گزارش پانوراما از وضعیت ERP‌ها در سال ۲۰۱۸

پانوراما، شرکتی فعال در ارایه مشاوره‌های حرفه‌ای در خصوص ERP‌ها است. پانوراما بیشتر به شرکت‌ها و سازمان‌های متوسط در شمال آمریکا و اروپا خدمات ارائه می‌دهد. پانوراما که در سال ۲۰۰۵ تاسیس شده است هر ساله با طراحی پرسشنامه‌هایی و توزیع آن‌ها میان بهره‌برداران جدید ‌ERP‌ها گزارش جامعی از وضعیت ERP‌ها ارائه می‌دهد.

گزارش سال ۲۰۱۸ پانوراما با در نظر گرفتن ۲۳۷ مورد از پاسخ‌های صحت سنجی شده، تهیه شده است. از میان مشارکت‌کنندگان در تحقیق ۹۱ درصد در آمریکای شمالی، ۷ درصد در اروپا و ۲ درصد در آسیا قرار دارند.

پاسخ‌های تعدادی از شرکت‌کنندگان در این پایش به دلایل زیر در گزارش استفاده نشده است:

• ۱. آی‌پی‌های مشابه و تکراری
• ۲. مکان‌های تکراری
•  ۳. آدرس‌های ایمیلی که چند بار پاسخ داده بودند
• ۴. پاسخ‌های جابه‌جا یا غیر‌معمول
• ۵. ارائه پاسخ در کم‌تر از دو دقیقه
• ۶. سرمایه‌گذاری روی پروژه ERP کمتر از ۱۰۰ هزار دلار بوده است

---

سهم صنایع مختلف در گزارش

به شکل تاریخی درصد قابل‌توجهی از شرکت‌کنندگان در تحقیقات را واحد‌های تولیدی و شرکت‌های توزیع تشکیل می‌دهند. این موضوع جای شگفتی ندارد چون اصولاً ERP‌ها اولین بار برای فرایند‌های واحد‌های تولیدی و زنجیرهٔ تامین طراحی شدند. با این حال امسال شاهد رشد سازمان‌های ارائه‌دهندهٔ خدمات حرفه‌ای در استقرار ERP بودیم. با حرکت تولید‌کنندگان ERP به سمت فناوری SaaS (Software as a Service) کم کم استفاده از ERP‌ها در میان صنایع دیگر هم در حال رواج یافتن است.

---

متوسط درآمد سالانه

اندازهٔ سازمان‌های شرکت‌داده شده در گزارش پانوراما در طیف گسترده‌ای قرار دارد. متوسط درآمد سالانه اکثر سازمان‌ها بین ۵۰ تا ۳۰۰ میلیون دلار است که این بازه نشان‌دهندهٔ سازمان‌های متوسط است.

اهداف استقرار ERP نزد سازمان‌ها با ابعاد و اندازه‌های مختلف کاملا متفاوت از هم است. شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ بیش‌تر تمایل به رویکرد‌های استراتژیک دارند و به دنبال راهکار‌های بسیار قدرتمندی هستند تا مقیاس و اندازهٔ سازمان آن‌ها را گسترش دهد. در عوض سازمان‌های کوچک‌تر بیش‌تر رویکرد تاکتیکی دارند و معمولاً از استقرار ERP به دنبال بهبود عملکرد در فرایند‌های اصلی خود مانند فرایند‌های تولید و زنجیرهٔ تامین هستند.

متوسط درآمد سالانهٔ همهٔ سازمان‌های آمده در گزارش امسال، ۴۳۹ میلیون دلار است.

---

نسبت هزینهٔ ERP به درآمد سالانه

نمودار بالا نشان‌دهندهٔ این موضوع است که سازمان‌ها چند درصد از درآمد سالانهٔ خود را صرف ERP می‌کنند.

 ۸۴ درصدِ پاسخ‌دهندگان کم‌تر از ۲ درصد درآمد سالانهٔ خود را صرف ERP کرده‌اند. به طور کلی بسته به نوع ERP و شکل استقرار آن، توجه به «مدیریت فرایند کسب‌و‌کار  یا BPM» و «مدیریت تغییرات سازمانی یا OCM»، نسبت هزینه‌های ERP به درآمد سالانه بیش‌تر از ۴ درصد نخواهد شد.

