BPMS چیست ؟
عبارت BPMS مخفف انگلیسی Business Process Management Software یا Business Process Management Suite به معنی نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار است. این تنها معنای لغوی این کلمه است؛ اما واقعاً BPMS چیست ؟
مجموعه‌ای نرم‌افزاری که به سازمان کمک می‌کند تا فرایندهای کسب‌و‌کار خود را با تحلیل و اتوماسیون آن‌ها بهبود دهیم. BPMSها باید ابزاری برای مدل‌سازی فرایند، اتوماسیون فرایند، ویرایش فرایند و اجرای فرایندهای کسب‌و‌کار و گردش‌کار‌ها را برای ما فراهم آورند و هم‌چنین اجازهٔ گردآوری داده‌ها و تحلیل آن‌ها و بکارگیری نتایج تحلیل در گزارش‌ها و تصمیم‌گیری‌ها را از طریق داشبوردهای مدیریتی را به ما بدهند.
agileBPMS؛ نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار پگاه آفتاب
حال که متوجه شدیم BPMS چیست به سراغ این برویم که یک نرم افزار BPMS باید چه امکاناتی را در چه حوزه‌هایی در اختیار ما بگذارند.
هر BPMS باید در سه سطح ۱. تعریف و تبیین فرایند ۲. اتوماسیون فرایند و ۳. تحلیل فرایندهای کسب و کار به کمک سازمان بیاید:
۱. تعریف و مدل‌سازی فرایند
پیش از اتوماسیون هر نوع فرایندی و طراحی گردش کار آن نیاز است که آن فرایند مستند‌سازی شده و به گونه‌ای گرافیکی ترسیم شود تا بتوان شمایی کلی را از نحوهٔ کارکردِ فرایند در اختیار گرفت.
اغلب نرم افزار‌های BPMS ابزاری همراه خود دارند که امکان مدل‌سازی فرایند‌ها را به شیوه‌های مختلف مرسوم در اختیار کاربران قرار می‌دهد. بهترین، ساده‌ترین و و پراقبال‌ترین زبان برای مدل‌سازی فرایند در حال حاضر زبان مدل‌سازی BPMN 2.0 است.
نرم افزار BPMS پگاه آفتاب در مدل‌سازِ فرایندی توکارِ خود از زبان BPMN 2.0 بهره گرفته است.
آموزش BPMN
۲. اتوماسیون فرایند
جنبه اصلی اتوماسیون فرایند به طور عمده به اتوماسیون کارهای روتین و روزمرهٔ کارمندان ورای محدودیت‌ها در تعاملات انسانیِ پیش‌روی انجام دستی کارها بر‌می‌گردد. یک نرم افزار BPMS باید قادر به اتوماسیون فرایند باشد و به وسیلهٔ موتور‌های قواعد کسب‌و‌کاری که با خود دارد باید توانایی جاری ساختن انواع قواعد ساده و پیچیدهٔ کسب‌و‌کار را در فرایند دارا باشد.
بیشتر ببینید: چگونه فرایند مناسب برای اتوماسیون را پیدا کنیم؟ (روش نقشه گرمایشی اتوماسیون)
۳. پایش، تحلیل و بهینه‌سازی فرایند
ابزار BPMS باید انواع مختلفی از امکانات گزارش‌گیری‌های خودکار و شخصی‌سازی شده را در قالب‌ها و فرمت‌های مرسوم فراهم آورد. گزارش‌هایی که براساس شاخص‌های کلیدی عملکرد تعریف شده استخراج شوند و بتوان آن‌ها را در داشبوردهای مدیریتی کاملاً قابل تنظیم و شخصی‌سازی مشاهده کرد.
امکان گزارش گیری در یک BPMS کارآمد باید بر روی داده‌های عملکرد فردی، فرایند‌ها، اعضای دخیل در فرایند و هر عنصر و عضو دیگر فرایند محیا باشد. این امر به مجریان فرایند و تحلیل‌گران سیستم کمک خواهد کرد که به صورت مستمر فرایند را پایش کنند، گلوگاه‌های احتمالی را شناسایی کرده و بر اساس تحلیل‌های به دست آمده از این گزارش‌های کیفی و تاریخچه‌ای بهترین تصمیم را در بهبود فرایند و کسب‌و‌کار خود بگیرند.
بیشتر ببینید: اینفوگرافی انواع شاخص‌های کلیدی عملکرد مدیریت فرایندهای کسب و کار
در نرم افزار BPMS پگاه آفتاب این امکان را داریم که در داشبورد اصلی، نمودار کارها بر اساس وضعیت، فهرست کارهای مهم و هر آنچه که نیاز داریم تا جلوی چشم‌‌مان باشد را قرار دهیم. با راهکار نوآورانه طراحی داشبورد، با روشی تعاملی، نمودارها، فرم‌های جستجو و داده‌های آماری را کنار هم چیده و داشبورد اختصاصی خود را طراحی می‌کنیم.
