نقشه برداری فرایند | صفر تا صد: تعریف، نحوهٔ ترسیم، بهروش‌ها و …

فرایندها هستهٔ مرکزی هر کسب و کاری هستند. این فرایند چه بخواهد معارفه و پذیرش سازمانی (Onboarding) کارمند جدید باشد و یا سفارشات خرید، داده­ها باید درون شرکت در یک توالی مشخص به حرکت در بیایند تا فرایند انجام شود.

ولی وقتی از افراد تیمتان بخواهید که گردش کار دقیق فرایند را ترسیم کنند، فکر می­کنید آن را چه شکلی ترسیم کنند؟ چیزی شبیه نقشه­ یک نبرد دریایی می­‌کشند، یا تعداد زیادی خطوط سردرگم و علامت‌­های سؤال؟

اینجاست که نقشه برداری فرایندهای کسب و کار به میدان می­‌آید.

 

 


نرم افزار BPMS پگاه آفتاب


نقشه برداری فرایند

نقشه برداری فرایند

 


نقشه برداری فرایندهای کسب و کار چیست؟


نقشه برداری فرایندهای کسب و کار تکنیکی قدرتمند در درون مدیریت فرایند کسب و کار(BPM) است که به صورت تصویری مراحل فرایند را شرح می­دهد و نشان می­دهد که یک فرایند چطور باید از ابتدا تا انتها عمل کند. با این تکنیک، فرایندهای کسب و کار به صورت بصری ترسیم می‌شوند تا همه ذینفعان در سازمان شما بتوانند طرز عملکرد درست فرایندها را متوجه شوند و روی آن اتفاق نظر داشته باشند.در نقشه برداری فرایند با استفاده از از نمودارها، فلوچارت‌ها، و سمبل‌ها و نشانه‌­ها تلاش می‌کنیم تا به سه سوال اساسی که در ادامه آمده است پاسخ دهیم:

۱. تسک‌ها یا وظایف در فرایند چه هستند؟

فرایندها از تسک‌ها یا وظایف مجزایی تشکیل شده­اند که باید با ترتیبی خاص انجام شوند تا موردی کامل شود. وقتی شما از فرایندهای کسب و کار نقشه برداری می­کنید، به طور شفاف همه مراحل فرایند را تعریف کرده و اطمینان حاصل می­کنید که همه می­دانند که هر وظیفه کجا تمام و وظیفه دیگر کجا شروع می­شود.

۲. چه کسی هر تسک / وظیفه را انجام می­دهد؟

در نقشه برداری فرایندهای کسب وکار، شما باید دقیقا شناسایی کنید که چه کسی مسئول انجام هر تسک مشخصی است. تخصیص تسک‌ها می­تواند ایستا باشد (کارن همیشه اینگونه عمل می‌کند)، یا پویا باشد (مدیر بخش شروع کننده همیشه اینگونه عمل می­کنند)، یا می­تواند وابسته به داده‌های درون فرم باشد. ولی درهر حال نقشه برداری فرایندهای کسب و کار همه را به طور روشنی در غالب نقش­ها و مسئولیت­ها مشخص می­کند.

۳. هر تسک / وظیف چه زمانی باید انجام شود؟

نقشه برداری فرایند ابزاریست که جای هر تسک را در توالی کل فرایندها مشخص می­کند. آیا این تسک اول از همه باید انجام شود؟ یا بعد از وظیفه دیگری؟ آیا این تسک می­تواند همزمان با دیگر تسک‌ها انجام شود، یا به داده های دیگری که باید از قبل پردازش شده باشند وابسته هست؟علاوه براین شما می­توانید با نقشه برداری فرایندهای کسب و کار ضرب‌الاجل‌ها و ددلاین‌ها و توافق‌نامه­های سطح کیفی خدمات (SLAs) را تنظیم کنید. اینکه چه مدت باید هر مرحله طول بکشد؟ ۲۴ ساعته؟ دو روزکاری؟ آیا هر مرحله به تقدم آن آیتم بستگی دارد؟


