انتخاب نرم‌افزار مدیریت فرایند‌های کسبوکار (نرم‌افزار BPMS) به چند دلیل می‌تواند امری مخاطره‌برانگیز و پرچالش باشد. اول از همه این که بازار BPMSها پیچیده و پر از محصولات مختلفی با ویژگی‌ها و قابلیت‌های متعدد و بعضاً متفاوتی است. دوم این موضوع است که تشخیص نیازهای کسبوکار شما همیشه کار سرراست و راحتی نیست.
شش توصیهٔ زیر به شما کمک می‌کند تا دریابید نیاز واقعی کسبوکار شما در حیطهٔ مدیریت فرایند چیست و چگونه می‌توانید محصولات مختلف موجود در بازار را با نیازهای خود سنجیده و انطباق دهید و یکی از آن‌ها را انتخاب کنید.
فهرست مطالب
۱. اطمینان کسب‌کنید که آیا به یک نرم‌افزار BPMS (یا یک نرم‌افزار جدید) نیاز دارید یا نه؟
پیش از آن که وارد بازار شوید و به بررسی محصولات مختلف موجود در آن مشغول شوید باید به این سوال پاسخ دهید که اصولاً سازمان شما به یک نرم‌افزار جدید نیاز دارد یا نرم‌افزار صرفاً سرپوشی برای مشکلی است که سازمان در شیوهٔ مدیریت کسبوکار دارد.
نشانه‌های آشکاری که که نمایش‌گر نیاز شما به یک نرم‌افزار BPMS هستند چنین مواردی است:
- داده‌های تکراری در سازمان شما پخش است و شما به واسطهٔ تعدد ورود اطلاعات در سیستم‌های مختلف با چالش روبرو هستید.
- دریافت تاییدیه‌های کاری نیاز به مدت زمانی طولانی دارند.
- استفاده از فرم‌های کاغذی و یا استفاده از فایل‌هایی با فرمت اکسل و پی‌دی‌اف تنها راه انجام کارها است.
- رابط کاربری نرم‌افزار قدیمی و مورد استفادهٔ سازمان دیگر برای استفاده سخت شده است و دیگر انطباقی با نیازهای رشد‌یافتهٔ کسبوکار شما ندارد.
حتی اگر سازمان شما گرفتار یک یا دو مورد از مشکلات بالا بود سودمند است که به سرمایه‌گذاری بر روی یک نرم‌افزار BPMS فکر کنید.
بیشتر بخوانید: ۱۰ مشکلی که در مسیر استقرار BPMS باید از آن‌ها اجتناب کرد
پیش از آن که وارد بازار شوید و به بررسی محصولات مختلف موجود در آن مشغول شوید باید به این سوال پاسخ دهید که اصولاً سازمان شما به یک نرم‌افزار جدید نیاز دارد یا نرم‌افزار صرفاً سرپوشی برای مشکلی است که سازمان در شیوهٔ مدیریت کسبوکار دارد.
۲. پیش از تصمیم‌گیری انواع ویژگی‌های مورد نیاز خود را مشخص کنید
بعد از این که با دقت دلایل اصلی نیاز خود به یک نرم‌افزار BPMS را مشخص کردید، تعیین این که آن نرم‌افزار برای انطباق با نیازهای شما چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد، ساده‌تر خواهد بود:
در این‌جا چند سوال مطرح شده است که می‌تواند به شما در تصمیم دربارهٔ این ویژگی‌ها کمک کند:
- آیا انعطاف‌پذیری راهکار مهم‌تر از استاندارد بودن و هماهنگی کامل راهکار با نیاز‌مندی‌های غیرقابل انعطاف سازمان شما است؟ پاسخ به این سوال کمک می‌کند تا سطح چابکی مورد نیاز در سفارشی‌سازی را تعیین کنیم.
- آیا سازمان شما در داده‌های سازمان‌دهی‌نشده یا داده‌های غیرقابل استفاده غرق شده است؟ در این صورت پشتیبانی راهکار مورد نظر از گزارش‌های آماری و دارا بودن از یک پایگاهِ دادهٔ امن و قابل سفارشی‌سازی یک باید است. تولید و خوانش راحت و آسان گزارش هم یک امتیاز محسوب می‌شود.
- آیا سازمان شما از چندین نرم‌افزار قدیمی (ولی هنوز لازم) در کسبوکار خود استفاده می‌کند؟ راهکاری را انتخاب کنید که به واسطهٔ یک رابط کاربری هدایت‌پذیر به شما امکان یکپارچه‌سازی هموار این ابزار‌های قدیمی را بدهد.
- مشخص کنید به دنبال بهبود چه نوع از فرایند‌ها و در کدام واحد‌های سازمانی هستید؟ پس از این کار خود را در نیازهای افرادی که که به صورت بالقوه قرار است روزانه از این نرم‌افزار استفاده کنند، غرق کنید.
به خاطر داشته‌باشید شما به دنبال حل مشکلات‌تان هستید و قصدتان از خرید یک راهکار BPMS خرید یک سری قابلیت و ویژگی کم‌کاربرد اما لوکس و دها‌ن‌پر‌کن نیست. اگر راهکاری به شما پیشنهاد شده است که یکی از ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که از نظر شما حیاتی است را ندارد، ولی به نظرتان با این وجود راهکار توانایی این را دارد که مشکل سازمان شما را حل کند، اجازه ندهید آن ویژگی به عامل تاثیرگذاری در تصمیم‌گیری شما بدل شود.
اگر راهکاری به شما پیشنهاد شده است که یکی از ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که از نظر شما حیاتی است را ندارد، ولی به نظرتان با این وجود راهکار توانایی این را دارد که مشکل سازمان شما را حل کند، اجازه ندهید آن ویژگی به عامل تاثیرگذاری در تصمیم‌گیری شما بدل شود.
۳. یک پیشنهاد باارزش به رهبری سازمان ارائه دهید
در نهایت برای این که موافقتِ بدنهٔ رهبری سازمان و هیئت مدیره (واضح است در ابتدا برای اختصاص بودجه و همراهی قلبی آن‌ها) باید بر روی نتایج تمرکز کنید. اگرچه نرم‌افزار مدیریت فرایند‌های کسبوکار ممکن است منجر به تسهیل بسیاری از وظایف برای افراد در واحد‌های سازمانی شما شود اما برای مدیران و رهبران سازمان تسهیل وظایف سازمانی در درجهٔ چندم اهمیت قرار دارد.
مسالهٔ اساسی اعضای هیئت مدیره موضوع «درآمد» است و مدیران ارشد و میانی هم به هر چیزی که به نحوی به «عملکرد» مربوط باشد اهمیت می‌دهند.
به همین خاطر است که در جلسات منجر به تصمیم‌گیری باید بر روی دستاورد‌های تضمین‌شده و یا محتملِ استقرار یک نرم‌افزار جدید در حیطهٔ مفاهیم آشنا و دارای اهمیت برای بدنهٔ رهبری تمرکز کنید و نه آن‌چه که برای خودتان اهمیت دارد. در جلسات خود با ارائه‌دهندگان راهکار‌های BPMS از ارائه‌دهندگان بخواهید که به صورت شفاف، مستقیم و مستدل دربارهٔ دستاورد‌های راهکار آن‌ها در مورد موضوعات مورد علاقهٔ هیئت مدیره صحبت کنند.
۴. تعیین یک تاریخ نهایی برای راه‌اندازی و انطباق و حداقل استاندارد‌های پشتیبانی
وقتی وارد بازار نرم‌افزار‌های BPMS می‌شوید با تعداد زیادی از شرکت‌های ارائه دهندهٔ راهکار‌های نرم‌افزاری برخورد می‌کنید که یا ادعا می‌کنند قادر هستند مرحلهٔ استقرار و راه‌اندازی را به سرعت طی کنند و یا ادعا می‌کنند محصول آن‌ها کم کد و یا حتی بدون نیاز به کد‌نویسی است. در چنین فضایی داشتن یک تخمین زمانی برای مراحل طراحی فرایند، استقرار و راه‌اندازی و انطباق برای شما یک مزیت خواهد بود.
هم‌چنین اعتبار شرکت تولید‌کنندهٔ راهکار مدیریت فرایند‌های کسبوکار در ارائهٔ خدمات پشتیبانی به مشتریان باید به عنوان یکی از فاکتور‌های مهم تصمیم‌گیری در‌نظر گرفته شود. نرم‌افزار‌های BPMS به شکلی هستند که نه به طور کامل برای کابرانِ متخصصِ کسبوکار و نه کاملا برای متخصصان فناوری اطلاعات طراحی شده‌اند. به همین خاطر هر دو گروه نیاز به پشتیبانی و آموزش پیدا خواهند کرد. پس لازم است که بدانیم چه افرادی به صورت عمده از نرم‌افزار جدید قرار است استفاده کنند و اطمینان کسب کنیم که خدمات پشتیبانی به شکل شایسته‌ای از سوی ارائه‌دهندهٔ راهکار ارائه خواهد شد.
