۶ مشکل کسبوکارها که نرم‌افزار BPMS قادر به حـل کردن آن‌ها است
۱. عدم ثبات در اجرای فرایندهای کــسب‌و‌کار
مـــشکل: وجود فرایندهای قوی بدون ثبات در اجرا، معنای چندانی برای کسب‌و‌کار ندارد؛ زیرا بدون ثبات، تشخیص چگونگی و محل بهبود برای یک سازمان دشوار خواهد بود.
راه‌حل BPMS: از فرایندهای درگیر‌کنندهٔ کل سازمان تا فرایند‌هایی خاص برای گروهی از کارکنان را می‌توان با BPMS پیاده‌سازی و راهنمایی مشخص برای آن‌چه که کارکنان باید روزانه انجام دهند فراهم کرد. علاوه بر این، BPMS به سازمان این امکان را می‌دهد تا میزان پایبندی به فرایندها را به خوبی پایش و ارزیابی کند.
۲. ضعف در ارتباط و همکاری‌ها پیرامون فرایندها
مـــشکل: ارتباطات ضعیف برای سازمان هزینه‌زا است. بر اساس گزارش هولمز ریپورت چهار شرکت در ایالات متحده و انگلیس تنها در یک سال حدود ۳۷ میلیارد دلار به دلیل شیوه‌های ارتباطی ضعیف از دست داده‌اند. اگر خط ارتباطی مشخصی بین کارکنان وجود نداشته باشد، عملکرد تیم‌ها ممکن است به اندازهٔ بی‌ثباتی در فرایندهای کسب‌و‌کار ناکارآمد باشد.
راه‌حل BPMS: از طریق برچسب‌گذاری، ارسال نظر، پیام‌رسانی و سایر ابزارهای ارتباطاتی تعبیه شده در BPMSها کارمندان امکان برقراری ارتباط بهتر حول محور فرایندها را خواهند داشت و این امر احتمال تطابق اقدامات با فرایندهای مستقر را بیشتر می‌کند.
۳. ضعف در مدیریت پـــــــروژه
مـــشکل: تفسیر شخصی هر مدیر پروژه از فرایندهای کسب‌و‌کار یکی از چالش‌های عمدهٔ سازمان‌های پروژه‌محور است. در گزارش گروه کپترا ۸۰٪ از مدیران پروژه در «نحوهٔ مطابقت پروژه‌های خود با استراتژی کسب‌و‌کار» ابهام داشتند. ارتباط نامشخص بین اجرای پروژه‌ها و استراتژی کسب‌و‌کار منجر به ضعف در مدیریت پروژه شده و احتمال شکست پروژه را افزایش می‌دهد.
راه‌حل BPMS: با BPMS و اجرای یکپارچهٔ فرایندهای کسب‌و‌کار می‌توان فاصله بین استراتژی‌های کسب‌و‌کار و پروژه‌ها را از بین برد و ارزیابی هماهنگی این دو را ساده‌تر کرد. هم‌چنین مدیر پروژه هم به درک بهتری از جایگاه دیگر اعضای تیم در قیف فرایندهای کسب‌و‌کار می‌رسد.
۴. احتمال بروز خطاهای انـــــسانی
مـــشکل: خطاهای انسانی در سازمان‌ها به احتمال زیاد منجر به تولید داده‌های بد خواهد شد. مشکلی که بر اساس گزارش هاروارد بیزینس ریویو به طور متوسط سالانه ۳ میلیارد دلار برای شرکت‌های آمریکایی هزینه می‌تراشد.
راه‌حل BPMS: وقتی آدم‌ها ریشه یک مشکل مبتنی بر فرایند هستند، در صورت امکان بهتر است عامل انسانی را از فرایند خارج کنید و در عوض به BPMS اجازه دهید تا فرایندهای پر‌خطا را به صورت خودکار انجام دهد. با این کار علاوه بر کاهش احتمال خلق داده‌های بد، به کارمندان خود فرصت بیشتری می‌دهید تا بر روی وظایفی مهم‌تر، که فقط انسان‌ها از عهدهٔ آن‌ها برمی‌آیند، متمرکز شوند.
۵. تحلیل‌های نادرست در خصوص فرایندهای کسب‌و‌کار
مـــشکل: آدم‌ها علاوه بر خطا در تولید داده‌های نادرست، استعداد ویژه‌ای هم در نتیجه‌گیری‌ها و تحلیل‌های اشتباه دارند. این اشتباهات در بهبود فرایندهای سازمان مشکل‌ساز خواهد بود؛ چون تحلیل‌های نادرست باعث اعمال تغییرات اشتباه در فرایندهای کسب‌و‌کار می‌شوند.
راه‌حل BPMS: با ترکیب امکاناتی چون ابزارهای تحلیلی، گزارش‌ساز‌ها و داشبورد‌ها در BPMSها با شاخص‌های کلیدی عملکرد، و سنجش و تجزیه‌و‌تحلیل آن‌ها، می‌توان بینش‌هایی حساب‌شده برای روبرو شدن با سناریو‌های پیچیدهٔ کسب‌و‌کار فراهم ساخت.
۶. از دست دادن درآمد بر اثر فرایندهای نـــاکارآمد
مـــشکل: قابل‌توجه‌ترین مشکلی که برای کسبوکارها از ناحیهٔ فرایندها به وجود می‌آید، از دست دادن درآمد به دلیل وجود فرایندهای ضعیف است. بر اساس گزارش SMB CEO فرایندهای ناکارآمد به طور متوسط باعث از دست رفتن ۲۰ تا ۳۰ درصد درآمد کسبوکارها می‌شود.
راه‌حل BPMS: مطمئناً خرید و استقرار BPMS هم شامل هزینه می‌شود؛ اما خیلی اوقات استفاده از این ابزار برای دیجیتالی‌سازی یا بهبود فرایندهای موجودِ کسب‌و‌کار باعث خلق ارزش برای سازمان خواهد شد. اگر هزینهٔ نرم‌افزار BPMS کمتر از مبلغی که شما از طریق فرایندهای ناکارآمد از دست می‌دهید باشد سرمایه‌گذاری روی آن ارزشمند خواهد بود.