سه لایهٔ BPMS
یک نرم‌افزار BPMS باید چه امکاناتی را دراختیارمان بگذارد:
یک نرم‌افزار BPMS باید چه امکاناتی را دراختیارمان بگذارد:
۱. ساماندهی به فرایندهای کسب‌و‌کار
۱.۱ داشبوردهای مدیریتی
نمایش گزارش‌ها و اطلاعات قابل فهم، خلاصه و با شکل و شمایل گرافیکی بر اساس اطلاعات به لحظه بر روی هر فرایند.
۱.۲ گزارش‌گیری و تحلیل
ساخت گزارش‌های خودکار و گزارش‌هایی با تنظیمات و شاخص‌هایی شخصی‌سازی شده جهت استفاده در داشبوردها و کمک عملیاتی به تصمیم‌گیری و بهبود فرایند‌ها
۱.۳ طراح فرایندِ بصری
امکان مدل‌سازی فرایند‌ها و گردش‌کار‌ها به صورت بصری و اعمال تغییرات سریع هر زمانی که اراده می‌کنیم
۱.۴ بهینه‌سازی فرایند
امکان شکافتن فرایند‌ها به صورت عمیق برای شناسایی و تشخیص گلوگاه‌های فرایند
۲. چابکی
۲.۱ مسیریابی پویا
مسیر موارد و فعالیت‌ها به صورت خودکار و بر اساس متد «استاندارد رویه‌های عملیاتی» (Standard operating procedure) به مناسب‌ترین فرد در تیم اجرای فرایند هدایت شود.
۲.۲ قواعد کسب‌و‌کار پویا
امکان مدیریت شعبات تصمیم‌گیری و شرط‌های پیچیده و تغییر نمونه فرایند در موارد لزوم
۲.۳ پیاده‌سازی چابک
ساخت فوری فرایند‌ها و اختصاص کارها به کاربران در گام‌های مختلف بدون تاخیر
۳. سهولت
۳.۱ رابط کاربری بصری
رابط کاربری باید همه فهم، ساده و سریع باشد
۳.۲ فرم‌های گردش‌کاری بدون کد
ساخت فرم با عناصر و المان‌های مختلف پیش‌ساخته و عدم نیاز به نوشتن حتی یک خط کد
۳.۳ دسترسی پذیری
دسترسی به داده‌ها از دستگاه‌های مختلف از قبیل پی‌سی، تبلت و تلفن همراه
ویدیوی ۱۰ ویژگی ضروری نرم‌افزار‌های BPMS
پس از این که متوجه شدیم BPMS چیست و شناخت امکاناتی که یک نرم افزار BPMS باید در اختیار ما بگذارد به سراغ مزایای حاصل شده پس از بهره‌برداری درست از یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار برویم:
۱. کار هوشمندانه‌تر با اتوماسیون وظایف تکراری و هر روزه کارمندان
۲. شفافیت با مدیریت دسترسی‌های کاربری، واحد‌های سازمانی و کارمندان هر یک از واحد‌ها به اطلاعات
۳. خودکارسازی تصمیم با سپردن وظیفه‌ها به نقش‌های سازمانی به جای افراد
۴. امکان برنامه‌ریزی قبلی با امکان تعیین هر خروجی محتمل از هر فرایند در سناریوهای مختلف
۵. سنجش و بهبود با امکان تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان KPIها برای تحلیل و بهبود فرایند‌ها
۶. ذخیرهٔ منابع مالی و زمانی با خداحافظی با فرم‌های کاغذی و ارجاع سریع‌تر و ارزان‌تر کارها به صورت سیستمی
۷. آگاهی کامل از جزئیات امور با امکان رجوع به تاریخچهٔ فرایند و دسترسی‌های مختلف در مراحل مختلف گردش‌کار
۸. مقیاس‌پذیری با اجرای صحیح گردش‌کارِ بهینه
۹. روبرو شدن با اهداف و موعد‌های زمانی با اتکا به پشتیبانی از بسترهای ارتباطی مختلفی مانند کارپوشه، پیام، پیامک، ایمیل، پیام‌رسان‌های فضای مجازی
۱۰. پرورش کار تیمی با افزایش مشارکت کارکنان و ایجاد هم‌گرایی
بیشتر ببینید: ۱۰ دستاورد استفاده از نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS