تجهیزات و ماشین‌آلات تولید مانند ورزشکاری حرفه‌ای است. هر دو میلیون‌ها دلار ارزش دارند و کلید حصول نتایج موفقیت‌آمیز هستند.
اما هیچ مهاجم فوتبالی بدون داشتن کفشی مناسب و یا بازی کردن در چمنی غیراستاندارد نمی‌تواند به درستی راه دروازه پیدا کند. فرقی نمی‌کند در ورزش باشد یا در نگهداری و تعمیرات، همین جزئیات کوچک هستند که تفاوت‌ها را می‌سازند.
در دنیای نگهداری و تعمیرات هم تحویل یک قطعهٔ اشتباه از انبار نگهداری و تعمیرات ممکن است دلیل از کار افتادن تجهیزی حیاتی شود. قعطه‌ای کوچک می‌تواند زیان قابل توجهی را از ناحیهٔ کاهش بهره‌وری و در نهایت درآمد به سازمان وارد کند.
این مقاله تلاش می‌کند تا با نگاهی دقیق‌تر به پایش موجودی کالا و بهروش‌های سازماندهی انبار نگهداری و تعمیرات موجب کارآمد‌تر شدن تیم و عملیات‌های نگهداشت، کاهش هزینه‌ها و افزایش ایمنی شود.
فهرست مطالب
۱. به‌دست آوردن قطعات
هزینه قطعات یدکی می‌تواند به سرعت اضافه شود. به همین دلیل مهم است بدانید که چه مخارجی برای موجودی خود کرده‌اید و این مخارج صرف چه چیزهایی شده است.
سفارش قطعات
چند پرسش در زمینهٔ سفارش قطعات هست که باید از خودتان بپرسید تا هم شخص شما، به عنوان مدیر نگهداشت و هم تیم شما احساس بهتری نسبت به فرایند خرید قطعات داشته باشند. این پرسش‌ها از این قرار هستند:
- چه افرادی می‌توانند درخواست قطعه کنند و تقاضای آن‌ها چگونه تایید می‌شود؟
- فرایند تایید درخواست قطعه چیست؟
- چه افرادی اجازه دارند سفارش خرید قطعات را ثبت کنند؟
- از چه سیستمی برای پایش قطعات سفارش‌داده شده استفاده شود؟
- برای خرید هر قطعه چه مبلغی به خریدار تخصیص داده شده؟
پرسش‌هایی درباره سفارش قطعات
پاسخ به این پرسش‌ها دو هدف نهایی دارد. ابتدا کسب آگاهی از این که چگونه و با چه دقتی باید هزینه موجودی خود را دنبال کنید تا همیشه آن را نسبت به بودجه‌تان متناسب نگه دارید. و هدف دوم هم افزایش کارآمدی و اثربخشی فرایند سفارش و خرید قطعات تا حد ممکن است.
استفاده نادرست از انبار در موضوع نگهداری و تعمیرات می‌تواند علت خرابی و توقف ماشین‌ها و تجهیزات حیاتی سازمان شود. عامل کوچکی ممکن است به زیانی بزرگی در تولید و درآمد سازمان بیانجامد.
اگر بخشی از فرایند سفارش و خرید قطعات که در ابتدا به آن اشاره شد به مشکل بخورد، احتمالاً بهره‌وری در همهٔ سطوح با مشکل مواجه خواهد شد. برای مثال، اگر خریدار قطعات برای هر خرید کوچک خود نیاز به تایید داشته باشد، بخشی از زمان بخش‌های مختلف برای این کار تلف خواهد شد. به همین خاطر است که باید آستانه و حدی از تشریفات رسمی را یافت که هم‌زمان پاسخ‌گوی اعتماد، استقلال کاری، کارآیی و کاهش ریسک باشد.
کار با پیمانکاران و فروشندگان قطعات
پرسش‌های مفیدی هستند که پاسخ به آن‌ها می‌تواند به شما و تیم نگهداشت اطمینان بدهد که در تامین قطعات داخل انبار ارتباط بهینه‌ای با فروشندگان و پیمانکاران این بخش دارید.