آنچه هنگام بودجه‌بندی استقرار ERP مهم است، این است که علاوه بر هزینهٔ لایسنس نرم‌افزار و خدمات پس از فروش، همهٔ هزینه‌های استقرار را در نظر بگیریم. یکی از مواردی که باید در بودجه‌بندی دیده شود هزینه‌های داخل سازمانی مانند زمان صرف شده بر روی پروژه توسط کارکنان است.

---

 تولید‌کنندگان منتخب ERP

اوراکل، SAP و Sage تولید‌کنندگان منتخب ERP در میان شرکت‌کنندگان در گزارش ۲۰۱۸ هستند. با توجه به طیف وسیع پاسخ‌دهندگان این اطلاعات نشان می‌دهد که سازمان‌ها و شرکت‌ها نسبت به تولید‌کنندهٔ خاصی تعصب ندارند.

 

---

انواع ERP

در گزارش امسال روند صعودی قابل ملاحظه‌ای در انتخاب راهکار‌های ابری و SaaS در میان پاسخ‌دهندگان دیده می‌شود. این روند صعودی نسبت به اولین گزارش پانوراما رشدی ۳۷ درصدی را نشان می‌دهد. البته با توجه به تحول فناوری و تلاش‌ تولید کنندگان ERP به ترغیب سازمان‌ها برای مهاجرت به نسل ابری ERP‌ها، مشاهدهٔ چنین رشدی غافلگیر کننده نیست.

در گزارش امسال استفاده از ERP‌های درون سازمانی یا on-premises نسبت به سال گذشته با کاهش ۵۲ درصدی روبرو بوده و در عوض استفاده از راهکار ابری ۱۵ درصد و راهکار‌های SaaS هم ۳۷ درصد رشد داشته‌اند.

---

دلایل استقرار ERP

با توجه به هزینه‌های بالای استقرار ERP چه انگیزه‌ای سازمان‌ها را به سمت استقرار یک سیستم ERP می‌کشاند؟ آیا نرخ بازگشت سرمایه ((ROI، نقش مهمی در این تصمیم دارد؟ یک سازمان چگونه راجع به استقرار یک ERP تصمیم می‌گیرد؟

جواب اغلب پاسخ‌دهندگان در گزارش امسال «بهبود عملکرد کسب‌و‌کار» است. بسیاری از آنها نیز باور داشتند که با ERP، سازمان خود را به مسیر رشد هدایت می‌کنند، هزینه‌های سرمایهٔ در گردش را کاهش می‌دهند و به مشتریان خود بهتر خدمت‌رسانی می‌کنند.

امسال در مقایسه با گزارش سال ۲۰۱۷ تاکید کمتری روی «آسان‌تر کردن وظایف برای نیرو‌ها» و «جایگزینی با سیستم‌های قبلی» در ارائه دلایل دیده می‌شود.

«بهبود عملکرد کسب‌و‌کار» مهم‌ترین دلیل استقرار ERP در گزارش امسال پانوراما است.

---

شخصی‌سازی ERP توسط بهره‌برداران

در مقایسه میانگین داده‌های گزارش ۲۰۱۷ با گزارش امسال، رشدی ۱۱ درصدی در شخصی‌سازی ERP‌های به کار گرفته شده دیده می‌شود. متوسط سطح شخصی‌سازی سال گذشته ۱۶ درصد بوده در حالی که امسال این عدد به ۲۷ درصد رسیده است.

سفارشی‌سازی برای افزودن ویژگی‌هایی که سیستم ERP در ابتدا از آن پشتیبانی نمی‌کند و نیاز به کدنویسی دارد. این کدنویسی در به‌روزرسانی‌های سیستم چالش‌برانگیز خواهد بود و خیلی از آن‌ها بعد از به‌روزرسانی سیستم نیاز به بررسی دوباره و گذراندن مجدد تست‌ها دارند. با این وجود برخی مواقع برای ایجاد ویژگی‌هایی که باعث ایجاد مزیت رقابتی می‌شود و یا به جهت بهبود  بهره‌وری، شخصی‌سازی ERP اجتناب‌ناپذیر است.

موضوع شخصی‌سازی یک چالش دائمی برای پاسخ به این پرسش است: آیا فرایند‌های کسب‌و‌کار خود را با ERP هماهنگ کنیم و یا ERP را با فرایند‌های خود تطبیق دهیم. هنگام تصمیم‌گیری مهم است که از خود بپرسیم این تغییرات چگونه با استراتژی‌های کسب و کار و فناوری اطلاعات سازمان هماهنگ می‌شوند.

