فهرست مطالب
نمودار SIPOC چیست؟
فرایندهای کسبوکار به طور معمول شامل چندین ذینغع مانند تامین کنندگان و مشتریان همراه با ورودی‌ها و خروجی‌های مختلف است. اغلب، ابزارها و روش‌هایی که برای خلاصه کردن و تجسم بخشی اطلاعات در مورد فرایندهای کسبوکار استفاده می‌شوند در قالب جداول و نمودارها هستند. و یکی از این ابزارها که می‌توان از آن برای مستند‌سازی بصری هر فرایند کسبوکار مورد استفاده قرار گیرد، نمودار SIPOC است. این ابزار می‌تواند برای ارائه اطلاعات سریع، ساده و مرتبط در مورد فرایند مورد استفاده قرار گیرد. اما SIPOC چیست و چگونه می‌توان از آن استفاده کرد؟
روش SIPOC ابزاری است که ورودی‌ها و خروجی‌های یک یا چند فرایند را در یک جدول خلاصه می‌کند. این روش به شکلی گسترده در طراحی فرایند و ابتکارات مربوط به بهبود فرایند با هدف شناسایی اطلاعات مرتبط یک پروژه، قبل از شروع آن به کار می‌رود. SIPOC دست‌کم از اوایل دههٔ ۱۹۸۰ میلادی در برنامه‌های مدیریت کیفیت جامع (TQM- Total quality management) مورد استفاده قرار می‌گرفت و در حال حاضر نیز در مباحث مربوط به شش سیگما، تولید ناب و مدیریت فرایندهای کسبوکار از آن استفاده می‌شود. نمودار SIPOC معمولاً به عنوان بخشی از مرحله «سنجش» در یک چرخهٔ DMAIC اعمال می‌شود.
واژهٔ SIPOC از حروف اول لاتین تامین‌کنندگان (Suppliers)، ورودی‌ها (Inputs)، فرایند (Process)، خروجی‌ها (Outputs) و مشتری (Customer) تشکیل شده است. با استفاده از اطلاعات این پنج مولفه می‌توان نقشه‌ای فرایندی ایجاد کرد که نمای کلی سطح بالا از پروژه شش سیگما را ارایه می‌دهد. برای ایجاد نمودار SIPOC، شما باید پنج فعالیت اصلی فرایند را مشخص و اقدام به شناسایی تامین‌کنندگان، ورودی‌ها، خروجی‌ها و مشتریان بالقوه کنید.
در حین ترسیم هر فرایند، یک نمودار SIPOC ورودی‌ها، خروجی‌ها، مراحل فرایند و دیگر اطلاعات کلیدی را در قالب جدول خلاصه می‌کند.
اما چرا ترسیم نقشه فرایند، مانند کاری که با SIPOC می‌توان انجام داد، مهم است؟ مهم است چون به تحلیل فرایند و حل مساله کمک می‌کند. هم چنین به شناسایی ناکارآمدی‌ها و اتلاف‌ها در فرایندهای کسبوکار کمک می‌کند و به واسطهٔ آن می‌توان فرایندهای کسبوکار را بهبود داد و آن‌ها را کارآمد‌تر ساخت.
در ادامه به نحوهٔ ساخت نمودارهای SIPOC، کاربردهای آن و مثال‌هایی برای آن خواهیم پرداخت.
مدل SIPOC اساساً با تجسم یک فرایند کسبوکار به درک نحوه کار آن کمک می‌کند. این تجسم‌بخشی به طور معمول در قالب جدولی با ستون‌های جداگانه برای هر عنصر ارائه می‌شود. اطلاعات مربوط به نقش‌ها، مسئولیت‌ها و استانداردها در نمودار مشخص شده‌اند. و هدف اصلی در ارائه اطلاعات به شکل جدولی، ساختاربندی داده‌ها برای خوانش سریع و آسان آن‌ها است. نگاهی به یک نمودار SIPOC می‌تواند دربردارندهٔ موارد زیر باشد:
- تعداد مراحل درگیر در این فرایند چقدر است؟ چه کسی مسئول هر مرحله است؟
- چه کسی مسئول هر مرحله است؟
- ورودی‌ها و خروجی‌های مورد نیاز چه هستند؟
- تامین کنندگان و مشتریان این فرایند چه کسانی هستند؟
در زیر الگویی از یک نمودار SIPOC توسط شش سیگما ارائه شده‌است. هر ستون شامل اطلاعاتی در مورد هر عنصر است. به عنوان مثال، در ستون تامین کنندگان، شما تمام ذینفعانی که ورودی فرایند را فراهم می‌کنند لیست می‌کنید. برای ورودی‌ها، تمام منابعی که توسط موارد ستون تامین‌کنندگان را لیست می‌کنید. در ستون فرایندها، تمام مراحل درگیر در فرایند برای تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌ها را می‌آورید. در ستون خروجی‌ها، تمام محصولات یا خدمات حاصل را قرار می‌دهید. و در نهایت، برای ستون مشتریان، به تمام ذینفعانی که دریافت کنندگان خروجی‌ها هستند، اشاره می‌کنید.
گام‌های مدل SIPOC
بیشتر بخوانید: چرا تهیهٔ نقشه فرایندی راز موفقیت کسبوکار است؟
اجزا و گام‌های تهیهٔ نمودار SIPOC
گام ۱: تامین‌کنندگان
تامین کنندگان ذینفعان کلیدی هر فرایند هستند؛ زیرا آن‌ها کسانی هستند که ورودی فرایند را فراهم می‌کنند. تامین‌کننده یک فرایند می‌تواند برای کسبوکار شما داخلی یا خارجی باشد.
مثالی از یک پروژه توسعه نرم‌افزار را در نظر بگیریم؛ که در آن یک شرکت می‌خواهد از خدمات توسعه اپلیکیشن‌های تلفن همراه یک شرکت توسعه نرم‌افزار استفاده کند. واضح است در این سناریو شرکت توسعه نرم‌افزار تامین‌کننده است و شرکت درخواست‌کنندهٔ اپلیکیشن مشتری است.
با توجه به نمودار SIPOC، تامین‌کنندگان شامل هر کسی است که ورودی را در طول فرایند (یعنی فرایند توسعه نرم‌افزار) فراهم می‌کند و نه تنها ارائه دهندگان خدمات. بنابراین، نمودار SIPOC برای این فرایند شامل تامین کنندگان زیر خواهد بود:
- مشتریان: زیرا آن‌ها درخواست توسعه نرم‌افزار را داده‌اند و همچنین در قالب الزامات اپلیکیشن مورد انتطار ورودی‌ها را ارائه داده‌اند.
- مدیر(ان) پروژه: زیرا آن‌ها مهارت‌های مدیریتی مورد نیاز در این فرایند را تامین می‌کنند.
- مهندسان نرم‌افزار: زیرا آن‌ها مهارت‌ها و دانش خود را برای این فرایند تامین می‌کنند. این شامل تمام نیروهای فنی مانند تحلیل‌گران، برنامه‌نویسان، توسعه‌دهندگان نرم‌افزار، تضمین‌کنندگان کیفیت (SQA) و غیره خواهد بود.
گام ۲: ورودی‌ها
ورودی‌ها شامل الزامات و نیازمندی‌های کلیدی هستند. ورودی‌ها می‌توانند به شکل خدمات، محصولات، مهارت‌ها یا اطلاعاتی باشند که برای کار کردن فرایند مورد نیاز هستند. ورودی‌ها نشان‌دهنده آن چیزی هستند که تامین کنندگان فراهم می‌کنند. بنابراین برای مثال فرایند توسعه نرم‌افزار سفارشی ما، ورودی‌ها شامل موارد زیر خواهند بود:
- الزامات مشتری: این الزامات می‌توانند به شکل ویژگی‌های مورد نیاز کاربران* (URS-User requirements document) و سند مشخصات فنی (FSD- functional specification document) باشند تا نیازها و ویژگی‌های مورد نیاز نرم‌افزار را مشخص سازند.
- مهارت‌ها و دانش: که شامل ورودی از تمام نیروهای فنی درگیر در هر مرحله از فرایند می‌شود.
- دیتابیس، سرویس‌های میزبانی، و فریم‌‌ورک‌ها: که شامل تمام الزامات فنی فرایندی مورد نیاز برای توسعه نرم‌افزار مورد نظر است.
- ابزارهای مدیریت پروژه: ابزارهایی که برای برنامه‌ریزی و نظارت بر پروژه مورد نیاز خواهند بود.