- آیا بر اساس شرایط پرداخت تخفیفی از سوی فروشندگان وجود دارد؟
- آیا پیمانکارانی هستند که بتوانید مدیریت موجودی مواد مصرفی خود (مثل پیچ و مهره‌ها و فیوزها) را به آن‌ها واگذار کنید؟
- چه کسی از حساب‌های قابل پرداخت سازمان به فروشندگان و پیمانکاران پرداخت می‌کند و صورت حساب‌ها با استفاده از چه سیستمی قابل پرداخت است؟
- چه زمانی این افراد سند پرداخت را ارسال می‌کنند؟ چگونه می‌توان پرداخت‌ها به پیمانکاران را با این جدول زمانی هماهنگ کرد؟
نوع رابطهٔ شما با پیمانکاران تامین قطعات می‌تواند برنامه مدیریت موجودی شما را بهتر یا خراب کند. ایجاد وقفه و تاخیر در تولید به خاطر نرسیدن و تحویل نگرفتن یک قطعهٔ مهم از پیمان‌کار به دلیل عدم پرداخت به موقع هزینهٔ آن موقعیتی بسیار دردناک برای مدیران نگهداشت است. درک همه مولفه‌های فرایند پرداخت، و بازبینی مرتب فاکتورهای اصلی، برای مدیریت انتظارات در ارتباطات با پیمانکاران و تضمین تحویل به موقع قطعات بسیار مهم است.
نرم افزار نگهداری و تعمیرات پگاه آفتاب
دریافت قطعات
در فرایند تحویل کالا مولفه‌های فراوانی وجود دارند که بر حرکت روان اجزای فرایند اثر‌گذار هستند. پاسخ به پرسش‌های زیر کمک می‌کنند تا شما این فرایند را با کم‌ترین مشکل به سرانجام برسانید:
- آیا انبار هفت روز هفته به صورت ۲۴ ساعته باز و فعال است؟ در غیر این صورت، قطعات پس از ساعت کاری در چه محلی نگهداری می‌شوند و چگونه می‌توان به آن‌ها دسترسی داشت؟
- آیا محل مشخصی وجود دارد که پیمانکاران تامین قطعات، محمولهٔ خود را به آن‌جا حمل کنند؟
- آیا تیم شما مسئول تایید سفارش‌های جزئی نیز هست؟
- آیا بررسی و چک کردن هر قطعه قبل از ورود به سیستم موجودی انبار الزامی است؟
- فرایند دریافت قطعات به چه نحوی است؟ آیا دنبال کردن این فرایند و نظارت بر آن در یک سیستم واحد انجام می‌شود و یا چند سیستم درگیر این کار هستند؟ آیا این سیستم‌ها با یکدیگر یکپارچه‌سازی و همگام‌سازی شده‌اند؟
۲. قطعات یدکی و دستورکارها
شما با صدها (یا حتی هزاران) دستور‌کار سروکار دارید که در اغلب‌شان قطعات یدکی جزئی جدایی‌ناپذیر از آن‌ها است. پاییش این تعداد دستور‌کار و قطعات یدکی کار زیادی می‌طلبد و به راحتی ممکن است موجب دردسر شما و تیم نگهداشت شود؟ خوشبختانه اقداماتی وجود دارد که با انجام آن‌ها می‌توانید از بروز این دردسر‌ها جلوگیری کنید؟
تامین قطعات دستورکارها
پاسخ به این دو پرسش به کمک شما در استفاده از قطعات در انجام دستورکارها خواهد آمد:
- در تیم نگهداشت شما چه کسی مسئول افزودن قطعات به دستورکارها است؟
- چگونه بر قطعات مورد استفاده در دستورکارها نظارت می‌کنید تا از تغییر وضعیت قطعات به عنوان تنها روش عیب‌یابی جلوگیری کنید؟
تامین قطعات برای یک دستور‌کار بلافاصله هزینه‌های آن دستور‌کار را نیز افزایش میدهد. پایش دقیق این هزینه‌ها به تیم رهبری نگهداشت اجازه میدهد تا در تمام فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات بر هزینه‌ها نظارت کند و بر اساس داده‌هایی کاملاً قابل اتکا تصمیم بگیرد.
روشی که شما برای اجرای این فرایند بکار می‌گیرید به خود شما بستگی دارد. در برخی از سازمان‌ها به تکنیسین‌ها اجازه داده می‌شود تا بر اساس صلاحدید خود قطعات را به دستور‌کار پیوست کنند؛ در حالی که تعدادی از سازمان‌ها هم هستند که تنها کارکنان انبارِ نگهداری و تعمیرات این اختیار را دارند.