تفاوت بین نقشه­‌برداری فرایند و مدل­سازی فرایند چیست؟


واژه­های نقشه‌­برداری فرایندهای کسب و کار و مدل­سازی فرایندهای کسب و کار معمولا به جای هم به کار می­روند. نقشه­‌برداری معمولا می­تواند با هر وسیله­ای انجام شود، مثلا با یک تکه کاغذ یا بر روی یک وایت برد. اما، مدلسازی فرایندهای کسب و کار همیشه در برخی از انواع نرم­افزارها انجام می­شود تا یک مدل دیجیتالی با قابلیت خودکارسازی را به وجود بیاورد.

مزایای نقشه برداری فرایندهای کسب و کارشامل موارد زیر است:

  • واضح سازی محدوده فرایند برای شرکت
  • امکان کنترل با قاعده (سیستماتیک) بر روند عملکرد فرایند
  • امکان وضع برخی معیارهای عملیاتی
  • از بین بردن دوباره کاری­ها
  • افزایش مشاهده‌پذیری فرایند
  • همراستا شدن بهتر با استانداردهای صنعتی
  • امکان بیشتر برای یکسان‌سازی آموزش کارکنان

چرا از نقشه فرایند استفاده کنیم؟


نقشه برداری فرایند به شما این امکان را می­دهد که با گرفتن ارتباط بصری با مراحلی که برای اجرای یک ایده لازم است ایده­ها و فرایندهای مؤثر را فرم دهید.

نقشه برداری فرایند از طرق زیر می­تواند برای شما و تیمتان مفید باشد:

  • پیدا کردن ناکارآمدی­ها: کمک می­کند که گلوگاه­ها، وقفه­ها، و دیگر مسائل را در گردش کار تشخیص دهید.
  • ساده سازی ایده­‌ها: ایده­های پیچیده را به مراحل کوچکتر می­شکند.
  • افرایش درک: درک مسائل را با کمک به فهم یک فرایند ارتقا می­دهد.
  • داشتن برنامه برای احتمالات: اجازه وقوع حالت­های تصادفی را می­دهد و راهنمایی برای حل مشکلات ارائه می­دهد.
  • واگذاری مسئولیت­ها: مسئولیت­ها را بین افراد و موجودیت­های مختلف هماهنگ می­کند.
  • مستندسازی: مستندات فرایند را در اختیار قرار می­دهد.
  • ارتباط شفاف: ارتباط را از طریق یک محیط کاربرپسند با قالب بصری ساده می­کند.
  • سرعت تصمیم سازی بالاتر: به جهت ارتباطات سریع‌تر امکان تصمیم سازی سریع‌تر را فراهم می­کند.
  • کمک به کارکنان: سطح کارایی و رضایت شغلی کارکنان را بالا می­برد.
  • رعایت استانداردها: کمک می­کند تا کسب و کار مطابق با استاندارهای ISO 9000 و ISO 9001 باشد.

نقشه­‌برداری فرایند در مقایسه با نقشه برداری گردش کار


واژه‌های نقشه برداری فرایند و نقشه برداری گردش کار اغلب به جای هم به کار می­روند ولی یک تفاوت مشخص بین این دو وجود دارد. برای نشان دادن تفاوت بین نقشه برداری فرایند و نقشه برداری گردش کار، فرض کنید که شما می­خواهید به سفری بروید:

  •  نقشه برداری فرایند: فضای بین دو نقطه A و B را به شما نشان می­دهد.
  • نقشه برداری گردش کار: اطلاعات مهمی چون پیچ‌ها، عوارضی‌ها، استراحت‌گاه‌ها، مسدود بودن جاده‌ها و هر چیز دیگری که برای کامل کردن سفر به صورت موفقیت آمیز به آن نیاز دارید، را فراهم می­آورد.

