف یک پروژهٔ موفق مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار است.
بیشتر بخوانید: چگونه فرایند مناسب برای اتوماسیون را پیدا کنیم؟ (روش نقشه گرمایشی اتوماسیون)
پرسش‌هایی ریشه‌ای دربارهٔ متدولوژیهای BPM
پرسش‌های مهمی وجود دارند که پاسخ به آن‌ها متدولوژی BPM شما را مشخص می‌کند. تعداد زیادی از این پرسش‌ها بر نحوهٔ انجام پروژهٔ مدیریت فرایند متمرکز هستند، اما سوالات متعدد و با اهمیت دیگری نیز وجود دارند که باید به آن‌ها پاسخ داد. در ادامه فهرست کوتاهی از این پرسش‌ها آورده شده است:
مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار توسط چه کسی انجام می‌شود؟ آیا شما مشاوران خارج سازمانی را وارد پروژه می‌کنید و یا از مالکان فرایند در داخل سازمان استفاده می‌کنید؟ چگونه به این افراد آموزش‌های لازم را خواهید داد؟ این مشاوران به چه کسانی باید گزارش بدهند؟
تیم مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار تا چه اندازه اختیار و قدرت برای تغییرات را دارد؟ آیا همهٔ توصیه‌ها و پیشنهاد‌های آن‌ها به صورت خودکار اجرا می‌شوند؟ اگر نه، تحت چه شرایطی این پیشنهاد‌ها پذیرفته یا رد می‌شوند؟
اهداف اصلی شما از پروژهٔ BPM چیست؟ کاهش هزینه، صرفه‌جویی در زمان، شفافیت بیشتر یا مشتریان راضی‌تر؟ چه کسی خروجی اولیهٔ هر فرایند را تعیین می‌کند؟
تلاش‌‌ها در حوزهٔ BPM چگونه مورد ارزیابی قرار می‌گیرند؟ چه معیار‌های اولیه و ثانویه‌ای برای قضاوت درباره میزان موفقیت آن‌ها استفاده خواهد شد؟
کدام فرایند ابتدا مورد بررسی قرار می‌گیرد؟ با چه سازوکاری مشخص می‌کنید که بیش‌ترین اثرِ ممکن در چه نقطه‌ای قرار است رخ دهد؟
نحوهٔ تحلیل فرایند‌ها در اغلب اوقات چگونه است؟ آیا تحلیل فرایند‌ها طی یک چرخهٔ منظم انجام می‌شود و یا تنها زمانی انجام می‌شود که معیار‌های مشخصی پایین‌تر از سطح قابل قبول خود قرار بگیرند؟
مفاهیم پایهٔ متدولوژیهای BPM
وقتی صحبت از متدولوژیهای BPM می‌شود بسیاری آن را به گام‌های مشخصی در خلال تحلیل فرایند تقلیل می‌دهند و اغلب این بخش را هستهٔ یک متدولوژی BPM می‌پندارند.
هر رویکرد مولفه‌های منحصر‌به‌فرد خود را دارد اما اکثر آن‌ها گونه‌ای از فرایند زیر هستند:
۱. مشاهدهٔ شرایط فعلی: فرایند در حال حاضر چگونه انجام می‌شود؟ چه کسی مسئول آن است؟ شامل چه کارهایی است؟ شامل چه کارهایی نیست؟
۲. شناسایی تغییرات احتمالی: چه محدودیت‌هایی بر سر راه فرایند وجود دارند؟ بهترین فرایند ممکن چیست؟
۳. طراحی یک فرایند جدید: آیا فرایند باید دیجیتالی شود؟ چه سیستم‌هایی باید به یکدیگر متصل شوند؟ آیا بهره‌گیری از یک پلتفرم BPM می‌تواند کمک‌کننده باشد؟
۴. آزمون‌هایی برای بهبود فرایند: چه شاخص‌های کلیدی عملکردی نشان می‌دهند که چه تغییراتی باعث بهتر یا بدتر شدن فرایند شده‌اند؟
۵. نظارت و تکرار: آیا فرایند به درجهٔ بهینهٔ خود رسیده است یا می‌تواند بهتر شود؟
شناخته‌شده‌ترین متدولوژیهای BPM
متدولوژیهای BPM متعدد آزموده شده و جواب داده‌ای وجود دارند که شما می‌توانید از بین آن‌ها یکی را انتخاب کنید. در ادامه به معرفی دو روش بسیار رایج می‌پردازیم.
متدولوژی DMEMO
این روش یکی از محبوب‌ترین و شناخته‌شده‌ترین روش‌ها در دنیای BPM است.