اگر نرم‌افزاری روی کاغذ خوب است ولی به نرخ بالای ریزش کاربر (Churn Rate) معروف است به این معنی است که کاربری آن ساده نیست. برای جلوگیری از مشکل خیلی دقیق مطالعات موردی و گزارش‌های مشتریان دیگر ارائه‌دهندگان راهکار‌ها را بخوانید.
اگر نرم‌افزاری روی کاغذ خوب است ولی به نرخ بالای ریزش کاربر (Churn Rate) معروف است به این معنی است که کاربری آن ساده نیست. برای جلوگیری از مشکل خیلی دقیق مطالعات موردی و گزارش‌های مشتریان دیگر ارائه‌دهندگان راهکار‌ها را بخوانید.
بیشتر بخوانید: خرید یا نخریدن BPMS
۵. میزان موفقیت را با اعداد بسنجید نه با احساس‌تان
پیش از آن‌که محصول به صورت کامل استقرار یابد میزان موفقیت آن باید قاعدتاً با شاخص‌های کمی تعریف شود. عبارت‌های کمی فرصت‌های زیادی برای بحث و بررسی به وجود خواهد آورد و این می‌تواند شما را بیشتر به سمت محصولی سوق دهد که به جای تحمیل هزینه‌های اضافی برای شما افزایش درآمد به همراه داشته باشد. شاخص‌ها و اهدافی محاسبه‌پذیر را با حدی از خطا تعیین کنید و هم‌چنین تاخیر ناشی از زمان رسیدن به انطباق و پیاده‌سازی نسبتاً ایده‌آل را هم در نظر بگیرد.
یکی از سنجه‌های خوبی که باید در نظر داشته باشید سنجهٔ «مدت زمان طی شده برای اتمام فرایند» است. به وسیلهٔ این سنجه، میزان تکمیل هر فرایند پیش از استقرار راهکار جدید را با عدد این شاخص پس از استقرار و انطباق کامل آن در سازمان مقایسه کنید.
۶. در جلسات دمو با سوال‌های از قبل آماده شده بازیگری فعال باشید
جلسهٔ دمو و آماده کردن پرسش‌های لازم برای این جلسه یکی از مهم‌ترین گام‌ها در انتخاب یک نرم‌افزار مناسبِ مدیریت فرایند‌های کسبوکار است. در طول مدت زمان جلسهٔ دمو است که متوجه می‌شوید محصول چه ظرفیتی برای انجام کارها دارد و احساس می‌کنید این راهکار انتخاب درست یا نادرستی برای کسبوکار شما است.
سوالاتی که در جلسهٔ دمو باید از ارائه‌دهنده بپرسید چنین مواردی است:
- محصول شما چه کمکی به حل مشکل سازمان ما می‌کند؟ در چند کلمه مهم‌ترین مشکل یا مشکلات خود را توضیح دهید و سپس اجازه دهید ارائه‌دهنده نشان دهد که آیا محصولش می‌تواند پاسخ‌گوی مشکل شما باشد یا خیر.
- آیا ویژگی مشخص و متمایزی دارید که به حل این مشکل مهم کسبوکار من کمک کند؟ این سوال کمک می‌کند تا شما وارد بحث قابلیت‌ها و ویژگی‌های کلیدی محصول شوید.
- آیا محصول شما بهترین راهکار برای حل مشکل من است؟ بیشتر ارائه‌دهندگان پاسخ‌شان بله است ولی این سوال باعث گسترده شدن بحث و خلق فرصت برای بروز ایده‌های شما خواهد شد.
- آیا مشتری مشابهی در صنعت من یا مورد مشابهی با مشکل کسبوکار من داشته‌اید؟ در بهترین سناریوی ممکن این است که ارائه‌دهندهٔ راهکار بازیگری مهم، در صنعتی که شما در آن فعالیت دارید، باشد و یا این که آن‌ها مشکل مشابهی را در صنعت دیگری غیر از صنعت شما حل کرده باشند.
داشتن یک لیست از سوالات از قبل آماده شده هم‌چنین می‌تواند روش خوبی برای نمایش این موضوع به ارائه‌دهندگان باشد که دوست دارید در جلسه بر روی چه چیزی تمرکز شود.
نتیجه‌گیری
انتخاب یک نرم‌افزار BPMS که کاملاً مناسبِ کسبوکار شما باشد، اقدامی است که نیاز به برنامه‌ریزی‌های زیاد و دوراندیشی دارد. به هرحال، کم‌ترین دستاورد عمل به شش توصیهٔ بالا آمادگی بیشتر برای اقدام نهایی و کمک به تصمیم‌گیری شما است.