به خدمت گرفتن قطعات برای PMها
می‌توان برای دستور‌کار‌های نت پیشگیرانه (PM) به صورت کامل بخش مجزایی در انبار تعریف کرد؛ زیرا این استراتژی نت بسیار با نت واکنشی تفاوت دارد و موجب ارزش‌آفرینی برای سازمان است. چند پرسشی که هنگام برنامه‌ریزی استفاده از قطعات در نتِ با‌برنامه باید به آن‌ها پاسخ داد به ترتیب زیر هستند:
- آیا محل مشخصی در انبار برای نگهداری بسته‌های پیش‌آمادهٔ نت پیشگیرانهٔ مورد نیاز در PMهای آتی وجود دارد؟
- چه کسی مسئول تهیهٔ این بسته‌های از پیش‌آمادهٔ تشکیل شده از قطعات مختلف است؟
تهیهٔ بسته‌های از پیش آماده (Kitting) اقدامی است که معمولاً برای اطمینان‌بخشی از آماده بودن تمام قطعات مورد نیاز آتی تیم نگهداشت انجام می‌شود. تهیهٔ این بسته‌ها تضمین می‌کند که شما تیم نگهداشت خود را برای حصول موفقیت تجهیز کرده‌اید.
بسته‌های پیش‌آماده
بیشتر بخوانید: راهنمای کامل انتخاب استراتژی مناسب نگهداری و تعمیرات
۳. امنیت انبار نگهداری و تعمیرات
سارقان همه‌جا هستند. به غیر از آسیب احتمالی از سوی سارقان، افرادی هم هستند که هرچند نیت خوبی دارند اما به دلیل فقدان دانش کافی ممکن است ما را دچار خسران و زیان کنند. این‌ها واقعیت‌های تاسف‌بار زندگی هستند. و انبار نگهداری و تعمیرات شما هم راه فراری از این حقایق تلخ ندارد. به همین دلیل است که امنیت مکان انبار و محل ذخیرهٔ موجودی کالای شما باید اولویت اصلی‌تان باشد.
دسترسی به انبار
ممکن است قطعاتی در انبار نگهداری و تعمیرات شما میلیارد‌ها تومان بیارزد. محدودسازی دسترسی به مناطق نگهداری موجودی، خطر دزدی و سواستفاده از آن‌ها را کاهش داده و هزینه‌های مربوط به قطعات را کاهش میدهد.
این‌ها پرسش‌هایی هستند که پاسخ به آن‌ها می‌تواند به تامین امنیت انبار نگهداری و تعمیرات کمک کند:
- چه افرادی به انبار دسترسی دارند؟ معمولاً تیم نگهداری و تعمیرات و سرپرستان واحد این دسترسی را دارند و در صورت نظارت مناسب از سوی شما و درک مسئولیت از سوی افراد می‌توانید خارج از این دایره نیز به گروه‌ها و افراد اجازه دهید که به انبار دسترسی داشته باشند.
- از چه سازوکاری برای محدود کردن دسترسی به انبار استفاده می‌کنید؟
- آیا انبار مجهز به دوربین‌های مدار‌بسته است؟ نحوهٔ قرارگیری این دوربین‌ها در انبار چگونه است و آیا همهٔ محیط انبار تحت نظارت آن‌ها است؟
یکی از رایج‌ترین شیوه‌های تامین امنیت انبار نگهداری و تعمیرات استقرار و اجرای دسترسی بر اساس رمز ورود است؛ که بر اساس آن افراد خاصی اجازهٔ ورود به انبار را پیدا می‌کنند و هر بار ورود و خروج آن‌ها نیز در سیستم ثبت می‌شود. اگر انبار شما به اندازهٔ کافی بزرگ باشد، می‌توانید آن را به ناحیه‌های مختلف تقسیم کرده و برای هر ناحیه سطوح دسترسی متفاوتی تعریف کنید. این کار از سرقت جلوگیری می‌کند و از اختلال در خدمت‌رسانی به لوازم و قطعات مورد نیاز دیگر بخش‌ها نیز جلوگیری می‌کند.