گام ۳: فرایند
فرایند گام‌های ساختارمندی است که برای تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌ها طی می‌شوند. فرایند را می‌توان به ۵ تا ۷ مرحله تقسیم کرد. برای فرایندهای ساده‌تر، نام فرایند باید یک از یک قالب «فعل + اسم» پیروی کند. برای مثال، «دریافت سفارش‌ها»، «مونتاژ قطعات»، «تایید پرداخت» و غیره. در مثال ما که توسعهٔ یک نرم‌افزار اختصاصی است، این فرایند را می‌توان به فازهای چرخه حیات توسعه نرم‌افزار** (System Development Life Cycle – SDLC) تقسیم کرد. سپس این فرایند می‌تواند به سادگی به مراحلی شامل موارد زیر تقسیم شود:
- تجزیه و تحلیل نیازها
- طراحی
- توسعه / کدنویسی
- تست
- انتشار
- نگهداشت
گام ۴: خروجی‌ها
خروجی‌ها نتایجی هستند که پس از طی شدن گام‌های فرایند پدیدار می‌شوند. هر خروجی باید یک مشتری داشته باشد و باید منطبق با نیازهای آن مشتری باشد. خروجی آشکار یک فرایند، خدمات یا محصولی است که در حال ساخته شدن است.
با این حال، هر محصول یا خدمتی که در یک مرحله از فرایند به دست می‌آید تا در مراحل بعدی مورد استفاده قرار گیرد نیز به عنوان خروجی در نظر گرفته می‌شود. به عنوان مثال، سند الزامات فنی که در مرحله تحلیل نیازها تهیه می‌شود، خروجی‌ای است که در بقیه گام‌های فرایندِ توسعه نرم‌افزار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
برای مثال توسعه نرم‌افزار سفارشی ما، خروجی‌ها عبارتند از:
- نرم‌افزار سفارشی تولید‌شده
- مستند‌سازی‌ها
- نمودارهای طراحی
- یک پروژه تکمیل‌شده
- یک مشتری راضی
گام ۵: مشتری
مشتریان ذینفعان مهم هر فرایندی هستند که می‌توانند به دو صورت مشتریان داخلی یا خارجی وجود داشته باشند. مشتری‌ها را به دو شکل می‌توان دسته‌بندی کرد: مشتریانی مانند سازمانی که شما برای آن در حال توسعه نرم‌افزار هستید و یا افرادی که قرار است کاربران نهایی آن نرم‌افزار باشند. از آنجا که در اصل هر دوی آن‌ها از خروجی‌های فرایند استفاده می‌کنند، هر دوی آن‌ها را می توان مشتری نامید.
در مثال مورد نظرمان مشتریان عبارتند از:
- کسبوکار شما
- کاربران
- مشتری‌ها
- شخص ثالث
- پرسنل فنی
یک مثال ساده و واقعی از SIPOC
از نمودار SIPOC می‌توان برای ترسیم نقشه فرایندهای پیچیده مانند یک پروژه توسعه نرم‌افزار سفارشی کامل که شامل مراحل و ذینفعان متعدد است استفاده کرد. اما همچنین می‌توان از آن برای فرایندهای به آسانی شام خوردن در یک رستوران استفاده کرد.
در ادامه سعی می‌کنیم نقشه فرایند این مثال ساده را با استفاده از نمودار SIPOC درک کنیم. برای ترسیم آن باید بدانید که این فرایند شامل چه مراحل، تامین‌کنندگان، مشتریان، ورودی‌ها و خروجی‌هایی است.
برای شروع، باید به فرایند رفتن به یک رستوران از ابتدا تا انتها نگاه کنیم. این کار به شناسایی تعداد مراحل درگیر در فرایند کمک خواهد کرد. برای این مثال، این مراحل عبارتند از: رسیدن به رستوران، داشتن یک میز اختصاصی، سفارش غذا، خوردن غذا، پرداخت صورتحساب و ترک رستوران.
فرایند سفارش غذا در رستوران
هنگامی که مراحل به وضوح تعریف شدند، می‌توانیم ورودی، خروجی، تامین‌کننده و مشتری را برای هر مرحله شناسایی کنیم:
۱. به رستوران می‌رسید و درخواست یک میز می‌کنید: در این مرحله، شما (مشتری) درخواست میز (ورودی) به یک پیشخدمت (تامین‌کننده) خواهید داشت. سپس به شما میزی اختصاص داده می‌شود که پشت آن بنشینید و غذای‌تان را میل کنید (خروجی).
۲. غذا سفارش می‌دهید: زمانی که پشت میز نشسته‌اید، گام منطقی بعدی شما سفارش غذا است. در این مرحله، شما (تامین‌کننده) به صورت شفاهی سفارش (ورودی) خود را به یک پیشخدمت یا سرآشپز (مشتری) می‌گویید و اون سفارش شما را یادداشت خواهد کرد (خروجی). دستور به آشپزخانه فرستاده خواهد شد تا سفارش شما آماده شود.