با این منطق در ارتباط با یک فرایند از فرایند‌های کسب و کار، نقشه فرایند تصویر کامل مثل نقطه شروع و پایان فرایند را به شما نشان می­دهد اما نقشه گردش کار فرایند هر چیزی که بین آن دو نقطه اتفاق می­افتد را به اجزای کوچکتر می­شکند، مثل مشخص ساختن افراد درگیر فرایند، زمان شمولیت آن‌ها در فرایند، و وظایف و تسک‌های مورد نیاز برای انجام به منظور تکمیل فرایند.

برای درک بهتر از از گردش کار و فرایند دیجیتال، باید به مفاهیم پایه‌ای برگردیم. یک گردش کار مجموعه‌ای از مراحل تکرارشونده است که یک خروجی واحد را تولید می­کنند. یک فرایند اما گروه وسیع‌تری از فعالیت‌هایی است که به طورمعمول شامل یک یا چند گردش کار است.

 


چه زمانی برای ایجاد نقشه فرایند مناسب است؟


اگر هدف فوری شما بالابردن کارآیی است، در اینصورت امکان دارد زمانش رسیده باشد که یک نقشه فرایند ایجاد کنید تا بتوانید یک تصویر بزرگ از فرایند‌های‌تان قبل از اینکه درگیر جزییات شوید به دست آورید.

شاید استخدام یک مشاور برای ارزیابی فرایند‌های کسب‌و‌کار شما مفید باشد، ولی این کار را با یک ابزار نرم افزاری مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار یا سیستم مدیریت گردش‌کار کم‌کد که کاربری آن نیاز به کدنویسی‌های سنگین نداشته باشد را خودتان نیز به صورت مستقل می‌توانید انجام دهید.

علاوه بر افزایش کارآیی، ۵ زمان دیگر هم هست که نقشه‌برداری فرایندها در این زمان‌ها لازم است:

  • هرگاه احتیاج باشد که از یک فرایند اطلاعات بیشتری به دست بیاوریم.
  • وقتی که تیم‌های مرتبط با فرایند‌های کسب‌و‌کار به دنبال طوفان فکری برای رسیدن به ایده‌های بهبود فرایند هستند.
  • وقتی تیم نیاز دارد میزان ارتباطات را افزایش دهد.
  • وقتی مستندات فرایند گم شده است.
  • وقتی تیم نیاز دارد گلوگاه‌هایی که موجب تاخیر، سردرگمی، با دوباره‌کاری شده است را شناسایی کند.

بهروش‌های نقشه برداری فرایندهای کسب و کار


۱. از پیچیدگی‌ها بکاهید

نقشه فرایند باید تا جایی که می­شود ساده باشد و برای همه دنبال کردن آن آسان باشد.

۲. نگذارید که نقشه فرایندهای کسب و کار شما کهنه شود

برای بهبود نقشه فرایند به طور متناوب به آن سر بزنید و اگر امکان دارد آن‌را تغییر دهید.

۳. هدف اصلی را تعیین کنید

آیا در تلاشید تا فرایند خود را سریعتر کنید؟ یا کیفیت محصولات را بالا ببرید؟ یا مشکلات ارتباطی را از بین ببرید؟ هنگام نقشه برداری  روی آن هدف تمرکز کنید.

۴. شرایط را آنگونه که هست در نظر بگیرید نه آنگونه که می­توانست باشد

اگر مرحله‌ای اصلی از فرایند معمولا سه روز طول می­کشد تا کامل شود، حتی اگر تمایل دارید که ۲۴ ساعته تمام شود آن‌را ۲۴ ساعت در نظر نگیرید.

۵. با موارد معمول شروع کنید

همیشه انتظاراتی هست که گردش فرایند شما چطور باشد، ولی بهترین حالت این است که از حالت‌های معمولی شروع کنید و انتظارات را برای بعد بگذارید.