۴. سازماندهی انبار نگهداری و تعمیرات
هر سازمانی به شیوهٔ متفاوتی انبارِ نگهداری و تعمیرات خود را سازماندهی می‌کند. فرقی هم نمی‌کند، با هر روشی که شما از دسترس‌بودن قطعات خود، سهولت در پیدا کردن آن‌ها و ایمنی‌شان در برابر سایش و ضرب‌‌خوردگی در انبار اطمینان حاصل کنید با مشکلی روبرو نیستید. البته چندین روش شناخته‌شده برای سازماندهی انبار وجود دارد که در این‌جا به دو مورد از مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:
سازماندهی قطعات بر اساس تجهیز مربوطه
در این روش قطعات یدکی بر اساس تجهیز والد خود مرتب می‌شوند. این استراتژی چند مزیت اساسی دارد:
- تسهیل دسترسی به قطعات در نگهداری و تعمیراتِ با برنامه
- وجود بسته‌های از پیش‌آماده‌ای از قطعات برای بازسازی‌های بزرگ
- پیدا کردن قطعهٔ مناسب هر تجهیز هنگام اجرای نگهداری و تعمیرات اضطراری
با وجود این مزایا اما این روش یک ایراد بالقوه دارد: اگر از قطعه‌ای به صورت مشترک در چند تجهیز استفاده شود باید آن را در نقاط مختلف انبار کرد و این موضوع هم باعث افزایش فضای مورد نیاز ذخیره‌سازی است و هم موجب افزایش هزینه‌های انبار می‌شود.
سازماندهی بر اساس نوع قطعات
در این روش موجودی انبار بر اساس نوع قطعات مرتب می‌شود. تمام یاتاقان‌ها برای هر تجهیزی در محلی واحد قرار می‌گیرند و همهٔ پمپ‌ها کنار هم خواهند بود. برای این روش می‌توان به مزایای زیر اشاره کرد:
- مناسب برای عیب‌یابی هنگامی که از قطعه‌ای موجودی کافی در دسترس نباشد و صرفاً به راهکاری موقت نیاز داشته باشید.
- به شما اجازه میدهد تا ببینید چند موتور، گیربکس، درایو فرکانس-متغیر و قطعات دیگری دارید که هزینه‌های قابل توجهی دارند.
- داشتن مکان‌های ذخیرهٔ قطعات با ویژگی‌های مخصوص به خود؛ مانند قفسه‌ها و محفظه‌هایی مربوط به قطعاتی که نسبت به گرد‌و‌غبار حساس هستند.
در این روش محدودیت‌هایی نیز وجود دارد. اگر عجله داشته باشید و نیاز به قطعهٔ بسیار خاصی از یک نوع قطعهٔ معمول داشته باشید ممکن است سراغ قطعهٔ آشتباهی بروید. این اشتباه ممکن است منجر به افزایش زمان تعمیر و توقف تجهیز شود. البته استفاده از QR کد bodvیا بارکد اختصاصی در هر قفسه از انبار خطر این اتفاق را کاهش میدهد.
مزایا و معیاب انواع سازماندهی قطعات در انبار نگهداری و تعمیرات
دیگر موارد مورد توجه در سازماندهی قطعات در انبار
چند پرسش دیگر هم هست که پاسخ به آن‌ها به شما هنگام مرتب‌سازی قطعات در انبار نگهداری و تعمیرات کمک خواهد کرد:
- وزن مورد نیاز قفسه‌های انبار باید چه قدر باشد؟
- کدام قطعات اهمیتی حیاتی دارند و آیا امکان این که به شکل متفاوتی انبار شوند وجود دارد؟
- آیا قطعات مشخصی وجود دارند که نسبت به گرما حساس باشند؟ این قطعات چگونه انبار خواهند شد؟
- آیا یک سیستم مدیریت‌شده توسط پیمانکاران برای نظارت بر قطعات کوچک‌تر (پیچ‌ها، فیوز و غیره) مورد استفاده قرار می‌گیرد؟
- حداقل و حداکثر میزان موجودی هر قطعه چه قدر است؟
- آیا یک مدل ذخیره‌سازی بر هر نوع قطعه (به عنوان مثال، همه پمپ‌های خرید شده از یک فروشنده خاص) وجود دارد؟
بیشتر بخوانید: تفاوت EAM و CMMS در چیست؟
۵. بهینه‌سازی پایش موجودی
تصمیم‌گیری داده‌محور دربارهٔ موجودی‌های انبار نه تنها به شما کمک خواهد کرد تا از آخرین ذره از موجودی‌های با‌ارزش داخل انبار خود آگاه باشید، که منجر به سلامت بیشتر دارایی‌ها و تجهیزات و کاهش مشکلات در تمام سطوح سازمانی خواهد شد. هرچند این حقیقتی امیدبخش است؛ اما برای این که تمامی فرایند‌های مربوط به آن به درستی کار کنند نیاز به انجام کارهای زیادی است.