به دلیل مقاومت معمول نسبت به تغییر فرایند‌های کسب و کار، شخصی‌سازی ERP می‌تواند یک دام باشد. از سوی دیگر شناخت این موضوع که در خلال طراحی و پس از استقرار ERP چه ویژگی‌هایی به حفظ مزیت رقابتی می‌انجامد نیز در تصمیم‌گیری در مورد شخصی‌سازی ERP مهم است.

در نمودار مشخص است که همهٔ شرکت‌ها به میزان مختلف به شخصی‌سازی و تغییرات در ERP دست می‌زنند؛ هر چند این رقم در سال جاری به شکل غافل‌گیر‌کننده‌ای بالا است. معمولاً پیچیدگی فرایند‌ها، ایجاد مزیت‌های رقابتی و اندازهٔ سازمان از دلایل عمدهٔ اعمال شخصی‌سازی در ERP‌ها است. میزان شخصی‌سازی بسیار وابسته به اندازهٔ سازمان‌ها و شرکت‌ها است؛ سازمان‌های بزرگ به صورت معمول برای حفظ مزیت‌های رقابتی شخصی‌سازی‌های بیشتری را اعمال می‌کنند.

---

مدیریت تغییرات سازمانی (OCM)

«مدیریت تغییرات سازمانی» یا OCM شامل فعالیت‌های مختلفی است که در چرخهٔ عمر پروژه اجرا می‌شوند. هدف از «مدیریت تغییرات سازمانی» ایجاد انگیزه برای پذیرش تغییرات، آماده کردن کاربر‌ها برای تغییرات و کاهش اختلالات احتمالی است.

 

در گزارش امسال اکثر سازمان‌ها ۳ تا ۵ نفر از کارکنان خود را به صورت تمام وقت و انحصاری به پروژهٔ استقرار، اختصاص داده‌اند.

تعداد نیروهای به کارگرفته شده در پروژه و مهارت‌های آن‌ها تاثیر بسزایی در میزان موفقیت استقرار ERP دارد. این نیروها باید درک مناسب و مسئولیت‌پذیری بالایی نسبت به موضوع «مدیریت تغییرات سازمانی» داشته باشند.

در طول اجرای پروژهٔ استقرار به نیروهایی با مهارت‌های مختلف نیاز است که هر یک از آن‌ها نسبت به وظیفه‌ای متعهد است. مدیران پروژه معمولاً با انجام مواردی مثل جمع‌آوری نیازمندی‌ها، طراحی سیستم، تست، کانورت داده‌ها و اجرای فعالیت‌های آموزشی بیش از دیگران با پروژه درگیر می‌شوند.

گزارش امسال کاهش ۱۱ درصدی در میزان توجه به مدیریت تغییرات متوسط و گسترده را در میان سازمان‌های مختلف نشان می‌دهد. ۲۷ درصد پاسخ‌دهندگان هم گفته‌اند اصلاً به مدیریت تغییرات اهمیتی نمی‌دهند یا بسیار کم به آن توجه می‌کنند.

---

بهبود فرایند کسب‌و‌کار

۹۵ درصد بهره‌برداران ERP، فرایند‌های کسب‌و‌کار خود را بهبود می‌دهند. نکتهٔ مهمی که هنگام تصمیم‌گیری در مورد تهیهٔ ERP باید مورد توجه قرار داد این است که فناوری و  فرایند‌ها مدام در حال تغییر هستند. مدیریت این تغییرات را باید از همان مراحل اولیهٔ طراحی  ERP در پیش‌بینی‌های خود راجع به آیندهٔ سیستم و فرایند در نظر گرفت.

 

---

بودجهٔ پروژه

در گزارش امسال درصد قابل توجهی از سازمان‌ها (۶۴ درصد) بیش‌تر از بودجهٔ در نظرگرفته شده برای استقرار ERP‌ هزینه کرده‌اند؛ که این رقم نسبت به ۷۴ درصد گزارش سال قبل پیشرفت قابل ملاحظه‌ای را نشان می‌دهد. در گزارش امسال در مورد میزان رضایت از هزینهٔ صورت گرفته در پروژهٔ ERP نیز نظرسنجی شده است.

