۴ پرسش کلیدی در تجزیه و تحلیل گلوگاه‌های فرایند
آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که چرا وقتی جاده تنگ می‌شود ترافیک درست می‌شود؟ پاسخ نسبتاً واضح است:
جاده باریک شده و ماشین های کمتری در عرض جاده می‌توانند حرکت کنند، بنابراین در این تنگنا صفی شکل می‌گیرد و هر راننده باید منتظر نوبت خود برای عبور از این فضای باریک باشد.
در این متن، سعی کنید به این سوال پاسخ دهید: گلوگاه سازمان یا شرکت شما چیست؟
گلوگاه سازمانی، محدودیتی در روند اجرای فرایند است که موجب انباشت کارهای در انتظار اجرا می‌شود.
فهرست مطالب
بیشتر بخوانید: گلوگاه کسب‌و‌کار و نحوهٔ روبرو شدن با آن
اکنون که می‌دانید گلوگاه‌های فرایند چه هستند، زمان آن است که بدانید چگونه این گلوگاه‌ها را تحلیل کرده و به دنبال یافتن راه حلی برای رفع این مشکلات ناخواسته باشیم.
برای انجام این کار، این چهار سوال را بپرسید تا نتیجه را بدست بیاورید:
سوال ۱: گلوگاه‌ها مانع چه چیزی در فرایندها می‌شوند؟
اولین چیزی که در طی تحلیل گلوگاه فرایندی باید به دنبال آن باشید، شناخت محدودیت‌های ایجاد شده در اجزای فرایند است.
به طور معمول، این محدودیت‌ها در سه مورد زیر پدیدار می‌شوند:
۱.اطلاعات: در طول یک فرایند، یک شخص یا یک سیستم برای تصمیم‌گیری یا یافتن راه درست انجام کارها نیازمند دریافت اطلاعات است. به عنوان مثال، یک mail server ضعیف، سرعت جریان اطلاعات در سازمان را کاهش می‌دهد.
۲. محصول: تولید یک محصول می‌تواند توسط چند عامل محدود شود که بعدا به آن‌ها خواهیم پرداخت.
۳. خدمات: در ارائه خدمات با محدودیت‌هایی روبرو هستیم و لازم است علت آن را کشف کنیم.
گلوگاه‌های فرایند معمولا مانعی بر سر راه اطلاعات، محصول و خدمات سازمان هستند
اکنون که می‌دانیم در فرایند خود گلوگاهی داریم، سه سوال بعدی به ما کمک خواهد کرد که بدانیم چه عواملی باعث ایجاد گلوگاه شده‌اند.
سوال ۲: دلایل ایجاد گلوگاه و عوامل موثر بر آن چیست؟
سه عاملی که اغلب دلیل به وجود آمدن گلوگاه‌ها می‌شوند به شرح زیر است:
۱.نیروی انسانی: آموزش نامناسب، نقص مداوم در کارها، تاخیر در انجام کارها، انتخاب کارکنان ناکارآمد و غیره.
۲. سیستم: سیستم خراب یا منسوخ شده است. با سخت افزار سازگار نیست. استفاده از آن سخت است و یا حتی در مواردی اصلا سیستمی وجود ندارد و لازم است که به فکر تهیه سیستمی بود.
۳. سازمان‌ها: فقدان اهداف روشن و واضح، سلسله مراتب اشتباه، فرهنگ سازمانی نادرست، رهبری نادرست، محیط سازمانی ضعیف، عدم برنامه ریزی استراتژیک و سایر دلایل مشابه.
عامل انسانی، سیستم‌های کامپیوتری و سازمان از عوامل اصلی بروز گلوگاه‌های فرایند هستند
همانطور که مشاهده کردید، هدف این سوال‌ها در تجزیه و تحلیل گلوگاه‌های فرایند مشخص ساختن عواملی است که منجر به ایجاد گلوگاه فرایندی می‌شود که این می تواند به یک یا چند مورد بستگی داشته باشد.
سوال ۳: آیا دست به دست شدن (Hand-off) یک گلوگاه است؟
در هنگام مدل‌سازی فرایندها، کشف نقاط دست به دست شدن (Hand-off) یک رخداد بسیار رایج است.
هر گاه میان افراد، میان سیستم‌ها و یا میان سیستم‌ها و افراد نیاز به تبادل اطلاعات وجود داشته باشد با پدیدهٔ «دست به دست شدن» روبرو هستیم. در طول این تبادل اطلاعات و کارها، خطر تأخیر یا بروز مشکلات محتمل است و این موضوع ممکن است منجر به ظهور گلوگاه‌ها شود.
سوال ۴: بروز گلوگاه ناشی از محدودیت در کدام منابع است؟
معمولا سه نوع از منابع وجود دارد که ممکن است برای به جریان افتادن درست فرایند ناکافی باشند:
۱. منابع انسانی: کمبود پرسنل
۲. منابع سیستماتیک: عدم وجود سیستم‌هایی که پیچیدگی‌های فرایندها را یکپارچه کرده و یا به درستی آن‌ها را ادغام کند.
۳. تجهیزات: ماشین آلات و سخت افزار ناکافی.
جمع‌بندی:
پس از پاسخ به این چهار سوال و بررسی آن‌ها؛ دید وسیع‌تری از فرایند مورد مطالعه خواهیم داشت و امکان تجزیه و تحلیل کامل گلوگاه‌های فرایند برایمان میسر می‌شود و این نقطهٔ آغاز یافتن راهکار برای رفع موانع گلوگاهی فرایند است.
در مواردی که با گلوگاه‌های متعدد در سازمان خود روبرو هستیم استفاده از نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار، نرم افزار BPMS، بسیار توصیه می‌شود.
یک BPMS مناسب، ابزاری است که می‌توان فرایندهای کارآمدتری را با آن مدل سازی کرده و اجرایی نمود و همکاری و کار گروهی را تسهیل کرد. امکاناتی که برای پایش کارایی فرایند و فعالیت‌های آن در یک BPMS مناسب وجود دارد، می‌تواند در شناسایی بسیار سریعتر گلوگاه‌های کوتاه مدت و بلندمدت سازمان در فرایند مربوطه بسیار مفید باشد.
همچنین امکان اعمال بلادرنگ تغییرات مورد نیاز راهکارهای پیشنهادی در فرایند و دریافت فیدبک آن‌ها در حداقل زمان و با حداقل هزینه، سرعت تقابل با گلوگاه‌ها را بسیار افزایش می‌دهد و چابکی سازمان را بطور چشمگیری افزایش می‌دهد.
- آیا می خواهید بیشتر در مورد طراحی فرایند بدانید؟
- آیا در کسب و کار شما یک گلوگاه وجود دارد؟
مشکل خود را شرح دهید ما می‌توانیم راهنمایی‌های بیشتری برای شما در این مورد ارسال کنیم. برای ارتباط با ما از روش‌های زیر استفاده کنید:
- در پایین همین پست مشکل خود را برای ما شرح دهید.
- تماس تلفنی با شماره‌های ۸۸۵۳۹۶۳۵ الی ۸
- ارسال ایمیل به sales@pegaheaftab.com