۳. غذا برای شما سرو می‌شود: در این گام، شما غذایی (ورودی) را می‌خورید (فرایند) که توسط یک پیشخدمت (تامین‌کننده) سرو می‌شود. زمانی که غذا را تمام کردید، ظروف کثیف روی میز (خروجی) به آشپزخانه فرستاده خواهد شد تا شسته شوند.
۴. پرداخت صورتحساب: شما (تامین‌کننده) پولی (ورودی) را برای غذا و خدمات ارائه‌شده به شما به پیشخدمت (مشتری) پرداخت خواهید کرد. خروجی این مرحله یک پردخت نقدی کامل خواهد بود.
۵. رستوران را ترک می‌کنید: پس از خوردن و پرداخت پول غذا، فرایند زمانی پایان می‌یابد که شما (ورودی) رستوران را ترک کنید (فرایند). در این گام آخر، خروجی میز خالی شدهٔ شما خواهد بود.
در تصویر زیر جدول کامل SIPOC برای این مثال آمده‌است:
نمودار SIPOC فرایند سفارش غذا در رستوران
چرا باید از نمودار SIPOC استفاده کرد؟ مزایا و معایب
نمودار SIPOC می‌تواند با یک مرور سریع از تمام مراحل و ذینفعان یک ابزار عملی برای آشنا کردن افراد با فرایند کسبوکار باشد. این کار به همه اجازه می‌دهد که قبل از شروع فرایند درک مشترکی از فرایند داشته باشند. اگر یک ذینفع جدید دارید که می‌خواهید به سرعت در مورد فرایند شما آگاه شود، نمودار SIPOC می‌تواند نقشی عالی برای این امر بازی کند.
نمودار SIPOC بهترین گزینه برای پروژه‌های تیمی است زیرا درباره نقش‌ها و مسئولیت‌های هر عضو در یک فرایند شفاف‌سازی خواهد کرد. و به همین خاطر می‌تواند ابزاری عالی برای به حداکثر رساندن بهره‌وری باشد.
یکی دیگر از مواقعی که نمودار SIPOC می‌تواند مفید واقع شود زمانی است که نیاز به تعریف مجدد یک فرایند باشد. با یک نمودار SIPOC ساده، می‌توانید به راحتی نواحی قابل بهبود را شناسایی کنید.
قبل از این که تصمیم به بهبود یک فرایند کسبوکار بگیرید، نمودار SIPOC می‌تواند برای ارزیابی آن فرایند مفید عمل کند. نگاه کردن به یک نمودار SIPOC فوراً حوزه‌های بهبود در فرایند مورد نظر را آشکار می‌کند. به عنوان مثال نشان می‌دهد کدام مراحل فرایند غیر ضروری هستند، کدام ذینفعان می‌توانند موثرتر عمل کنند، کدام مراحل از فرایند را می‌توان حذف کرد، بهبود بخشید یا با اقداماتی دیگر جایگزین کرد. تهیهٔ یک نمودار SIPOC باعث می‌شود که در هر مرحله از این فرایند تجدید نظر کرده و ببینید آیا هیچ مسئولیتی در آن پنهان شده است یا خیر.
محدودیت‌های چندانی در مدل SIPOC وجود ندارد. به جز این که این مدل تنها یک ابزار بسیار ساده است که می‌تواند گام نخست خوبی برای فرایندهای شما باشد. از آنجا که این مدل تنها یک دید کلی از بالا به فرایند را فراهم می‌کند، نمی‌تواند ابزاری برای ارائه اطلاعات دقیق و جزئی از هر گام فرایند باشد.
مزایا و معایب مدل SIPOC
پانویس
* تضمین کیفیت نرم‌افزار عبارتست از نظارت بر روند مهندسی نرم‌افزار و روش‌هایی که برای اطمینان یافتن از کیفیت آن مورد استفاده قرار می‌گیرند. روش‌هایی که بدین منظور ایجاد شده‌اند بسیار زیاد و متنوع هستند که هریک انطباق با چند مورد از استانداردها (مثل ایزو ۹۰۰۰ و یک مدل مثل CMMI) را بررسی و تضمین می‌کنند.
** این عبارت می‌تواند معادل اصطلاح (SDLC (System Development Life Cycle دانسته شود که در مهندسی نرم‌افزار و رشته‌های مرتبط با موضوع سیستم‌های اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیرد و موضوع آن تشریح فرآیندهای مرتبط با برنامه‌ریزی و هدف گذاری، تحلیل، تولید، آزمایش، استقرار و نگهداری سیستم‌های نرم‌افزاری است
باسلام و احترام
ممنون از اطلاعات جامع و کاملی که در اختیار گذاشتید
پیروز و سلامت بااشید.