همانطور که می‌دانیم، در پروژه‌های استقرار فرایندهای کسب و کار – BPM ـ یا هر پروژه مشابه دیگری اگر گام‌ها و مراحل مناسبی طی نشود، موجب ناکام ماندن پروژه می‌شود. هر چند سازماندهی پروژهٔ استقرار و پیاده‌سازی BPM قابل مقایسه با استقرار بسیاری از نرم‌افزار‌های دیگر است اما قطعا استقرار فرایندهای کسب و کار بر بستر BPMS و استقرار این فرایندها در سازمان مشمول رعایت نکات و موارد خاص خود است.

استقرار و پیاده‌سازی BPM تنها در صورتی می‌تواند موفق باشد که از متدلوژی درستی تبعیت کند. متدلوژی پروژه‌هایی که استقرار موفقی داشته‌اند معمولا اشتراکات زیادی دارند. برخی از مهم‌ترین اشتراکات در ادامه ذکر شده است:

۱. ایجاد مرکز تعالی BPM با هدایت کسی که روحیهٔ جنگجویی داشته باشد. تیم کامل پروژه باید متشکل از هر دو تخصص مدیریت کسب‌و‌کار و مدیریت فناوری اطلاعات باشد.

روحیه جنگجویی رهبر تیم استقرار فرایندهای کسب و کار BPMS در ساخت یک مرکز تعالی و برقراری ارتباط میان متخصصان کسب‌و‌کار و فناوری اطلاعات بسیار موثر است.

رهبر این مرکز تعالی باید به مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار اعتقاد داشته باشد و هر دو جنبهٔ کسب‌و‌کار و فناوری اطلاعاتِ پروژه را خوب درک کند و در میانجیگری بین این دو جنبه از کار مهارت داشته باشد. از آنجا که متخصصان فناوری اطلاعات و کسب و کار اغلب زبانی غیرمشترک دارند، مهم است که فردی در تیم این شکاف ارتباطاتی را در تمام مدت پروژه مرتفع سازد.

۲. در اولین پروژه خود از خدمات حرفه‌ای برون سازمانی استفاده کنید. با این کار اطمینان حاصل خواهد شد که استقرار اولیه درست بوده و انتقال دانش بین مشاوران و اعضای تیم انجام شده است. پس از استقرار اولین فرایند، شروع به کاهش وابستگی به مشاوران برون سازمانی کرده و به مرور سطح اخذ خدمات از آن‌ها تنها به موراد حیاتی پروژه محدود شود. البته اگر قرار است سازمان شما یک مجموعه چابک با تعداد نیروی انسانی کم باشد می‌توان با کمی ارفاق به ایجاد توان تغییرپذیری فرایندهای پیاده‌سازی شده نیز بسنده کرد. میزان توان زمانی و فنی تیم شما در این تصمیم‌گیری اهمیت بسزایی دارد.

۳. منابع کافی برای حصول موفقیت را فراهم کنید: فناوری‌ها و تجهیزات مورد نیاز، زمان لازم و بودجه مناسب. هیچ پروژه‌ای بدون تخصیص و تامین مناسب و به موقع منابع مورد نیاز موفق نخواهد شد. مطمئن باشید موفقیت هرگز اتفاقی نیست. اولین فناوری و تجهیز ضروری در این مسیر نرم افزار BPMS ایست که قرار است بستر پیاده‌سازی،استقرار و بهره‌برداری فرایندهای سازمان باشد. توان، امکانات و توانایی‌های این ابزار و تیم ارایه دهنده آن از مهمترین عوامل موفقیت پروژه اتوماسیون فرایندهای کسب و کار است.

۴. برای مدیریت مستندات پروژه برنامه‌ریزی کنید. مطمئن شوید که اعضای تیم پروژه قبل از شروع پروژه، همه جنبه‌های پروژه را بررسی کرده و به خوبی درک کرده باشند.

۵. پافشاری بر مستندسازی فنی و با کیفیت از سوی تیم توسعه: شامل مستندسازی زمان و منابع در بودجه.

یکپارچه‌سازی فرایندهای مکانیزه شده بر بستر BPMS با سامانه‌های نرم‌افزاری قدیمی مورد استفاده در سازمان را ساده نگرفته و در مورد آن بررسی‌های لازم را انجام داده و زمان و بوجه کافی را برای آن در نظر بگیرید.

همچنین در طول پروژه استقرار فرایندهای کسب و کار اطلاعات مربوط به تحلیل و طراحی فرایندها و نکات ضروری برای موارد رجوع بعدی را بخوبی دسته بندی کرده و نگهداری نمایید. معمولا اهمیت این مستندات بعد از خاتمه فاز پیاده‌سازی و استقرار فرایندها و در مرحله نگهداشت مشخص خواهد شد. زمانی که واقع درک ارزش مستندسازی بسیار دیر است.

۶. برنامه‌ای برای مدیریت تحول سازمان، به منظور اعمال تغییرات در نیازهای اساسی یا مشخصات پروژه تهیه کنید. در پروژه BPM فقط به اتوماسیون فرایندهای وضع موجود فکر نکنید. خودکارسازی فرایندهای غلط بهترین راه نیست.

۷. مراقب باشید که دچار «خزش محدوده» که به سندروم سینک آشپزخانه نیز معروف است، نشوید. این سندروم زمانی رخ می‌دهد که دامنه و محدودهٔ پروژه به درستی تعریف نشده باشد و مدام به تعهدات و کارهای اجرایی پروژه افزوده گردد.

درست تعیین نکردن محدودهٔ پروژه باعث افزوده شدن هر روزهٔ تعهدات تیم استقرار خواهد شد

۸. اقدامات لازم برای ارائهٔ آموزش‌های مناسب به تیم استقرار را انجام دهید.

توجه داشته باشید که هیچ کدام از موارد بالا، مواردی فنی نیستند و عمدتاً بر برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه تکیه دارند. اگر تیم درون سازمانی مناسب، بودجه‌ای خوب، برنامهٔ مستندشده‌ای محکم، اتاق فکری برای مدیریت تحول، ارتباطاتی بدون محدودیت، و عملکرد نظارتی درستی دارید، بدانید که در مسیر مناسبی در استقرار فرایندهای کسب و کار قرار گرفته‌اید. گر چه همیشه امکان استفاده از تجربیات موفق در تمام پروژه‌ها میسر نیست، اما زمانیکه بهترین شیوه‌ها و تجربیات موفق را بشناسید، به احتمال زیاد نتایجی قابل توجه و چشمگیر برای سازمان خود به ارمغان خواهید آورد.