 


چطور یک نقشه فرایند ترسیم کنیم؟


ایجاد نقشه فرایند کار ساده‌ای است. می­توان این کار را روی یک کاغذ انجام داد و یا با استفاده از یک نرم افزار مدیریت گردش‌کار و قالب‌های موجود در آن نقشه فرایند را ترسیم کرد. مراحل زیر نحوهٔ ایجاد یک نقشه فرایند را از ابتدای کار توضیح می­دهد.

 

مراحل تهیهٔ یک نقشهٔ فرایند

مراحل تهیهٔ یک نقشهٔ فرایند

 

مرحله ۱: تعیین یک مشکل یا فرایند برای نقشه برداری

ابتدا، فرایندی که می­خواهید نقشه برداری کنید را معین کنید. تعیین کنید که آیا فرایند ناکارآمدی وجود دارد که نیاز باشد بهبود یابد؟ آیا فرایند جدیدی هست که بخواهید آنرا به صورت فشرده با تیم‌تان مطرح کنید؟ یا فرایند پیچیده‌ای که معمولا کارکنان در موردش سؤال و ابهام دارند، وجود دارد؟ آنچه را که می­‌خواهید نقشه برداری کنید، تعیین و نامگذاری کنید.

مرحله ۲: فهرست کردن فعالیتهای مرتبط

همه وظایف و تسک‌هایی که نیاز است برای انجام فرایند کامل شوند را مستند کنید. در این مرحله، ترتیب اهمیت ندارد. فهرستی از همه فعالیت‌های درگیر و اینکه چه کسی مسئول هر فعالیت است تهیه کنید.

ایده خوبی است که با هم تیمی‌های خود و دیگر ذینفعانی که در فرایند مشارکت دارند همفکری کنید، به این ترتیب می­توانید همه مراحل مورد نیاز فرایند را در نظر بگیرید و تعیین کنید که به چه سطحی از جزییات نیاز دارید. همچنین، حتما تعیین کنید که فرایند مورد نظر کجا شروع و کجا پایان می­پذیرد تا متوجه شوید چه وظیفه ای باید به فرایند اضافه شود تا نتیجه مطلوب را تولید نماید.

مرحله ۳: ترتیب مراحل را بنویسید

حالا که فهرست همه فعالیت‌ها را تهیه کردید، مرحله بعد این است که این فعالیت‌ها را در ترتیب مناسب خود مرتب کنید، تا کل فرایند از ابتدا تا انتها نمایش داده شود. این مرحله جای مناسبی است که بررسی کنید آیا در مرحله قبل کمبودی هست که شما جا انداخته باشید.

مرحله ۴: فلوچارتی با نشانه‌های مرسوم نقشه‌­برداری فرایند رسم کنید

ساختار مناسب نقشه برداری فرایند را انتخاب کرده و فرایند را با استفاده از نشانه‌ها و سمبل‌های نقشه برداری فرایند رسم کنید. در حدود ۳۰ نشانه و سمبل استاندارد وجود دارد که شما می­توانید برای نمایش مؤلفه‌های مختلف یک فرایند از آن‌ها استفاده کنید. در ادامه این مقاله به معرفی متداول‌ترین نشانه‌های نقشه‌برداری فرایند می‌پردازیم.

مرحله ۵: نقشه فرایند را نهایی کرده و به اشتراک بگذارید

وقتی که ترسیم نقشه فرایند را به پایان رساندید، آن‌را با دیگر ذینفعان درگیر در فرایند مرور کنید تا مطمئن شوید همه آن‌را متوجه می­شوند و روی نقشهٔ فرایند اتفاق نظر دارند. اطمینان حاصل  کنید که هیچ مرحله‌ای از قلم نیفتاده باشد و هیچ دوباره کاری یا ابهامی وجود نداشته باشد.

مرحله ۶: نقشه را با هدف پیدا کردن موراد قابل بهبود تحلیل کنید

با کمک گرفتن از بازخوردهای تیم خود، تعیین کنید که گلوگاه‌ها و ناکارآمدی‌های فرایند کجاست. چه مراحلی می­‌تواند حذف شود؟ چه وظایفی می­تواند با بازدهی بیشتری کامل شود؟ زمانیکه شما مناطق قابل بهبود را شناسایی کردید، وارد عمل شوید و آنها را درست کنید و روی نقشه فرایند دوباره کار کنید تا اصلاحات را نشان دهد.

 


انواع نقشه‌های فرایند


نقشه‌های فرایند در همه شکل و ابعادی هستند. همه آنها برای یک هدف بکار می‌روند، ولی انواع خاصی از نقشه های فرایند می­توانند برای انواع خاصی از پروژه‌­ها مناسب‌تر باشند. در ادامه تعدادی از متداول‌ترین شیوه‌های ترسیم نقشه‌های فرایندی معرفی می­گردد.

 

انواع نقشه فرایند

انواع نقشه فرایند

 

۱.  فلوچارت

ساده‌­ترین شکل نقشه فرایند، فلوچارت پایه است. فلوچارت پایه از نشانه‌های نقشه برداری فرایند برای نمایش ورودی‌ها و خروجی‌های یک فرایند و مراحل لازم برای تکمیل فرایند استفاده می­کند.

فلوچارت پایه می­تواند برای برنامه‌ریزی پروژه‌های جدید، بهبود ارتباطات بین اعضای تیم، مدل‌سازی و مستندسازی فرایندها، حل مشکلات فرایندهای جاری، و تحلیل و مدیریت گردش کارها به کار رود.

بهترین گزینه برای: نشان دادن چگونگی عملکرد فرایند از ابتدا تا انتها که معمولا در یک توالی چیده شده باشد.

۲. نقشه فرایند سطح بالا  (High-level process map)

یک نقشه فرایند سطح بالا، که به نقشه بالا به پایین و نقشه زنجیره ارزش هم شناخته می­شود، شمای سطح بالایی از فرایند را ارائه می­دهد. مراحل در این نقشه محدود به نیازهای ضروری فرایند می­باشند و نقشه فقط شامل حداقل جزییات است.

نقشه فرایند سطح بالا می­تواند برای تعریف فرایندهای کسب و کار و تعریف مراحل اصلی درگیر به کار رود. این نوع از نقشه های فرایند برای توضیح فرایندها برای مافوق‌ها یا اشخاص ثالثی که لازم نیست از خصوصیات عملیات چیزی بدانند نیز مفید است.

بهترین گزینه برای: برقراری ارتباط میان گام‌های حیاتی یک فرایند

۳. نقشه فرایند با جزییات (Detailed process map)

در مقابل نقشه فرایند سطح بالا، یک نقشه فرایند باجزییات، همه جزییات هر مرحله را ارائه می­دهد و شامل فرایندهای فرعی نیز می­باشد. این نوع نقشه نقاط تصمیم گیری و ورودی ها و خروجی های هر مرحله را مستند می­کند. این نقشه فرایند بیشترین فهم را از فرایند نقشه برداری شده به­دست می­دهد و به واسطه دارار بودن از سطح بالای جزییات در تشخیص مناطق ناکارآمد بسیار مؤثر است.

بهترین گزینه برای: فراهم کردن درکی فراگیر از فرایند، شامل همه جزییات و احتمالات

۴. نقشه خطوط شنا (Swimlane Map)

یک نقشه خط شنا، که به عنوان یک فلوچارت متقابل یا فلوچارت پیاده‌سازی نیز شناخته می‌شود، فعالیت­های فرایند را به «خطوط شنا» تقسیم می­کند تا معین سازد که چه کسی برای چه تسک و وظیفه‌ای مسئولیت دارد. این نقشه به کانال­هایی برای هر کدام از ذینفعان در فرایند تقسیم می­شود و هر فعالیت را در کانال مربوط به ذینفعِ مربوطه مرتبط می­کند. این نوع از نقشه فرایندی، نقش­های مختلفِ درگیر در فرایند و تعاملِ بین ذینفعان را برجسته می­نماید.

شیوهٔ نقشه­ خط شنا برای آموزش کارکنان در زمینه­ی نقشِ آن­ها در فرایند و افزایشِ جوابگوییِ آن­ها ایده­آل است. این نقشه­ها همچنین برای تعیینِ ناکارآمدی­های فرایند مثلِ تاخیرها، دوباره­‌کاری­‌ها و خطاهای بالقوه­ی فرایند مفید هستند.

بهترین گزینه برای: شفاف­سازیِ نقش­های چندین ذینفع در یک فرایند.

۵. نقشهٔ جریانِ ارزش (Value Stream Map)

یک نقشه­ی جریانِ ارزش ابزار مدیریتی فوق­العاده­‌ای برای تصویرسازیِ فرایند رساندنِ محصول یا سرویس به دست مشتری است. نقشه­‌های جریانِ ارزش معمولا پیچیده هستند و یک سیستمِ منحصر به فرد از نشانه­‌ها را برای ترسیم و مصور‌سازی جریانِ اطلاعات و موادِ لازم برای فرایند به­ کار می­برند.

نقشه­‌برادریِ جریانِ ارزش با مستندسازیِ داده­هایی مثلِ چرخهٔ زمانی و تعدادِ افرادِ درگیر در هر مرحله، برای تعیینِ مناطقی که می­توان در آن­ها اتلاف‌ها را کم کرد و کشف فرصت­ها با تمرکز روی پروژه­‌های آینده مناسب است.

بهترین گزینه برای: توصیفِ فرایند رساندنِ محصول به دست یک مشتری و مستندسازیِ داده­های کمّی در موردِ فرایند.

۶. نمودارِ SIPOC

تک تک حروف عبارت SIPOC مخففِ تامین­کننده‌­ها، ورودی­ها، فرایند، خروجی­ها و مشتری­ها است. یک نمودارِ SIPOC خیلی شبیهِ نقشه فرایند نیست و به عنوان نموداری برای تعیین مؤلفه‌های اصلی فرایند بکار می‌رود، که امکان دارد در مرحله قبل از نقشه­‌برداری با جزییات ایجاد شود.

همانطور که مخفف ها اشاره دارند، نمودار SIPOC باید پنج ستون را مشخص کند، این ستونها شامل مراحل اصلی فرایند، خروجی‌های فرایند، مشتری‌ها، ورودی‌های فرایند و تامین کننده­‌های هر ورودی است. علاوه بر اینکه نمودار SIPOC برای ایجاد نقش‌ه­ای با جزییات بیشتر مناسب است، برای تعیین حوزه­‌های فرایند­های پیچیده نیز مناسب می­باشد.

بهترین گزینه برای: تعیین مؤلفه‌­های اصلی و ذینفعان در یک فرایند

 


نشانه­‌ها و سمبل‌های نقشه­‌برداری فرایند


نقشه­‌برداری فرایند از نشانه‌­ها و سمبل‌های بصری زبان مدل‌سازی یکپارچه (UML) استفاده می­کند تا مؤلفه­های اصلی نقشه فرایند، مانند مراحل فرایند، نقاط تصمیم، ورودی‌ها و خروجی‌های فرایند و اعضای تیم مشارکت کننده را نمایش دهد.

در ادامه نشانه­‌های متداول نقشه­‌برداری فرایند و کاربردهای آن‌ها معرفی می­شود:

