بهبود فرایند شیوه‌ای برای مبارزه با زوائدی در فرایند‌ها است که باعث تاخیر در اجرای پروژه‌ها، تضعیف روحیهٔ کارکنان و کاهش بهره‌وری می‌شوند. بهبود فرایند برای شکست موانع به جای تمرکز بر فناوری با تعریف نیازهای کسب‌و‌کاری یک فرایند شروع می‌شود. شرکت‌ها و سازمان‌هایی که بهبود فرایند را در سازمان خود اعمال کرده‌اند شهادت می‌دهند که به واسطهٔ استفادهٔ بهینه از منابع موجود به نتایجی چون کاهش اتلاف‌ها، افزایش بهره‌وری عملیاتی و آگاهی پذیری بیشتر مشتری دست یافته‌اند.
استفاده از بهبود فرایند مثل هرس کردن شاخ و برگ اضافه و غیرضروری درختی تنومند است تا آن درخت رشد بهتری داشته باشد و راحت‌تر بتوان از آن نگهداری کرد. بهبود فرایند با شناسایی بخش‌هایی از فرایند که مستعد رسیدگی بیشتر است باعث دستیابی به عملکرد بهتر در فرایند می‌شود.
استفاده از بهبود فرایند مثل هرس کردن شاخ و برگ اضافه و غیرضروری درختی تنومند است تا آن درخت رشد بهتری داشته باشد و راحت‌تر بتوان از آن نگهداری کرد.
بهبود فرایند چه اثری بر کسب‌و‌کار می‌گذارد؟
بهبود فرایند باعث می‌شود تا تلاش‌های کسب‌و‌کار برای پاسخ به تقاضای بازار و دستیابی به اهداف با کم‌ترین میزان اتلاف منابع پیش برود. بهبود فرایند بر اساس اصل «مقایسه و رقابت» بنا شده است. به همین سبب هر عاملی در مسیر بهبود فرایند را اگر بتوان با شاخص‌هایی مورد سنجش قرار به نتایج موفقیت‌آمیز‌تری خواهیم رسید. بهبود فرایند به صورت گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرد تا به رفع نقصا‌ن‌های موجود در یک فرایند یا یک سیستم و هماهنگ‌سازی آن فرایند با اهداف سازمانی بپردازد.
مانند هر مدیریت تغییری، به‌کارگیری ابزار‌های بهبود فرایند یک پروژه با زوایای مختلف است. برخی از دستورالعمل‌هایی که به شیوهٔ مناسبی بهبود فرایند را سازمان‌دهی می‌کنند به شرح زیر هستند:
- تدوین فرایندهای موجود، سلامت هر کدام و نقش‌های مرتبط با هر کدام در سازمان
- شناسایی نحوهٔ تجزیهٔ فرایند‌ها به به نحوی که با اهداف سازمان بهتر تنظیم شوند
- تعریف نحوهٔ بهبود خروجی به نحوی که برای عملیات اصلی سازمان ارزش آفرین باشد
- شناسایی و تشخیص منابع در دسترس (شامل واحد فناوری اطلاعات، متخصصان، سیستم‌ها و دیگر منابع) برای پیاده‌سازی موثر بهبود فرایند
پیاده‌سازی بهبود فرایند می‌تواند با یک نقشهٔ فرایندی ساده و شناسایی نقاط ضعف فرایند به واسطهٔ آن آغاز شود.
خانوادهٔ بهبود فرایند و تفاوت‌ها
بهبود فرایند خیلی اوقات با بازمهندسی فرایندهای کسب‌و‌کار، ۶ سیگما، بهبود مستمر، TQM، و دیگر متد‌ها اشتباه گرفته می‌شود. در حالی که بهبود فرایند به شدت با بازمهندسی فرایندهای کسب‌و‌کار (BRP) متفاوت است و با دیگر متد‌ها هم تنها در بخش‌هایی هم‌پوشانی دارد. این اشتباه اغلب بدین خاطر پدید می‌آید که همهٔ این رویکرد‌ها به منظور کاهش زوائد مرتبط با فرایند و افزایش بهره‌وری در سازمان به کار گرفته می‌شوند.
بازمهندسی فرایندهای کسب‌و‌کار بر روی فرایند‌هایی اعمال می‌شود که نیاز به تغییر و تحولات اساسی دارند؛ مانند بازطراحی کامل یک فرایند برای رسیدن به نتایج بهتر. بهبود فرایندهای کسب‌و‌کار اما برای همهٔ فرایندهای دیگری که به تغییرات ولو اندک هم نیاز دارند قابل استفاده است.
اگر بخواهیم با رقم و عدد صحبت کنیم بازمهندسی فرایندهای کسب‌و‌کار به احتمال زیاد در یک فرایند بسیار مضمحل اعمال می‌شود که احتمالا پس از بازمهندسی کارکرد آن در شاخص‌هایی چون کیفیت، سرعت و غیره ۹۰ درصد بهتر می‌شود. بهبود فرایند‌ها اما بر روی فرایند‌هایی اعمال می‌شوند که تنها نیاز به تقویت و اصلاح دارند و ممکن است پس از اعمال بهبود فرایند عملکرد آن فرایند ۱۰ الی ۳۰ درصد با بهبود روبرو شود.
با این وجود قابل ذکر است که مهندسی مجدد فرایند‌ها و بهبود فرایند‌ها به موازات هم نیز ممکن است از لحاظ زمانی و نتایج خروجی یکسانی داشته باشند.
اگر بخواهیم با رقم و عدد صحبت کنیم بازمهندسی فرایندهای کسب‌و‌کار به احتمال زیاد در یک فرایند بسیار مضمحل اعمال می‌شود اما بهبود فرایند‌ها اما بر روی فرایند‌هایی اعمال می‌شوند که تنها نیاز به تقویت و اصلاح دارند.
بهبود فرایندهای کسب‌و‌کار مکمل مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار
بهبود فرایندهای کسب‌و‌کار باید به عنوان بخشی عادی از یک استراتژی کلی مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار استفاده شود. پیاده‌سازی بهبود فرایند می‌تواند مالکان فرایند را با نتایج زیر روبرو کند:
- بهبود بهره‌وری
- بهبود شفافیت و عمکرد فرایند
- مدیریت هزینه‌کرد
- مدیریت کیفیت
- کاهش زمان گردش کار
- انطباق با مقررات
- مدیریت موثر بر منابع
بهبود فرایند چه می‌کند؟
- حذف کار‌های زائد
- افزودن شعبه‌های مشروط به جای استثنا‌های موجود
- تبدیل گام‌های متوالی به گام‌های موازی برای کاهش زمان پردازش
- تبدیل گام‌های «تایید» به «آگاه‌ساز‌ها» در فرایند‌هایی که به درستی کار می‌کنند
- افزودن گام به جای افزودن ساختار پرسنل و تیم جدید
- افزودن گام‌های «تایید» به منظور کسب اطمینان از کیفیت خروجی فرایند
- اتوماسیون فیلد‌های بیشتری از فرم‌ها به منظور کاهش دستی پر شدن آن‌ها
- پنهان‌سازی فیلد‌های غیرضروری برای کاربرانی خاص
- یکپارچگی فرایند با نرم‌افزار‌های دیگر برای ساخت خودکار فولدر‌ها، افزودن خطوط به برنامه‌های صفحه گسترده، افزودن رویداد‌های تقویم و …
