اگر طراحی فرایندها و گردش‌کارها را به عنوان یکی از مبانی مدیریت سازمان در مفهوم مدرن آن در نظر بگیریم به طور قطع یکی از عناصر مهم دیگر، «فناوری» است. اگر می‌خواهیم تببین و مدل‌سازی فرایند‌های کسب‌و‌کارمان به هماهنگ‌سازی و ساده‌سازی اجرای فعالیت‌ها ختم شود باید نقش فناوری را در این موضوع جدی بگیریم.
ابزارهای مدیریت و پایش عملکرد ابزارهای جالب توجهی برای ایجاد تحرک و ثبات عملکردی در فعالیت‌های روزمره و تکراری کسب‌و‌کار هستند.
واحدی در سازمان که بکارگیری ابزارهای اتوماسیون مدیریت فرایند در آن بسیار اهمیت دارد بخش منابع انسانی است.
منابع انسانی به طور استراتژیک به اتوماسیون فرایند نیاز دارد
متخصصان منابع انسانی بهتر از هر فرد دیگری می دانند که «کار هرگز به پایان نمی‌رسد.» هر روز، دور جدیدی از استخدام، ادغام، امضای قرارداد، بررسی‌ها، کارگاه‌ها و لیست بی پایانی از فعالیت‌های دیگر وجود دارد.
کوچک‌ترین مزیتی که پس از اتوماسیون فرایند‌های کسب‌و‌کار نصیب‌مان می‌شود این است که حداقل می‌توانیم تصویری کلی از گردش کار فرایند خود را در یک چشم‌انداز کلی از آغاز تا پایان در یک نگاه مشاهده کنیم.
سپس بر اساسِ شاخص‌هایی که در لحظه از طریق داشبورد‌های مدیریتی استخراج می‌شوند، تعیین می‌کنیم که کجا باید اقدامی صورت بپذیرد و فرایند کجا می‌تواند کارکرد بهتری از خود ارائه دهد.
الزاماتِ قانونِ کار، نیاز به دسترسی به سوابق کاری و نگرانی در مورد امنیت اطلاعات، همه از ملزومات هر روزهٔ کارِ واحد منابع انسانی است که می‌توان با نرم افزار مدیریت فرایند آن‌ها را پوشش داد.
کوچک‌ترین مزیتی که پس از اتوماسیون فرایند‌های کسب‌و‌کار نصیب‌مان می‌شود این است که حداقل می‌توانیم تصویری کلی از گردش کار فرایند خود را در یک چشم‌انداز کلی از آغاز تا پایان در یک نگاه مشاهده کنیم.
کارهایِ تکراریِ دستی منابع انسانی باید جای خود را به اتوماسیون بدهند
کارشناسان به این نکته اشاره دارند که اتوماسیون فرایند‌های منابع انسانی، مانع از از رفت و برگشت‌های دستی داده‌ها و منتفی کردن گیرهای ارتباطی میان همهٔ ذینفعان فرایند مانند واحد فناوری اطلاعات، واحد اداری – رفاهی و حراست می‌شود.
صرفه در بازارِ جهانی شده و غیرمتمرکز امروز با شرکت‌هایی است که عملیات خود را در نقاط مختلف جهان پخش کرده‌اند. به عنوان مثال بخش اداری در یک کشور، کارخانه و واحد‌های تولیدی در کشورهای آسیای شرقی و بلاخره دفاتر بازاریابی در نقاط مختلف جهان.
برای چنین سازمان‌هایی نرم افزار مدیریت فرایند با ایجاد یک مدار اطلاعاتی پیوسته و یکپارچه و فراهم آوردن داشبورد‌های مدیریتی امکان مدیریت متمرکز و امکان تحلیل را فراهم می‌آورد.
در نهایت، وجود یک ابزار اتوماسیونِ فرایند، علاوه بر تسهیل دسترسی و محافظت از فعالیت‌های واحد منابع انسانی، با کاهش هزینه، باعث می‌شود که این بخش بتواند خود را به یک بخش استراتژیک در شرکت بدل کند.
زمانی که فعالیت‌های تکراری و رویه‌های عملیاتی این واحد اتوماسیون شده باشد، منابع انسانی زمان بیشتری برای صرف کردن بر روی سیاست‌های کلان و استراتژیک دارد.
وجود یک ابزار اتوماسیونِ فرایند، علاوه بر تسهیل دسترسی و محافظت از فعالیت‌های واحد منابع انسانی، با کاهش هزینه، باعث می‌شود که این بخش بتواند خود را به یک بخش استراتژیک در شرکت تبدیل کند.