 

---

انحراف از بودجه

وقتی هزینهٔ پروژه از بودجهٔ در نظر گرفته شده برای آن بیشتر می‌شود معمولا یک دلیل مشخص ندارد و مجموعه‌ای از دلایل این شرایط را به وجود می‌آورند. در گزارش پانوراما از سازمان‌ها خواسته شده که هر تعداد از دلایلی که فکر می‌کنند موجب انحراف از بودجهٔ آن‌ها شده است را انتخاب کنند. همهٔ سازمان‌ها بیش از یک دلیل را انتخاب کرده‌اند.

در گزارش ۲۰۱۷ سه دلیل عمدهٔ «مشکلات غیرمنتظرهٔ فنی و سازمانی»، «غیرواقع‌بینانه بودن بودجه» و «نیازمندی‌های فناورانهٔ اضافی» از دلایل عمدهٔ انحراف از بودجه ذکر شده بودند که در گزارش امسال هم همین سه علت بیشترین درصد را به خود اختصاص داده‌اند.

فهم و بودجه‌بندی مناسب برای مجموع هزینه‌های مالکیت در استقرار ERP یک دام معمول در انحراف از بودجه است. ارزیابی صحیح از سیستم‌های بالقوه قبل از انتخاب راهکار ERP در ایجاد محدودهٔ دقیق‌تر پروژه به ما کمک خواهد کرد. این موضوع می‌تواند شامل درنظر داشتن میزان شخصی‌سازی‌ها، هزینه‌های یکپارچه‌سازی، مدیریت فرایند کسب‌و‌کار یا BPM و مدیریت تغییرات سازمانی یا OCM و هم‌چنین هر نوع نیاز به ارتقای سخت‌افزار‌ها و نیاز به خرید از شرکت‌های ثالث باشد.

 

سه دلیل عمدهٔ انحراف از بودجه: ۱. «مشکلات غیرمنتظرهٔ فنی و سازمانی» ۲. «غیرواقع‌بینانه بودن بودجه» ۳. «نیازمندی‌های فناورانهٔ اضافی»

سازمان‌های بزرگ با فرایند‌های پیچیده‌ نیاز به ERP‌های بزرگ‌تر و پیچیده‌تر دارند. هر نوع سازمانی نیاز به همهٔ ویژگی‌های دیده شده در ERP های بزرگ را ندارد. رویکرد واقع‌بینانه به یک راهکار عملیاتی ERP که به اندازهٔ کافی مقیاس‌پذیر و منعطف و با استراتژی‌های کلی سازمان و استراتژی‌های فناوری اطلاعات سازمان سازگار باشد؛ می‌تواند سازمان را در مسیر رشد هدایت کرده و از انحراف بودجهٔ پروژه استقرار ERP جلوگیری کند. 

 

---

انحراف از برنامهٔ زمانی

گزارش امسال نشان می‌دهد که ۷۹ درصد پاسخ‌دهدگان زمانی بیش از زمان‌بندی خود برای پروژهٔ استقرار ERP صرف کرده‌اند. این رقم در گزارش سال گذشته ۵۹ درصد بوده است.

مشکلات سازمانی، زمان‌بندی غیرواقع‌بینانه و بزرگ‌تر شدن پروژه از دلایل عمدهٔ تخطی از زمان‌بندی اجرای پروزه میان پاسخ‌دهندگان است. نکتهٔ جالب این جا است که در گزارش‌های دو سال گذشته هم همین دلایل کم و بیش جزء عوامل اصلی بروز انحراف از زمان بندی بودند. امسال متوسط زمان استقرار ۱۷.۴ ماه بوده است. این رقم در سال گذشته ۱۶.۹ ماه را نشان می‌دهد.

 

---

دورهٔ بازگشت هزینه

امسال ۵۰ درصد از سازمان‌ها طی ۳ سال هزینه‌های استقرار ERP‌ را جبران کرده‌اند. رشدی ۳۱ درصدی نسبت به گزارش سال ۲۰۱۷ که در آن تنها ۱۹ درصد از سازمان‌ها در این مدت هزینه‌های خود را جبران کرده بودند.

البته در گزارش سال گذشته ۱۵ درصد سازمان‌ها در عرض یک سال هزینه‌های استقرار ERP را جبران کرده بودند که امسال فقط ۴ درصد از پاسخ‌دهندگان موفق به این امر شده‌اند.

 

---

اختلال عملیاتی

۶۶ درصد از پاسخ‌دهدگان در خلال استقرار ERP جدید دچار اختلال عملیاتی شدند که این عدد رشدی ۱۰ درصدی را نسبت به گزارش ۲۰۱۷ نشان می‌دهد.

