در این مطلب به برخی از تهدیداتی پرداخته شده است که در خلال رویکرد مدیریت فرایندی می‌تواند گریبان سازمان را گرفته و منجر به ناپایداری فرایندها و شکست اجتناب ناپذیر ایده مدیریت فرایند فعالانه و بهبود فرایندها گردد.

در قسمت اول به ۳ اتفاقی اشاره می‌شود که خیلی از مواقع هنگام طراحی و استقرار فرایند‌ها برای سازمان‌ها رخ می‌دهد و باعث می‌شود تا بکارگیری رویکرد مدیریت فرایندی به جای حل مشکل آن‌ها خود باعث بروز مشکلاتی دیگر شود. روش‌هایی که به جای ساده کردن امور باعث خلق پیچیدگی‌های بیشتر می‌گردند. علاوه بر ذکر این موارد پیشنهادهایی هم برای پیشگیری از این تهدیدات نیز ارایه شده است.

(مطالعه مقاله ۸ نکته مدیریتی برای موفقیت پروژه استقرار BPMS)

۱. جدایی استراتژیک

فرایندهای کسب و کاری که ما برای خلق ارزش نزد مشتریان سازمان ایجاد می‌کنیم، درست همان فرایند‌هایی هستند که استراتژی‌های سازمان ما را اجرا می‌کنند. بنابراین بایستی معماری فرایند به صورت مستقیم به استراتژی سازمان متصل باشد. ضایعه جدایی استراتژیک زمانی رخ می‌دهد، که خط اتصال روشنی میان ماموریت و چشم‌انداز سازمان (به عنوان دو مولفه کلیدی استراتژی سازمان) با فرایند‌های طراحی شدهٔ کسب‌و‌کار وجود نداشته باشد.

جدایی استراتژیک

جدایی استراتژیک زمانی رخ می‌دهد، که خط اتصال روشنی میان استراتژی سازمان با فرایند‌های طراحی شدهٔ کسب‌و‌کار وجود نداشته باشد.

اثرات ضایعه:

• هدر دادن تلاش‌هایی که برای توسعهٔ معماری فرایند‌ها صورت گرفته است

• از دست رفتن مجال برای نشان دادن ارتباط استراتژیک در رویکرد فرایندی

• از دست دادن تمرکز بر روی مسیر‌هایی که موجب خلق ارزش برای مشتری می‌شود

شیوهٔ مقابله:

• آغاز معماری فرایند با استراتژی سازمان (مثل چشم‌انداز، ماموریت و غیره): پیدا کردن گزاره ارزش به مشتریان و ترجمهٔ آن‌ها به فرایند‌های اصلی در بالاترین سطح و سپس تجزیهٔ آن به فرایند‌های کوچک‌تر تا سطحی که به آن نیاز است

• از آنجا که معماری و توسعهٔ فرایند‌ها از پایین به بالا منجر به تعیین استراتژی نمی‌شود پس نباید رویکرد مدیریت فرایندی را با مدل‌سازی فرایند‌های هر واحد سازمانی شروع کرد

۲. مدلسازی ضعیف

هزاران فرد در هزاران سازمان فرایند‌ها را مدل می‌کنند و میلیون‌ها کاربر از آن‌ فرایند‌های مدل شده استفاده می‌کنند. مدلسازی فرایند امری مهم، استراتژیک و گران است که بر کیفیت طیف وسیعی از خروجی‌های سازمان تاثیر دارد.

انجام درست مدلسازی فرایند، دارایی ارزشمندی برای سازمان محسوب می‌شود و انجام ضعیف مدلسازی فرایند که امری هزینه‌بر هم هست شکست فرایند را تسهیل نموده و موجب ضایع شدن منابع می‌شود. وقتی مدلسازی فرایند به شکلی ضعیف صورت گیرد، اطلاعات مهم در آن ثبت نمی‌شوند، مدل فرایندی دقیق یا کامل نیست و مالکان فرایند درک دستی از مدل‌های فرایندی و ارزش‌های استفاده از آن را نخواهند داشت و در نهایت پول خرج شده برای مدلسازی به هدر خواهد رفت. موضوع مشکل‌ساز‌تر این است که اگر در مدلسازی به شکل غیردقیقی اطلاعات ثبت شود به تصمیم‌گیری‌های اشتباه بر اساس این داده‌های غلط ختم خواهد شد.

(ویدیو‌های آموزشی BPMN – استاندارد مدلسازی فرایند – را ببینید)

اثرات ضایعه:

• هدر رفتن منابع در مدلسازی فرایند‌هایی که اثرگذاری درست و کاملی نخواهند داشت

• خلق تصمیم‌های ضعیف تحت تاثیر مدل‌های فرایندی ضعیف

شیوهٔ مقابله:

• داشتن درک درست از اهداف مدلسازی فرایند

• تلقی کردن هر مدل فرایند به عنوان یک دارایی ارزشمند برای سازمان و تصمیم‌گری و انجام امور بر اساس این نگرش

• خلق یک فرهنگ متعالی سازمانی در مدلسازی فرایند

۳. چمدان گمشده (استعاره از تمرکز بر روی فرایند‌های اشتباه)

فرایند پیدا کردن چمدان‌های گمشده فرایندی قابل توجه در صنعت هواپیمایی است. تنها در سال ۲۰۱۶ صنعت هواپیمایی آمریکا رقمی بالغ بر ۲.۱ میلیارد دلار را صرف فرایند پیدا کردن چمدان‌های گمشدهٔ مسافران کرده است.

مسافری گزارش گم شدن چمدان یا کیف خود را به شرکت هواپیمایی می‌دهد و سیستم این شرکت با طی نمودن فرایند رهگیری، چمدان را پیدا کرده و آن را به مسافر تحویل می‌دهد. کار به درستی انجام شده است اما در نهایت مسافر خواهد گفت که پرواز افتضاحی را به خاطر گم شدن چمدانش تجربه کرده است. مسافران ترجیح می‌دهند از شرکتی خرید کنند که به جای داشتن فرایندی دقیق برای پیدا کردن چمدان‌های گمشده، چمدانی در آن گم نشود.

سازمان‌ها اغلب مبالغ هنگفتی را بر بهبود فرایند‌های کاملا اشتباه سرمایه‌گذاری می‌کنند. فرایندهایی که ارایه دهنده عملکردی درست و دقیق برای حل مشکلاتی هستند که به دلیل خطاهای خود سازمان اتفاق افتاده است. بهبود فرایند پیدا کردن چمدان‌های گمشده بهترین شیوهٔ سرمایه‌گذاری نیست. بهتر است به دنبال درست کردن فرایندی شویم که باعث گم‌شدن چمدان‌ها می‌شود. مهم‌ترین بخش از حل یک مشکل این است که اطمینان کسب کنیم مشکل دوباره رخ نخواهد داد.

چمدان گمشده

سازمان‌ها اغلب مبالغ هنگفتی را بر بهبود فرایند‌های کاملا اشتباه (مانند فرایند یافتن چمدان‌های گمشده در فرودگاه) سرمایه‌گذاری می‌کنند.

اثرات ضایعه:

• هدر رفتن زمان و منابع برای حل یک مشکل تکراری

• از دست رفتن فرصت برای رفع دلیل رخ دادن مشکل

• تکرار فعالیت‌های غیر لازم برای کارکنان و تخریب روحیهٔ آن‌ها به دلیل حل نشدن ریشه‌ای مشکل

شیوهٔ مقابله:

• یافتن فرایندهایی شبیه فرایند پیداکردن چمدان گمشده در سازمان خود. فرایند‌هایی با ماهیت تصحیح‌گر که ضروری نیستند و یا در اکثر اوقات مورد استفاده قرار نمی‌گیرند

• پیدا کردن و حل ریشهٔ علل بروز هر مشکل


نظر بدهید

1500 کاراکتر باقیمانده

تعداد نظرات0