۴ نمونه عملی از مزایای اتوماسیون فرایند‌های منابع انسانی
۱. درخواست مرخصی
درخواست مرخصی وقتی به صورت دستی انجام می شود زمان قابل توجهی را از درخواست کننده و تایید‌کننده‌ها می‌گیرد.
یک سیستم اتوماسیون استاندارد باعث می‌شود که فرمی که جلوی روی کارمندان باز شود به صورت خودکار تعداد روزهای قابل درخواست برای مرخصی را در دسته‌بندی‌های مختلف به آن‌ها نشان دهد.
مدیران واحد منابع انسانی هم می‌توانند به سرعت درخواست‌ها را بر روی یک تقویم مشترک ببینند تا اطمینان حاصل کنند که هیچ تداخلی بین درخواست‌ها وجود نداشته باشد.
پس از تأیید، پردازش‌های واحد‌های مالی و منابع انسانی بر روی درخواست فرمالیته است زیرا تمام جزئیات قبلاً توسط سیستم چک و تأیید شده است.
۲. جذب، گزینش و استخدام
یکی از فرایند‌های مهم و پرتکرار واحد منابع انسانی فرایند جذب و استخدام است. فرایندی که اتوماسیون آن به دلیل دایرهٔ گستردهٔ افراد و گروه‌های دخیل در فرایند به شدت می‌تواند منعکس‌کنندهٔ مزایای اتوماسیون باشد.
این فرایند شامل ذینفعانی چون آژانس‌های کاریابی، جویندگان شغل، واحد منابع انسانی و بدنهٔ مدیریتی سازمان است.
علاوه بر این، حین فرایند استخدام روندهای متعددی باید طی شود و نیاز است فرم‌های زیادی پر شود؛ از جمله:
- درخواست استخدام برای یک پست خالی توسط مدیر واحد مربوطه و دریافت تاییدیهٔ آن
- درخواست واحد منابع انسانی برای شروع فرایند گزینش
- بررسی نامزدهای احتمالی داخل سازمانی، باز کردن یک ردیف شغلی و اعلام خالی بودن آن
- گزینش رزومه‌ها و انجام تماس‌های بعدی با نامزدهای مصاحبه و آزمون
- مصاحبه واحد منابع انسانی با متقاضیان شغل
- تماس با فرد انتخاب شده برای شروع مراحل ثبت قرارداد و بررسی اسناد درخواستی مربوطه
- آغاز فرایند جذب نیروی مورد نظر
همانطور که می بینید، این یک فرایند پیچیده است، که اگر نسبت به اتوماسیون آن اقدام کنیم با چابکی بیشتری در این فرایند از کسب و کار خود روبرو می‌شویم.
یکی از فرایند‌های مهم و پرتکرار واحد منابع انسانی فرایند جذب و استخدام است. فرایندی مزایای اتوماسیون به شدت می‌توان در آن منعکس شود.
۳. فرایند تعدیل نیرو
همانند استخدام، اخراج یا تعدیل کارکنان نیز فرایندی بروکراتیک، تکراری و بسیار حساس است. هر گونه اشتباه در این فرایند می‌تواند منجر به زیان‌های مالی مانند جریمه‌های مربوط به اشتباهات محاسباتی، بیمه، سنوات و مواردی از این دست شود. به همین دلیل این فرایند گزینهٔ بسیار مناسبی برای اتوماسیون است.
با اتوماسیون فرایند تعدیل، تمام ارتباطات موجود در فرایند و روندهای آن با استانداردهای پایه‌ای تنظیم می‌شود.
۴. بروزرسانی سیستم اطلاعات کارکنان
خیلی مهم است که اطلاعات کارکنان سازمان مانند شماره تماس‌های ضروری و آدرس‌های کارمندان را حفظ و همیشه به روز نگه داریم، اما در فضایی که کارها دستی انجام می‌شوند، کارکنان اغلب رغبتی به بروزرسانی اطلاعات خود ندارند.
با اتوماسیون این فرایند، می‌توان فرم دیجیتالی‌ای در اختیار کارکنان گذاشت تا خیلی راحت اطلاعات مورد نیاز خود را در آن وارد کرده و در صورت لزوم بروزرسانی کنند.
تنها کاری که کارکنان واحد منابع انسانی باید انجام دهند تأیید سریع اطلاعاتِ وارد شده از سوی کارکنان همهٔ بخش‌ها است.