۴۶ درصد پاسخ‌دهندگان بعد از ۱ الی ۲ ماه اختلال عملیاتی‌شان پایان یافته است. تنها ۹ درصد سازمان‌ها بیش‌تر از ۳ ماه اختلال را تجربه کرده‌اند.

 

---

دستاورد‌ها

در گزارش امسال هیچ سازمانی گزارش نداده است که هیچ دستاورد و مزیتی به واسطهٔ استقرار ERP نصیبش نشده است. بخش اعظمی از پاسخ‌ها تحقق مزایای پیش‌بینی شده از استقرار ERP را بین ۳۰ تا ۸۰ درصد دانسته‌اند.

امسال اکثر پاسخ‌دهندگان تحقق مزایا و دستاورد‌های پیش‌بینی شده را ۱۳ تا ۱۸ ماه بعد از راه‌اندازی ERP جدید دانسته‌اند که به نسبت گزارش ۲۰۱۷ یک تغییر عمده را نشان می‌دهد. در سال ۲۰۱۷ حدود ۴۸ درصد سازمان‌ها در کم‌تر از ۶ ماه به مزایای مورد انتظار خود رسیده بودند.

---

انواع مزایا و دستاورد‌ها

بسیاری از سازمان‌ها دستاورد‌ها و مزایای مورد انتظار خود را در خلال استقرار ERP  یا پس از راه‌اندازی آن مستند می‌کنند. مستند‌سازی مزایا و دستاورد‌های مورد انتظار نه تنها از سندروم انتظارات نابه‌جا (Scoop Creep) جلوگیری می‌کند که معیاری برای اندازه‌گیری موفقیت پروژه تعریف کرده و باعث اولویت‌بندی مشکلات بالقوه و داشتن فرصت برای بهبود سیستم خواهد شد.

در مقایسه با سال گذشته سازمان‌ها بیشتر بر دستاورد «دسترسی به اطلاعات» تاکید و کمتر به «کاهش دوباره‌کاری‌ها» اشاره کرده‌اند.

---

خروجی استقرار

در این بخش، از مشارکت‌کنندگان سوال شده است که خروجی استقرار ERP‌ در سازمان‌ آن‌ها کدام‌یک از موارد «پیروزی»، «شکست» و یا «نمی‌دانم» بوده است. ذکر این نکته مهم است که بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها تعریف دقیقی از موفقیت ندارند و به همین دلیل درصد قابل توجهی پاسخ «نمی‌دانم» را برگزیده‌اند.

۴۲ درصد پاسخ‌دهندگان به موفقیت استقرار ERP‌ اشاره کرده‌اند. این رقم در گزارش سال قبل ۸۲ درصد بوده که یک سقوط را در گزارش امسال نشان می‌دهد.

تعریف معیار‌های کمی برای اندازه‌گیری موفقیت پیش از آغاز پروژه باعث تمرکز تیم پروژه، قابل مشاهده‌کردن پیشرفت پروژه و تسهیل اقدامات اصلاحی خواهد شد.  

ارزیابی پروژه به صورت منظم به تیم پروژه در شناسایی مشکلات کمک کرده و تیم را قادر می‌سازد تا خطرات بالقوه ناشی از این مشکلات را کاهش دهد.

چند نمونه برای معیار‌های موفقیت پروژه به قرار زیر است:

• شاخص‌های کلیدی عملکرد
• پذیرش از سوی کاربران
• واقعیت پروژه در مقابل بودجه و زمان

تعریف چین معیار‌هایی سازمان را قادر به تعیین توانایی‌های خود برای رسیدن به  موفقیت‌های کلی پروژه می‌کند.

---

میزان رضایت از تولید‌کنندهٔ ERP و نرم‌افزار

 ۶۸ درصد پاسخ‌دهندگان از تجربهٔ همکاری با تولید‌کنندهٔ ERP «کاملا راضی» یا «راضی» بوده‌اند. این در حالی است که ۲۲ درصد سازمان‌ها از همکاری با تولید‌کنندهٔ ERP‌ «ناراضی» بوده‌اند و تنها ۱ درصد پاسخ‌دهندگان از این همکاری اعلام «نارضایتی کامل» کرده‌اند.  

---

خلاصه گزارش به تفکیک سال