متدولوژی DMEMO
۱. طراحی (Design): برای تکمیل یک فرایند کارها چگونه انجام می‌شوند؟
۲. مدل‌سازی (Model): چه اصلاحات و بهبود‌هایی را می‌توانیم انجام دهیم؟
۳. اجرا(Execute): هنگام اجرای واقعی تنظیمات واصلاحات چگونه کار می‌کنند؟
۴. نظارت (Monitor): آیا عملکرد فرایند واقعاً بهتر می‌شود؟
۵. بهینه‌سازی(Optimize): چه کار بیشتری می‌توان برای فرایند انجام داد؟
متدولوژی DMAIC
متدولوژی DMAIC بر اساس روش شش سیگما توسعه داده شده است.
متدولوژی DMAIC
۱. تعریف (Define): مساله را تعریف کنید.
۲. اندازه‌گیری و سنجش (Measure): اطلاعاتی که دربارهٔ فرایند فعلی وجود دارد را جمع‌آوری کنید.
۳. تحلیل (Analyze): داده‌ها را تفسیر کنید و بر اساس این تفسیر‌ها پیشنهاد‌هایی بسازید.
۴. بهبود (Improve): تغییرات را در فرایند اعمال کنید.
۵. کنترل (Control): انحرافات را کاهش داده و اصلاحات و بهبود‌های بیشتری اعمال کنید.
متدولوژی‌هی محبوب BPM مثل ناب (Lean) و شش سیگما در فرایند‌های شرکتی و تجاری بسیار رایج هستند. بسیاری از این متدولوژی‌ها بر مدیریت کیفیت و تحلیل‌های آماری تمرکز دارند. معمولاً از این روش‌ها در فرایند‌های بسیار مهمی استفاده می‌شود که جمع‌آوری داده در آن‌ها نیاز به تلاش زیادی دارد.
از دیگر متدولوژیهای موجود که ارزش امتحان کردن را دارند می‌توان به BP Trends و Rummler Brache اشاره کرد. تعداد زیادی از متدولوژیهای دیگر را نیز می‌توان در کتاب BPM Common Body of Knowledge book یافت.
بیشتر بخوانید: جایگزینی برای چرخه BPM
متدولوژی شخصی یا امتحان پس داده؟
فرقی نمی‌کند خودتان متدولوژی شخصی خود را بسازید یا از متدولوژیهای امتحان پس داده استفاده کنید. ساخت متدلوژی شخصی به شما این امکان را می‌دهد که دائماً به صورت آزادانه و راحت اجزای آن را تغییر دهید.
اما اگر یکی از متدولوژیهای مرسوم و موجود در اکوسیستم BPM را انتخاب کنید این امتیاز را خواهید داشت که از تجربه و دانش بهترین افراد این حوزه که در این متدولوژی‌ها تبلور یافته است استفاده کنید. حتی می‌توانید آزادانه از بخش‌هایی از این متدولوژی‌ها در مدل ترکیبی خود استفاده کنید. نکتهٔ دیگری که باید مورد توجه قرار دهید این است که نیاز نیست از همان روز اول متدولوژی BPM خود را مکتوب کنید ولی مطمئن شوید که متدلوژی انتخابی برای راهبری شما در مسیر مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار به اندازهٔ کافی شفافیت داشته باشد.
فناوری و متدولوژیهای BPM
یکی از مباحثی که در حوزهٔ متدولوژیهای BPM نباید فراموش کرد موضوع فناوری مجری متدولوژی انتخابی شما است. ممکن است بهترین متدولوژی BPM جهان را داشته باشید اما هیچ فناوری‌ای از آن پشتیبانی نکند و عملاً بی‌فایده باقی بماند. گاهی اوقات، تببین یک متدولوژی مستقل از ابزار اجرایی آن می‌تواند منجر به ایجاد بن‌بست برای شما شود.
در عین حال ممکن است شما قصد نداشته باشید که از شیوهٔ خود برای انطباق با یک راهکار نرم‌افزاری BPM دست بکشید. در چنین حالتی بهترین ایده داشتن ابزاری منعطف است که به شما در انتخاب‌های‌تان آزادی عمل دهد. ابزار مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار پگاه آفتاب، agileBPMS، با امکانات متعدد در طراحی، مدل‌سازی، موتور قوانین کسب‌و‌کار، ابزار‌های تحلیل، گزارش و داشبورد‌ساز گزینه‌ای عالی برای ساخت و توسعهٔ سیستم‌های پیچیدهٔ شما است.
برای مشاوره و دموی آنلاین این ابزار با ما در پگاه آفتاب تماس بگیرید.