  • پایانه: بیضی‌ها بیانگر شروع و پایان فرایند هستند.
  • مرحله‌ای از فرایند: مستطیل یک فعالیت یا تسک و وظیفه در فرایند را نشان می­‌دهد.
  • جریان: پیکان‌ها مراحل فرایند را به هم متصل کرده و جهت جریان را نشان می‌­دهند.
  • تصمیم: لوزی جایی که باید تصمیمی گرفته شود را نشان می­دهد، که معمولا با «بله» یا «خیر» از این محل انشعاب می­ گیرد.
  • تاخیر: یک شکل D مانند بیانگر تاخیر در فرایند است.
  • سند: مستطیل با لبه پایینی موج‌دار نشانه­ای برای  اطلاعاتی است که افراد می­ توانند بخوانند.
  • سندهای چندگانه: چندین سند می‌­تواند با پُشته­ای از چند مستطیل موج‌دار نشان داده شود.
  • داده: متوازی ­الاضلاع داده­ هایی که ورودی یا خروجی یک فرایند هستند را به نمایش می­گذارد.
  • ورودی دستی: مستطیل با لبه بالایی اریب نشانه مرحله ­ای است که داده باید به طور دستی وارد شود.
  • فرایند فرعی: مستطیل با لبه عمودی دو خطی نشانه فرایند فرعی است که در جای دیگری از قبل تعریف شده­است.

 

نشانه ها و سمبل های بصری نقشه برداری فرایند

نشانه ها و سمبل های بصری نقشه برداری فرایند

 

تعداد دیگری نشانه وجود دارد که شما می­توانید در نقشه فرایندتان بگذارید، ولی مخصوصا در ابتدای کار این نشانه‌های متداول بیشترین کاربرد را خواهند داشت.

 


مثالی از نقشه‌­برداری فرایند


شما می ­توانید نقشه­برداری فرایند را برای هر نوع از فرایند ایجاد کنید، ولی هنوز ذهنتان مشغول این باشد که چطور این ابزار  را در تیم خود بکار گیرید.

برای اینکه بهتر ایده بگیرید که نقشه فرایند چه شکلی می­تواند باشد، در اینجا مثالی آورده‌­ایم.

 

مثال نقشه فرایند - فروش B2B

مثال نقشه فرایند – فروش B2B

 


تکنیک‌های نقشه­‌برداری فرایند


شما می­توانید نقشه­‌های فرایند را طوری سفارشی کنید که مطابق با نیازها و اولویت‌های‌تان شود، ولی یکسری پیشنهاد کلی وجود دارد که باید برای رسیدن به حداکثر تاثیرگذاری هنگام نقشه­‌برداری فرایند به خاطر بسپارید.

در ادامه به معرفی تعدادی از بهروش‌های نقشه‌­برداری فرایند پرداخته‌ایم که برای شروع کار شما مناسب خواهد بود:

برنامه‌­ریزی نقشه فرایند:

  • برای فرایند محدوده­ای تعیین کنید که فقط اطلاعات ضروری را در برگیرد.
  • اهداف شفافی را برای فرایند تعیین کنید.
  • فقط فرایندهایی را نقشه ­برداری کنید که خروجی تعریف شده و هدفداری دارند

نقشه فرایندتان را پیش­نویس کنید:

  •  از سمت خروجی به سمت ورودی به ­صورت معکوس عمل کنید.
  • فرایندهای فرعی را ساده نگهدارید.
  • همه جزییات لازم را در نظر بگیرید، نه کمتر نه بیشتر.
  • از نمادگذاری استاندارد استفاده کنید به طوری که همه بتوانند متوجه منظور شما بشوند.

بازبینی نقشه فرایند:

  •   از همه افرادی که با فرایند درگیر هستند بازخورد بگیرید.
  •  مسیرهای دیگر را به تفضیل شرح دهید تا شاید به حالت بهتری که قابل اجرا باشد برسید.
  • فرایند را با حالت فعلی آن نقشه­ برداری کنید، نه الزاما به یک حالت ایده­آل و بی عیب، و اصلاحات را از همان حالت فعلی شروع کنید.
  • این نکات را در هر مرحله از نقشه­ برداری فرایند خود به ­کار ببرید تا بتوانید مؤثرترین نقشه ­های فرایند را تهیه کنید.

 

ترجمه: زهره سلطان‌محمدی


نظر بدهید

1500 کاراکتر باقیمانده

تعداد نظرات0

خبرنامه پگاه آفتاب

برای دریافت جدیدترین مقالات و مطالب پایگاه دانش پگاه آفتاب ایمیل خود را وارد کنید.