راهنمای استقرار ERP مجموعه مطالبی است که به تناوب در وبلاگ پگاه آفتاب منتشر خواهد شد. در قسمت چهارم به موضوع «پالایش دادهها در فرایند استقرار ERP» می‌پردازیم.
اگر از کهنه سرباز‌های استقرار ای‌آر‌پی ـ ERP دربارهٔ عوامل حیاتی موفقیت در استقرار بپرسیم یک عبارت بیش‌تر از هر چیز دیگر خودنمایی می‌کند و آن هم پالایش دادهها است. اگر بعد از پرسش اول از همان کهنه سرباز‌ها درباره دو یا سه کار مهمی که در طول پروژه استقرار ای‌آر‌پی ـ ERP از لحاظ پیچیدگی و دامنهٔ نفوذ دست کم گرفته شدهاند و مورد غفلت واقع شدهاند بپرسید؛ احتمالاً خواهید دید که این‌بار هم «پالایش دادهها» در میان جواب‌ها است. ابتدا از این صحبت خواهیم کرد که چرا «پالایش دادهها» در موفقیت پروژهٔ استقرار ای‌آر‌پی ـ ERP امری مهم است و پس از آن چند راهنمایی برای بهبود رویکرد شما نسبت به «پالایش دادهها» مطرح می‌کنیم.
«پالایش دادهها» یک عامل بسیار مهم در موفقیت ای‌آر‌پی ـ ERP است؛ چون در هر مرحله از عملیات، اهرمی برای اجرای درست آن مرحله است. استقرار هر ای‌آر‌پی ـ ERP دقیقاً به همان اندازه موفق خواهد بود که اجرای تستی آن موفق باشد و تنها عامل محدودیت در اجرای تست، کامل نبودن و عدم صحت داده‌های پایه است. هم‌چنین استقرار هر ای‌آر‌پی ـ ERP دقیقاً به همان اندازه موفق خواهد بود که برنامه‌‌های آموزشی و آموزش‌های موثر ای‌آر‌پی ـ ERP موفق باشند؛ و برای داشتن یک برنامه آموزشی موفقیت‌آمیز نیازمند صحت داشتن و کامل بودن داده‌های پایه هستیم. و البته استقرار هر ای‌آر‌پی ـ ERP دقیقاً به همان اندازه موفق خواهد بود که همگام‌سازی دادهها در آغاز کار موفق باشد و همگام‌سازی دادهها به تکمیل بودن و صحت دادهها بستگی دارد. پس پیش‌نیاز هر موفقیتی در استقرار ای‌آر‌پی ـ ERP تکمیل بودن و صحت دادهها است.
استقرار هر ERP دقیقاً به همان اندازه موفق خواهد بود که:
🔸اجرای تستی آن موفق باشد و تنها عامل محدودیت در اجرای تست، کامل نبودن و عدم صحت داده‌های پایه است.
🔸 برنامه‌‌های آموزشی موفق باشند؛ و برای داشتن یک برنامه آموزشی موفقیت‌آمیز نیازمند صحت داشتن و کامل بودن داده‌های پایه هستیم.
🔸همگام‌سازی دادهها در آغاز کار موفق باشد و همگام‌سازی دادهها به تکمیل بودن و صحت دادهها بستگی دارد.
🔷 در عملیات پالایش داده با سه وضعیت روبرو می‌شویم که باید با آن‌ها مبارزه کنیم. تصویر پایین شرح این سه وضعیت است.
سه دلیل دست کم گرفتن پالایش دادهها در فرایند استقرار ERP
سه دلیل اولیه برای دست کم گرفتن عملیات پالایش داده وجود دارد که اگر شما مقابل آن بایستید استقرار ای‌آر‌پی ـ ERP را بهبود خواهد داد:
- ۱. معمولاً داده‌های پایه در سیستم‌های جزیره‌ای پراکنده شدهاند و به ندرت می‌توان به ارزش آن‌ها پی برد.
- ۲. برخی از عملیات‌های «پالایش داده» به یک فرایند تکراری ختم می‌شوند که این باعث به وجود آمدن یک وضعیت دشوار خواهد شد. چون داده‌های پالایش شده پیش‌نیاز اجرای تستی ای‌آر‌پی ـ ERP هستند شما قادر نخواهید بود ای‌آر‌پی ـ ERP را به درستی تست کنید.
- ۳. با در نظر گرفتن مورد قبل، اندازه‌گیری پیشرفت در فرایند «پالایش‌داده‌ها» بسیار دشوار است. داده‌هایی که از سوی شما پالایش شده و کامل در نظر گرفته شدهاند ممکن است به خوبی مورد سنجش قرار نگرفته باشند و ناگهان تبدیل به داده‌های پالایش نشده شوند.
برای مواجهه با این گونه خطرات باید آمادگی خود را حفظ کنید. گام‌های زیادی وجود دارد که شما با اتکا به آن‌ها می‌توانید فرایند پالایش داده را بهبود دهید:
- ۱. جمع‌آوری برخی از دادهها زمان‌بر است اما خود را مجبور به انجام آن کنید.
- ۲. برای جلسات مرور و واکاوی عملیات «پالایش دادهها» برنامه‌ای منظم داشته باشید. در این جلسات، پرتکاپو تلاش کنید تا تنگنا‌ها و حوزه‌های مشکل‌دار را پیدا کنید.
- ۳. برای مواردی که احتمالاً از سوی شما به نتیجه نرسیده‌اند یک برنامه تکمیلی استوار در نظر بگیرید و برای یافتن دلایل به نتیجه نرسیدن آن‌ها زمان باز کنید. ۴. مناسب‌ترین افراد را برای وظایف مختلف به کار بگیرید. افرادی باهوش، سخت‌کوش و نکته سنج، که توانایی تطبیق مهارت‌های خود و نیاز‌های شغلی را داشته باشند.
درس‌های فراگرفته شده از پالایش دادهها و فرایند‌های خلق شده در خلال پالایش، بدل به یکی از دی‌ان‌های سازمان شما خواهد شد. دو سال پس از استقرار ای‌آر‌پی ـ ERP داده‌های پایه‌ٔ کامل و صحیح به اندازه‌ٔ روز اولِ پس از استقرار، برای موفقیت حیاتی خواهند بود. پس بیایید این بخش از داستان موفقیت ای‌آر‌پی ـ ERP خود را بسازید.
قسمت سوم: مدیریت تغییر
قسمت دوم: انتخاب مشاوران استقرار
قسمت اول: انتخاب تامین‌کنندهٔ ERP