قطعات حیاتی
فهم این نکته که اهمیت تحلیل بحرانی بر روی تجهیزات و دارایی‌های فیزیکی شما به اندازهٔ اهمیت قطعات حیاتی شما است، به شما کمک خواهد کرد تا در خرید، سازماندهی و نگهداشت موجودی انبار به شیوه‌ای عمل کنید که مانع از بروز اتفاقات وحشتناک برای تجهیزات خود شوید.
مشخص کردن قطعات یدکی حیاتی سازمان‌تان با آگاهی از تجهیزات و دارایی‌های حیاتی شما آغاز می‌شود. این به بینشی می‌امجامد که با استفاده از آن تشخیص می‌دهید کدام قطعه برای حفظ کارآیی مطلوب و بلند‌مدت تجهیز از اهمیت برخودار است.
شمارش ادواری
انجام مکرر شمارش ادواری موجودی‌ها به کنترل بیشتر شما بر برنامهٔ زمانی و بودجهٔ نگهداشت می‌انجامد و تضمین می‌کند که سوابق تاریخچه‌ای تجهیزات شما به صورت صحیح و دقیق ثبت شده‌اند؛ و این از خروج قطعات حیاتی از مدار و صرف مخارج زیاد برای قطعات جلوگیری خواهد کرد. هم‌چنین تکمیل دوره‌های متعدد شمارش ادوری از تعداد رفتار‌های واکنشی در عملیات نگهداشت می‌کاهد و منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود.
در صورت استفاده از سیستمی نرم‌افزار برای پایش قطعات، انجام شمارش ادواری اهمیت خود را بیشتر نشان میدهد. انطباق اطلاعات داخل سیستم با تعداد واقعی قطعات کمک خواهد کرد تا شما، به عنوان مدیر نگهداشت، جریان مالی تیم نگهداشت را به درستی مدیریت کنید و با استفاده از جداول زمانی وظایف به پشتیبانی از آن‌ها و تسهیل انجام کار‌ها برای آن‌ها بپردازید.
هنگامی که برنامهٔ شمارش ادواری موجودی‌های انبار خود را می‌خواهید به‌راه بیاندازید این پرسش‌ها را از خود بپرسید:
- شمارش ادواری به چه نحوی انجام می‌شود؟
- هنگام شمارش ادواری به چه نحوی دسترسی و استفاده به قطعات را محدود می‌کنید؟
- چه کسی مسئول انجام شمارش ادواری است؟ چه کسی باید بر این کار نظارت کند و نتایج را صحت‌سنجی کند؟
گزارش‌دهی
گزارش‌دهی هفتگی یا ماهانه دربارهٔ میزان ارزش موجودی انبار به شما آگاهی عمیقی دربارهٔ آن‌چه که در انبار می‌گذرد خواهد داد.
زمانی که در حال تهیه گزارش‌های موجودی انبار هستید این پرسش‌ها را از خود بپرسید:
- گزارش هرچند وقت یک‌بار تهیه می‌شود؟
- این گزارش شامل چه اطلاعاتی است؟
- آیا این گزارش انعکاس‌دهندهٔ وضعیت تمام قطعات است و یا فقط شامل گزیده‌ای از با‌ارزش‌ترین قطعات می‌شود؟
- آیا این گزارش تغییرات فهرست موجودی در یک بازهٔ زمانی را نشان میدهد؟
۶. پایش موجودی: رکنی از نگهداری و تعمیرات استثنایی
مدیریت و پایش موجودی قطعات یکی از ارکان مهم برای هر تیم نگهداری و تعمیرات است. وقتی به عمق انبار نگهداری و تعمیرات خود می‌روید، پنج نکته وجود دارد که شما را به سمت موفقیت هدایت می‌کند:
- فرایند مشخصی برای دریافت و سفارش قطعات داشته باشید.
- برای هز یک از کارکنان بخش انبار نیروی جایگزین تعیین کنید.
- گزارش‌ها را در فواصل زمانی منظم و دقیق بروز کنید تا همیشه از ارزش قطعات موجود در انبار اطلاع داشته باشید.
- در مورد شیوهٔ سازماندهی قطعات در انبار نگهداری و تعمیرات به دقت فکر و سپس برنامه‌ریزی کنید و از کارکنان خود در تیم نگهداشت هم بخواهید تا در این باره نظرات و ایده‌های خود را مطرح کنند.
- همیشه به دنبال نقاط قوت و ضعف خود در مدیریت موجودی انبار باشید و در همهٔ زمینه‌ها به دنبال بهبود و پیشرفت بروید.
